Проекты: простое управление хоровыми проектами, ограниченными по времени

Задача: специальные проекты в хоровых буднях

Каждый руководитель хора знает эту ситуацию: помимо регулярной хоровой работы постоянно появляются особые проекты, которым нужна собственная организация. Рождественская оратория с дополнительными приглашёнными певцами, юбилейный концерт с бывшими участниками, совместный проект с другим коллективом или мюзикл с актёрами и танцорами. У этих проектов есть общее: они ограничены по времени, в них часто участвуют не те же люди, что в основном хоре, и им нужны отдельная коммуникация и отдельное планирование мероприятий.

До сих пор руководители хоров стояли перед дилеммой. Либо такие проекты организовывали внутри основного хора, что быстро приводило к неразберихе. Мероприятия проекта смешивались с регулярными репетициями, объявления доходили до всех участников, а не только до участников проекта, и управление нотами становилось запутанным. Либо создавали совершенно новый коллектив, что влекло дополнительные расходы и после окончания проекта оставалось заброшенной структурой. Оба решения были неудовлетворительными и вместо облегчения приносили лишнюю работу.

Решение: проекты как самостоятельные единицы

С новой функцией проектов в Chorilo теперь есть элегантное решение этой проблемы. Проекты — это самостоятельные организационные единицы, которые привязаны к основному хору, но имеют собственную структуру. У них свои участники, свои мероприятия, свои объявления, и они даже могут использовать ноты основного хора без необходимости их дублировать. При этом проекты ограничены по времени и через год автоматически архивируются, так что заброшенных структур не возникает.

Решающее преимущество — в чётком разделении при сохранении связи. У проекта своя идентичность и своё защищённое пространство. Участники проекта видят только те сведения, которые их касаются: мероприятия проекта, ноты проекта и объявления проекта. При этом связь с основным хором сохраняется. Нотами можно делиться, участников можно импортировать из основного хора, а управление происходит в привычном интерфейсе Chorilo.

Как работают проекты

Создать проект предельно просто. В разделе «Проекты» основного хора можно завести новый проект. При этом задаются основные сведения, такие как название и цвет, а проект автоматически получает партии основного хора в качестве отправной точки. При необходимости их можно изменить, например если проекту нужно иное распределение голосов, чем в основном хоре.

После создания в проект можно импортировать участников. Основные данные при этом берутся из основного хора, так что вести данные дважды не нужно. Голос можно задать отдельно для каждого проекта, что особенно удобно, если певцы в разных проектах поют разными голосами. Тенор основного хора может, например, в проекте камерного хора петь баритоном, и это никак не повлияет на его распределение в основном хоре.

Особенно ценна возможность делиться с проектом нотами основного хора. Вместо того чтобы загружать ноты повторно, просто создаётся связь. Общие ноты появляются в проекте с соответствующей пометкой об их происхождении. Рисунки и пометки, которые участники делают в нотах, при этом остаются личными и не смешиваются между основным хором и проектом. Эта функция особенно важна для лицензионных нот, которые так можно использовать и в проектах, не покупая дополнительных лицензий.

Самостоятельная коммуникация и планирование мероприятий

У каждого проекта своя структура коммуникации. Объявления, созданные в проекте, доходят только до участников проекта. Это не даёт засыпать участников основного хора сведениями, которые их не касаются. И наоборот, участники проекта, которые не входят в основной хор, видят только те сведения, которые важны для них. Такое чёткое разделение создаёт порядок и уменьшает информационный поток, который во многих хорах становится всё большей проблемой.

Планирование мероприятий тоже ведётся отдельно для каждого проекта. Репетиции, выступления и другие мероприятия создаются в календаре проекта и видны только участникам проекта. В приложении Chorilo участники, которые активны и в основном хоре, и в одном или нескольких проектах, видят все свои мероприятия наглядно в одном месте, но могут фильтровать их по коллективу. Учёт посещаемости тоже работает отдельно для каждого проекта, так что участие в репетициях проекта фиксируется отдельно от регулярной хоровой работы.

Права и управление

Управление правами в проектах следует проверенной концепции Chorilo, но не зависит от основного хора. У участника в основном хоре может быть иная роль, чем в проекте. Это позволяет выстраивать гибкие структуры, в которых, например, опытный участник хора берёт на себя руководство проектом, не занимая руководящей должности в основном хоре. Права в проекте задаёт администратор проекта, и их можно настроить под конкретные требования проекта.

