Zapraszanie gości na wydarzenia – soliści, dyrygenci i nie tylko

Dlaczego goście są niezbędni na próbach chóru i koncertach

Praca chóru opiera się na współpracy. Czy to solista, który wzbogaca „Weihnachtsoratorium”, dyrygentka gościnna, która wnosi świeży powiew do pracy na próbach, czy pianista akompaniujący na próbie generalnej – współpracownicy z zewnątrz są nieodłączną częścią codzienności chóru. Jednak ich włączanie do planowania wydarzeń było dotąd często kłopotliwe: osobne e-maile z nutami w załącznikach, wiadomości na WhatsAppie ze szczegółami wydarzenia i ciągłe pytanie, czy wszystkie informacje rzeczywiście dotarły.

Dzięki nowej funkcji gości w Chorilo ten chaos odchodzi w przeszłość. Osoby z zewnątrz można teraz zapraszać bezpośrednio na poszczególne wydarzenia, a one otrzymują dostęp do wszystkich istotnych informacji – tak samo jak zwykli członkowie zespołu, ale bez konieczności stałego dołączania do zespołu.

Kto korzysta z funkcji gości?

Możliwości zastosowania są różnorodne i obejmują niemal wszystkie sytuacje, w których osoby z zewnątrz biorą udział w wydarzeniach chóru. Soliści zaangażowani do konkretnego programu koncertowego mogą przeglądać wszystkie nuty i dokładnie wiedzą, kiedy i gdzie są oczekiwani. Dyrygenci gościnni, którzy prowadzą próbę lub koncert, mają dostęp do programu i mogą się optymalnie przygotować. Instrumentaliści, tacy jak pianiści, organiści czy inni muzycy, widzą istotne dla nich nuty i szczegóły wydarzenia.

Funkcja sprawdza się idealnie także w przypadku emisjonistów głosu zapraszanych na pojedyncze próby czy kolegów dyrygentów chóru, którzy współtworzą wspólny projekt. Nawet byłych członków, którzy chcieliby jeszcze raz zaśpiewać na szczególnym koncercie, można bez problemu włączyć.

Jak działa zaproszenie

Zapraszanie gości jest niezwykle proste. Na liście uczestników wydarzenia administratorzy i moderatorzy znajdą przycisk do zapraszania gości. Kilkoma kliknięciami podaje się imię i nazwisko, adres e-mail i opcjonalnie głos. Jeśli istnieje już konto Chorilo z tym adresem e-mail, osoba zostaje zaproszona bezpośrednio. W przeciwnym razie automatycznie tworzone jest nowe konto, a dane dostępowe są wysyłane razem z zaproszeniem.

Szczególnie praktyczne: przy zapraszaniu można od razu przypisać głos. Dzięki temu zaproszony solista pojawia się na przykład jako tenor w rozkładzie głosów, a dyrygent chóru widzi na pierwszy rzut oka, jak wygląda obsada – łącznie ze wszystkimi gośćmi.

Co goście widzą i mogą robić

Zaproszeni goście otrzymują dostęp do wszystkich najważniejszych informacji o wydarzeniu. Widzą datę, godzinę i miejsce wydarzenia i mogą potwierdzić lub odwołać swój udział. Nuty przypisane do wydarzenia są dla nich dostępne, dzięki czemu mogą się optymalnie przygotować. W aplikacji mobilnej goście mogą nawet zapisywać nuty offline i nanosić na nie adnotacje.

Funkcja komentarzy jest również otwarta dla gości. Mogą zadawać pytania, wyjaśniać szczegóły organizacyjne lub zostawiać ważne wskazówki. Dzięki temu cała komunikacja dotycząca wydarzenia odbywa się w jednym centralnym miejscu.

Na liście wydarzeń w aplikacji wydarzenia gościnne są oznaczone odpowiednią plakietką, dzięki czemu od razu widać, na które wydarzenia zostało się zaproszonym jako gość.

Pełna integracja z rozkładem głosów

Szczególnym atutem jest integracja gości z rozkładem głosów. Gdy gość zostanie zaproszony z przypisanym głosem i potwierdzi udział, automatycznie pojawia się w zestawieniu uczestniczących głosów. Dyrygent chóru widzi więc nie tylko, że udział potwierdziło osiem sopranów i sześć altów, ale także to, że zaproszony solista tenorowy będzie obecny.

