Chorverwaltung mit Chorilo: Funktionen im Überblick

Einführung

Willkommen bei Chorilo! In diesem Video zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du deinen Chor einrichtest und alle Funktionen nutzt, von der Anmeldung bis zum Vorstand.

Kapitel 1 von 17: Los geht’s

Auf chorilo.com klickst du oben rechts auf Registrieren. Mit Chor registrieren ist schon ausgewählt. Trag deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und ein Passwort ein. Dann den Namen und das Land deines Chors. Bedingungen bestätigen und Konto und Chor anlegen. Du testest kostenlos und ganz ohne Zahlungsdaten.

Deine E-Mail-Adresse steht schon da. Gib dein Passwort ein und melde dich an.

Nach dem Anmelden startet der Assistent. Der Chorname steht schon da. Wähle eine Farbe. Daran erkennst du deinen Chor in der App. Prüf die Zeitzone, sie gilt für alle Termine. Das Wasserzeichen wird auf Wunsch auf hochgeladene Noten gedruckt. Alles lässt sich später in den Chor-Einstellungen ändern.

Im zweiten Schritt legst du fest, wie Mitglieder auf Termine antworten. Zum Beispiel, ob man beim Absagen einen Grund angeben muss. Ob Vielleicht als Antwort erlaubt ist. Ob Mitglieder am Tag des Termins erinnert werden, per E-Mail und Push. Mit der Eltern-Verknüpfung antworten Eltern für ihre Kinder. Projekte sind für Vorhaben mit wechselnder Besetzung. Und ob Rückmeldungen auch kurz nach Beginn noch gehen.

Im dritten Schritt die Stimmgruppen. Die üblichen Stimmen sind schon angelegt. Ergänze eigene, zum Beispiel Bariton mit Kürzel. Über die drei Punkte kannst du umbenennen, sortieren oder löschen. Einrichtung abschließen, fertig.

Hier siehst du die nächsten Termine, neue Mitteilungen und neue Noten. Links ist die Leiste mit Terminen, Noten, Nachrichten, Dateien und Medien. Unter Chöre verwaltest du Mitglieder, Kontakte, Kassenbuch und Einstellungen.

Hier stellst du Stimmen, Rechte, Abo, Webseite, Orte und Berichte ein. Adresse und Bankdaten trägst du unter Allgemein nach, sobald du sie brauchst.

Kapitel 2 von 17: Mitglieder holen

Mit Mitglied hinzufügen öffnest du das Formular. Trag Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse ein. Wähl die Stimme. Die Berechtigungsgruppe legt fest, was jemand sehen und ändern darf. Optional eine Vereinsfunktion, zum Beispiel Notenwart. Mitglied anlegen, und die Zugangsdaten gehen per E-Mail raus. Passive Mitglieder, etwa Fördermitglieder, legst du ohne Zugang an.

Mit dem Einladungslink treten Sängerinnen und Sänger selbst bei. Link erzeugen, kopieren und per Mail oder Messenger teilen. Auf Wunsch gibst du neue Mitglieder erst frei.

Ganze Listen importierst du über die drei Punkte und Mitglieder importieren. Aktive Mitglieder bekommen eine Einladung per E-Mail. Lade die Vorlage herunter oder nimm deine eigene Tabelle, als CSV oder Excel. Die Spalten werden automatisch zugeordnet. Vorschau prüfen und importieren.

Alle sind da, jeweils mit ihrer Stimme. Filtern geht nach Stimme oder Berechtigungsgruppe. Unter Freigabe landen Beitrittsanfragen über den Link. Wie es für deine Mitglieder weitergeht, zeigt unser Video für Mitglieder auf chorilo.com/help.

Kapitel 3 von 17: Rundgang

Auf der Startseite stehen die nächsten Termine, mit Rückmeldungen je Stimme. Darunter neue Mitteilungen und Umfragen. Und neue Noten. Rechts deine Aufgaben, Geburtstage und wer länger nicht bei der Probe war. Ab hier zeigen wir den Beispielchor Kammerchor Harmonia.