Важно при этом: если у участника в проекте есть право видеть ноты, он видит и общие ноты из основного хора, даже если в основном хоре у него не было бы соответствующего права. Так задумано сознательно, чтобы приглашённые участники, которые участвуют только в одном проекте, имели полный доступ к нужным материалам. Права проекта в этом смысле имеют приоритет и позволяют гибко работать без сложной настройки прав.

Автоматическое архивирование через год

Проекты по своей природе ограничены по времени. Чтобы после окончания проекта не оставалось заброшенных структур, проекты автоматически архивируются через год. Дата архивирования автоматически устанавливается ровно через год после создания проекта. Проекты можно в любой момент заархивировать и раньше, если проект завершился раньше запланированного. После архивирования проект переводится в режим только для чтения. Данные сохраняются и доступны для просмотра, но добавлять новые мероприятия, объявления или ноты уже нельзя.

Это ограничение по времени выбрано сознательно. Оно гарантирует, что функция проектов используется по своему прямому назначению: для организации специальных проектов, ограниченных по времени. Для многолетних или постоянных структур, таких как камерные хоры, молодёжные хоры или другие подгруппы, правильный выбор — функция подгрупп. Если проект в исключительных случаях всё же должен длиться дольше года, продление можно запросить через support@chorilo.com. Команда Chorilo рассматривает такие запросы индивидуально.

Практические примеры применения

Функция проектов подходит для множества сценариев. Классический пример — рождественская оратория или исполнение пассионов, для которых приглашают дополнительных певцов. Эти приглашённые певцы заводятся как участники проекта и получают доступ к нужным нотам и мероприятиям, не становясь участниками основного хора. После выступления проект архивируется, и приглашённые певцы автоматически теряют доступ.

Ещё один частый сценарий — совместные проекты с другими коллективами. Когда два хора вместе готовят концерт, можно создать проект, в котором работают участники обоих хоров. Коммуникация идёт через проект, так что обе стороны получают одни и те же сведения. Нотами могут делиться оба основных хора, а планирование мероприятий ведётся централизованно в проекте.

Функция ценна и для внутренних проектов. Проект камерного хора внутри основного хора, партия, которая готовит собственную программу, или ансамбль для особых случаев, таких как свадьбы и богослужения, можно организовать как проекты. Участники остаются частью основного хора, но для проекта у них есть собственное наглядное пространство.

Особенно подходящий пример — проектные хоры, такие как земельные или федеральные молодёжные хоры. Эти коллективы по своей природе работают по проектному принципу: на каждую рабочую сессию или концертную поездку собираются разные певицы и певцы. Одни участвуют в проекте, другие нет. Состав постоянно меняется, а вышестоящая организация сохраняется. С функцией проектов для каждой рабочей сессии можно создать отдельный проект, в котором доступ к нужным нотам и мероприятиям есть только у фактических участников. После завершения рабочей сессии проект архивируется, а для следующей сессии начинается новый проект, возможно, с совсем другими участниками.

Бесплатно и без дополнительной подписки

Проекты бесплатны и не требуют отдельной подписки. Они входят в подписку основного хора, и пользоваться ими можно без дополнительных расходов. На один основной хор одновременно можно вести до трёх активных проектов. Это ограничение гарантирует, что функция используется по своему прямому назначению: для организации специальных проектов, ограниченных по времени. Для постоянных структур, таких как камерные хоры или молодёжные хоры, по-прежнему рекомендуется функция подгрупп.

Функцию проектов можно включить прямо в настройках коллектива. Перейдите в свой коллектив, откройте настройки и включите опцию «Включить проекты». Функция сразу становится доступной, и её можно в любой момент снова отключить. Для новых коллективов функцию можно включить уже в мастере настройки.

Итог: больше порядка, меньше хлопот

Функция проектов решает реальную проблему многих хоров: организацию специальных проектов без смешения с регулярной хоровой работой. Благодаря чёткому разделению при сохранении связи с основным хором возникает наглядная структура, которая уменьшает административную нагрузку, а не увеличивает её. Участники видят только те сведения, которые их касаются, нотами можно делиться, а после окончания проекта архивирование происходит автоматически.

Для хоров, которые регулярно проводят специальные проекты, эта функция — существенное облегчение. Она позволяет организовать всё профессионально без дополнительных расходов и без сложностей, которые были бы связаны с отдельными коллективами. Функция проектов — ещё один шаг к управлению хором, которое ориентируется на реальность хоровой работы и освобождает руководителям хоров руки для того, что действительно важно: для музыки.