Ta przejrzystość jest szczególnie cenna przy koncertach w mieszanej obsadzie złożonej z członków chóru i współpracowników z zewnątrz. Na pierwszy rzut oka widać, czy wszystkie potrzebne głosy są obsadzone.

Powiadomienia i przypomnienia

Goście są informowani równie niezawodnie jak zwykli członkowie. Otrzymują zaproszenie e-mailem ze wszystkimi ważnymi szczegółami i mogą włączyć powiadomienia push w aplikacji mobilnej. Przypomnienia o wydarzeniach są wysyłane automatycznie, dzięki czemu nikt nie przegapi ważnego wydarzenia.

Również przy zmianach w wydarzeniu – czy to przesunięciu terminu, nowym miejscu, czy dodatkowych nutach – goście są automatycznie powiadamiani. Czasy, w których współpracowników z zewnątrz trzeba było mozolnie informować o zmianach telefonicznie, minęły.

Ochrona danych i kontrola

Funkcja gości została opracowana z rozwagą pod kątem ochrony danych i kontroli. Goście widzą tylko te wydarzenia, na które zostali wyraźnie zaproszeni – a nie cały zespół ani inne wydarzenia. Nie mogą przeglądać list członków i nie mają dostępu do wewnętrznych informacji zespołu.

Zapraszanie i usuwanie gości jest zastrzeżone wyłącznie dla administratorów i moderatorów. Dzięki temu zachowują Państwo pełną kontrolę nad tym, kto otrzymuje dostęp do Państwa wydarzeń.

Praktyczne przykłady zastosowania

Proszę sobie wyobrazić, że Państwa chór przygotowuje wykonanie oratorium. Do partii solowych zaangażowali Państwo sopranistkę i barytona, którzy nie należą do zespołu. Kilkoma kliknięciami zapraszają Państwo oboje na próbę generalną i na koncert, przypisują im ich głosy i łączą odpowiednie nuty. Soliści otrzymują zaproszenia, mogą potwierdzić udział i od razu mają dostęp do wszystkich potrzebnych informacji.

Albo proszę pomyśleć o sytuacji, w której Państwa stały dyrygent chóru zachoruje, a kolega w ostatniej chwili go zastąpi. Zamiast nerwowych telefonów i łańcuszków e-maili po prostu zapraszają Państwo dyrygenta gościnnego na wydarzenie. Widzi on zaplanowany program, listę uczestników i może uzgadniać szczegóły z zarządem w komentarzach.

Również w przypadku warsztatów i zajęć z emisji głosu funkcja sprawdza się idealnie. Zewnętrzny emisjonista głosu zostaje zaproszony na odpowiednie wydarzenie i ma wszystkie informacje pod ręką, nie musząc na stałe zostawać członkiem zespołu.

Płynna integracja z Chorilo

Funkcja gości płynnie wpisuje się w istniejący ekosystem Chorilo. Goście korzystają z tej samej aplikacji i tego samego interfejsu webowego co zwykli członkowie. Korzystają ze wszystkich zalet platformy – od przeglądarki PDF z funkcją adnotacji po przejrzystą prezentację wydarzeń.

Dla dyrygentów chóru i administratorów nowa funkcja oznacza mniej pracy organizacyjnej i lepszy przegląd sytuacji. Wszyscy uczestnicy wydarzenia są zebrani w jednym miejscu, wszystkie informacje są dostępne centralnie, a komunikacja odbywa się jednym kanałem.

Już teraz do wypróbowania

Funkcja gości jest dostępna dla wszystkich użytkowników Chorilo. Proszę ją wypróbować przy najbliższym wydarzeniu ze współpracownikami z zewnątrz i przekonać się, jak prosta może być współpraca z solistami, dyrygentami gościnnymi i innymi gośćmi. Państwa partnerzy z zewnątrz docenią profesjonalną organizację – a Państwo zaoszczędzą cenny czas, który mogą Państwo poświęcić muzyce.