Die Suche findet Noten, Termine, Mitteilungen, Mitglieder und Buchungen. Die Glocke sammelt alle Benachrichtigungen. Das Fragezeichen öffnet Hilfe-Center und KI-Assistent. Über dein Profil erreichst du Einstellungen, hellen oder dunklen Modus und Funktionswünsche.

Links die Bereiche: Termine, Noten, Nachrichten, Dateien und Medien. Dazu Community und Vorstand, wenn freigeschaltet. Und unter Chöre: Mitglieder, Kontakte, Kassenbuch und Einstellungen.

Kapitel 4 von 17: Mitglieder verwalten

Ein Klick auf ein Mitglied öffnet das Profil. Unter Im Chor stehen Stimme, Berechtigungsgruppe und Eintrittsdatum. Unter Funktionen die Ämter im Verein und die Sängerlaufbahn. Unter Teilnahme, wie oft jemand bei Proben und Konzerten war. Und unter Dateien zum Beispiel Verträge oder Einverständniserklärungen.

Über die drei Punkte bearbeitest du ein Mitglied, setzt es passiv oder entfernst es aus dem Chor. Passive Mitglieder bleiben erhalten, haben aber keinen Zugang mehr.

Stimmen und Vereinsfunktionen pflegst du in den Chor-Einstellungen. Leg eigene Funktionen an, zum Beispiel Stimmführung.

Drei Gruppen gibt es schon: Administrator, Moderator, Mitglied. Leg eigene Gruppen an, zum Beispiel für den Notenwart. Dann kreuzt du die Rechte einzeln an, etwa Noten bearbeiten oder Dateien hochladen. Dann im Mitgliedsprofil die Gruppe zuweisen.

Kapitel 5 von 17: Termine & Proben

Jeder Termin zeigt, wer zugesagt hat, auch nach Stimmen. Als Liste, Kalender oder Tabelle.

Ein Termin ist ein Einzeltermin oder eine Serie, etwa die wöchentliche Probe. Wähl Chor, Name und Art des Termins. Eine Probe kannst du mit dem Konzert verknüpfen. Trag Beginn, Ende und Ort ein. Eine Erinnerung geht an alle, die noch nicht geantwortet haben. Beim Speichern benachrichtigst du alle per E-Mail und Push.

Unter Teilnehmer siehst du, wer kommt. Du kannst Ausstehende erinnern, Anwesenheit nachtragen und Gäste einladen. Unter Noten legst du fest, was geprobt wird. Alle sehen es sofort. Und du verteilst Aufgaben, zum Beispiel Notenständer aufstellen.

Alle Termine erscheinen automatisch im Handy- oder Computerkalender. Jedes Mitglied kann den Kalender selbst abonnieren.

Kapitel 6 von 17: Noten

In der Bibliothek liegen alle Stücke deines Chors. Filtern geht zum Beispiel nach lizenzierten Noten, Stimmtrainer oder Audio. Viele PDFs auf einmal? Dafür gibt es PDFs importieren.

Versteckte Noten sieht nur, wer sie bearbeiten darf, bis du sie freigibst. Trag Titel, Komponist, Dauer und Schlagworte ein. Füg das PDF hinzu, dazu Übe-Tracks, Einzelstimmen oder Texte. Hochladen, und das Stück steht sofort allen zur Verfügung.

Jedes Stück hat eine PDF-Vorschau, auch im Vollbild. Du siehst, in welchen Terminen es dran ist. Die KI-Analyse ergänzt Tonart, Besetzung und Schwierigkeit. Und du kannst es herunterladen oder teilen.

Kapitel 7 von 17: Proben & Üben

Aus einer MusicXML-Datei entsteht eine Übung für jede Stimme. Klang, Takte zum Einzählen und Tonangabe legst du fest. Mit Üben öffnet sich der Stimmtrainer direkt im Browser. Stimme wählen, abspielen und mitlesen. Im Stimm-Mixer die anderen Stimmen leiser stellen. In der App hört der Stimmtrainer auch zu und zeigt, ob du den Ton triffst.

Gib Anlass, Schwierigkeit und Länge an. Auf Wunsch seltene Stücke und Noten aus dem Shop einbeziehen. Die KI schlägt ein Programm aus deiner Bibliothek und dem Notenshop vor. Live-Probe: In der App blättert die Chorleitung die Noten für alle um.

Kapitel 8 von 17: Kommunikation

Mitteilungen an den ganzen Chor, auf Wunsch mit Umfrage. Du siehst, wer noch nicht abgestimmt hat, und kannst erinnern.

Bei einer neuen Mitteilung wählst du die Sichtbarkeit: alle oder nur bestimmte Stimmen, Gruppen oder Personen. Titel und Text schreiben. Dateien hängst du direkt an oder verknüpfst sie aus dem Dateibereich. Eine Umfrage anhängen, mit Antworten oder Terminvorschlägen. Und per E-Mail und Push an alle verschicken. Auf Wunsch siehst du, wer eine Mitteilung schon geöffnet hat. Das schaltest du in den Chor-Einstellungen ein.

Im Gruppenchat schreibst du allen, ganz ohne private Telefonnummern. Neue Chats mit einzelnen Personen oder ganzen Stimmgruppen.

Kapitel 9 von 17: Dateien, Fotos, Projekte

In den Dateien liegt alles für den ganzen Chor: Probenpläne, Programme, die Satzung. Mit der Desktop-App liegt alles wie ein normaler Ordner auf deinem Rechner. Ordner anlegen und Dateien hochladen. Wer welchen Ordner sehen darf, legst du je Ordner fest.

Unter Medien liegen Fotos und Videos vom Chorleben, nach Alben sortiert. Neue Alben legst du für Konzert, Probenwochenende oder Ausflug an.

Projekte sind für Produktionen mit Gästen: ein eigenes Ensemble neben dem Chor. Stimmen und Rechte übernimmt das Projekt vom Chor. Es läuft ein Jahr. Ein kurzer Assistent richtet es ein. Projekte schaltest du im Einrichtungs-Assistenten oder in den Chor-Einstellungen ein.

Kapitel 10 von 17: Konzerte & Tickets

Beim Konzert legst du unter Tickets den Verkauf an. Leg Anzahl, Verkaufszeitraum und Preiskategorien fest. Die Gebühren behältst du ein oder gibst sie an die Käufer weiter. Dann Ticket gestalten, Freitickets ausstellen und am Einlass scannen. Läuft der Verkauf, siehst du alle Bestellungen und was ausgezahlt wird. Die Einnahmen kommen 7 Tage nach dem Konzert auf das Chorkonto.

Das Konzert erscheint im Ticket-Shop und auf der Chor-Webseite. Dein Publikum wählt Karten, bezahlt, und das Ticket kommt per E-Mail.

Für Sitzplätze legst du Orte mit Saalplan an: Sitzreihen, Bereiche, Bühne und Tische. Tickets mit Sitzplatzwahl schalten wir auf Anfrage frei.

Kapitel 11 von 17: Chor-Webseite

Schalte die Webseite online und wähl Name und Adresse. Schreib eine Beschreibung, etwa wann und wo ihr probt. Eigene Domain geht auch. Konzerte erscheinen automatisch. Farbe und Logo wählst du selbst. Neuigkeiten schreiben und speichern.

Und so sieht die Seite aus: Beschreibung, Neuigkeiten, Termine und Kontakt, ganz ohne Technikwissen. Impressum und Datenschutz sind schon dabei.

Kapitel 12 von 17: Lizenzen & Notenshop

Im Notenshop suchst du nach Besetzung, Schwierigkeit oder Verlag. Sieh dir die Vorschau an und wähl die Anzahl der Lizenzen. Nach dem Kauf liegt das Stück direkt in eurer Bibliothek.

Unter Lizenzen stehen alle gekauften Lizenzen mit belegten Plätzen. Jedes Mitglied bekommt einen eigenen Platz, mit persönlichem Wasserzeichen. Mit Lizenz zuweisen wählst du ein Mitglied, und es bekommt seine Noten sofort. Den Lizenznachweis gibt es als PDF, etwa für Verlag oder Veranstalter.

Kapitel 13 von 17: Kassenbuch

Die Übersicht zeigt den Saldo aller Konten und die Einnahmen und Ausgaben des Monats. Bei einer neuen Buchung lädst du den Beleg hoch. Chorilo liest Betrag, Datum und Zahlungspartner aus. Konto, Betrag, Buchungstext und Kategorie eintragen. Dazu die steuerliche Zuordnung für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

Unter Buchungen stehen alle Buchungen mit fortlaufender Belegnummer. Unter Konten Girokonto, Barkasse und weitere. Unter Rechnungen schreibst du Rechnungen, auch als E-Rechnung. Und der Bank-Abgleich ordnet Kontoauszüge automatisch zu. Die Bankanbindung ist ein Zusatzpaket.

In den Einstellungen findest du Kategorien und den Kontenplan, etwa SKR 49 für Vereine. Spendenbescheinigungen und SEPA-Lastschrift für die Beiträge. Buchungen importieren, das Änderungsprotokoll und den Jahresabschluss. Und den Export für Kassenprüfung und Steuerbüro.

Kapitel 14 von 17: Kontakte

Unter Kontakte stehen alle, die nicht im Chor singen: Veranstalter, Sponsoren, Behörden und Gastmusiker. Mit Tags ordnest und filterst du sie. Ein neuer Kontakt bekommt Adresse, Bankverbindung und eigene Felder. Datenschutz ist eingebaut, mit Einwilligungen und Aufbewahrungsfristen.

Kapitel 15 von 17: Vorstand

Im Vorstandsbereich legst du Sitzungen an, bereitest die Tagesordnung vor und schreibst das Protokoll. Du kannst Fragen an alle Protokolle stellen, etwa: Wer kümmert sich um Social Media? Abgeschlossene Protokolle bleiben unverändert, mit Abstimmungen und Anwesenheit. Der Vorstand ist ein Zusatzmodul, aktuell auf Anfrage.

Unter Beschlüsse und Aufgaben steht alles aus den Protokollen an einer Stelle. Die Aufgabenverteilung zeigt, wer zuständig ist und wer vertritt. Mit dem Newsletter erreichst du Freunde und Förderer, mit eigener Anmeldeseite.

Kapitel 16 von 17: Einstellungen & Abo

Unter Allgemein stehen Adresse, Logo, Bankdaten und die SEPA-Gläubiger-ID. Hier findest du auch alle Schalter aus dem Einrichtungs-Assistenten. Unter Berichte gibt es Anwesenheit, Mitgliederliste, Geburtstage, Jubiläen und die GEMA-Setlist.

Das Abo gibt es monatlich oder jährlich, mit allen Funktionen und unbegrenzt vielen Mitgliedern. Jugend- und Projektchöre bekommen als Unterensemble einen günstigen Tarif. Zahlung auf Rechnung geht auch. Und wenn du Chorilo weiterempfiehlst, bekommst du die Hälfte der ersten Zahlung als Guthaben.

Kapitel 17 von 17: Hilfe

Das Fragezeichen oben rechts öffnet Hilfe und Support. Der KI-Assistent beantwortet Fragen zu Chorilo, Schritt für Schritt. Oder schreib uns per E-Mail oder WhatsApp.

Im Hilfe-Center ist jede Funktion erklärt, auch das Video für Mitglieder. Dir fehlt etwas? Wünsch es dir, andere Chöre stimmen mit ab.

Auf Wunsch laden auch Mitglieder ihre Fotos und Videos hoch.

Im Postfach verbindest du das E-Mail-Konto des Vereins: Adresse, Passwort und Server. Chorilo prüft die Verbindung und holt die Post gleich ab. Der ganze Vorstand liest dieselbe Post. Bekannte Absender sind mit euren Kontakten verknüpft. Du kannst antworten oder eine Mail als erledigt oder in Arbeit markieren. Interne Notizen sieht nur der Vorstand, nie der Absender. Und aus einer Mail machst du eine Aufgabe oder setzt sie auf die Tagesordnung der nächsten Sitzung. Die Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert.