Korolar için profesyonel faturalar: WYSIWYG şablonlar, e-fatura ve kasa defteri tek bir araçta

Konser biletleri, atölye ücretleri, solist honorarları ya da sponsorların reklam masrafı katkıları – koro gündeliğinde derneğin düzgün bir fatura kesmesi gereken işlemler hızla birikir. Şimdiye kadar bu, Chorilo'da yalnızca elle hazırlanan Word şablonlarıyla ya da harici muhasebe yazılımıyla mümkündü. Kasa defterindeki yeni fatura işleviyle artık doğrudan Chorilo'da, görünüm olarak derneğine uyan, tüm zorunlu vergi bilgilerini içeren ve tek tıkla XRechnung veya ZUGFeRD formatında yasaya uygun e-fatura olarak hazır olan profesyonel faturalar oluşturuyorsun. Bunun için ek bir yazılıma – ister klasik bir muhasebe programı ister bir bulut hizmeti olsun – artık ihtiyacın yok.

Şablon editörü: Word yerine WYSIWYG

Yeni işlevin kalbi grafiksel şablon editörüdür. Bir Word dosyasını sekmelerle hizalamak ya da bir HTML şablonuyla uğraşmak yerine fatura şablonunu bir A4 sayfası üzerinde canlı önizlemede tasarlıyorsun: Editörde ne görüyorsan, alıcı da daha sonra PDF'te ve e-fatura belgesinde onu görür. WYSIWYG'nin anlamı budur – “what you see is what you get”. Gizli biçimlendirmeler, sonradan kaymalara yol açan görünmez kodlar ve birden düzenleme ekranından farklı görünen anlaşılmaz bir baskı önizlemesi yoktur. Doğrudan nihai sonuç üzerinde çalışırsın.

Şablon tek tek bloklardan oluşur: logonu içeren bir başlık alanı, bir alıcı adresi, fatura numarası ve tarihini içeren bir blok, hizmetlerini içeren kalem tablosu, net tutar, vergi ve toplam tutarı içeren bir toplam bloğu ve banka bilgileri, vergi numarası ve dernek bilgilerini içeren bir alt bilgi alanı. Bu blokların her birini sayfaya serbestçe yerleştirebilirsin – sürükle ve bırak ile taşıyabilir, tutamaçlardan boyutunu değiştirebilir, yazı boyutunu ayarlayabilir, hizalamayı değiştirebilirsin. Derneğinin kendi arka plan tasarımına sahip bir antetli kâğıdı varsa, onu PDF veya PNG olarak yüklemen yeterli; içerikler bu antetli kâğıdın üzerine yerleştirilir – tam olarak basılı bir şablonun öngördüğü gibi.

Kendiliğinden dolan yer tutucular

Her fatura için her değeri yeniden yazmak zorunda kalmaman için editör kırktan fazla yer tutucuyla çalışır. Örneğin alıcı adı, alıcı adresi, fatura numarası, fatura tarihi, hizmet tarihi, vade tarihi, net toplam tutar, KDV veya dernek adı gibi alanları bir kenar çubuğu üzerinden metin bloğuna eklersin – ve somut bir fatura oluşturulurken bu alanlar ana verilerden ve fatura girişinden otomatik olarak doldurulur. Böylece şablonu bir kez düzgünce tasarlar, ardından her seferinde düzen dosyasında çalışmadan onunla istediğin kadar fatura kesebilirsin.

Bir faturanın kalemlerinin kendine ait bir sütun yapılandırması vardır. Tablonun hangi sütunları göstereceğine sen karar verirsin – örneğin açıklama, miktar, birim, birim fiyat, vergi oranı ve toplam fiyat – her sütunun ne kadar geniş olacağına, nasıl hizalanacağına ve değerin hangi formatta gösterileceğine (metin, para birimi, yüzde veya sadece sayı). Yalnızca basit götürü kalemler faturalayan, miktar sütununu gizleyebilir; buna karşılık adet veya saat fiyatlarına ihtiyaç duyan onu açık bırakır. Bu yapılandırma şablonun bir parçasıdır – bir kez ayarlandığında, bu şablonu kullanan tüm faturalar için geçerli olur.

Kendi tasarımın: logo, yazı tipleri, renkler

Faturanın derneğe bütünlüklü biçimde uyması için yazı tipi, yazı boyutu, vurgu ve ana renk ile sayfa kenar boşlukları merkezi olarak belirlenebilir. Logonu yükle, dernek renklerini seç, kurumsal yazı tipini ayarla – o andan itibaren bu ayarlar gönderdiğin her faturada geçerli olur. Alıcılar faturanın sizden geldiğini hemen görür ve düzgün bir sonuç elde etmek için tasarım bilgisine sahip olman gerekmez.

Pek çok koro uluslararası konserler verdiği ya da komşu ülkelerdeki tedarikçiler ve sponsorlarla çalıştığı için şablonlar dil başına bulunur. Almanca, İngilizce, Fransızca, Felemenkçe, İspanyolca, İtalyanca, İsveççe ve Slovence için birer standart şablon kaydedebilirsin. İngilizce konuşan bir alıcıya fatura yazdığında İngilizce şablonu seçmen yeterli – “Invoice”, “Subtotal”, “VAT” gibi başlıklar ve tarih formatı otomatik olarak uyum sağlar, yer tutuculardaki içerikler seçilen dilde doldurulur.

E-fatura: Tek tıkla ZUGFeRD ve XRechnung

Wachstumschancengesetz'ten bu yana Almanya'da şirketler arası işlemler için elektronik fatura adım adım zorunlu hâle geliyor – yani artık yalnızca bir PDF değil, XRechnung standardına uygun yapılandırılmış bir XML dosyası ya da aynı anda okunabilir sayfayı ve makine tarafından okunabilir XML'i içeren hibrit bir ZUGFeRD PDF'i. Örneğin belediyelere, kültür müdürlüklerine veya diğer resmî kurumlara fatura kesen korolar bundan doğrudan etkilenir; B2B işlemlerinde alıcı giderek daha fazla e-fatura talep etme hakkına sahip oluyor.

Chorilo'da bir faturayı kesinleştirirken istediğin formatı seçersin – ZUGFeRD standarttır, alternatif olarak XRechnung da kullanılabilir. Uygulama, makine tarafından okunabilir XML veri kaydını içeren ikinci bir dosyayı otomatik olarak oluşturur, zorunlu alanları (alıcının adı, adresi, posta kodu, şehri, ülkesi ve kendi dernek bilgilerin) doğrular ve sonucu denetime dayanıklı biçimde nesne depolamasına kaydeder. XML şemalarının teknik ayrıntıları hakkında hiçbir şey bilmen gerekmez – uygulama bunu tamamen arka planda üstlenir.

Durum akışı: Taslak, kesin, alacak dekontu

Bir fatura her zaman taslak olarak başlar. Taslakta istediğin gibi kalem ekleyebilir, adresleri değiştirebilir, tutarları düzeltebilirsin – hiçbir şey kalıcı olarak kaydedilmez, hiçbir numara harcanmaz, hiçbir PDF oluşturulmaz. Fatura uygun olduğunda onu tek tıkla kesinleştirirsin. Bu anda Chorilo, derneğinin numara serisinden bir sonraki boş fatura numarasını verir, PDF'i ve e-fatura XML'ini oluşturur ve ikisini de arşivler. O andan itibaren fatura, vergi dairesi karşısında gerçek bir faturadır – GoBD'nin öngördüğü gibi boşluksuz, ardışık bir numarayla.

Kesinleştirmeden sonra düzeltmeler artık düzenleme yoluyla mümkün değildir – bu muhasebe açısından kabul edilemez olurdu. Orijinal faturaya dokunmak yerine, negatif tutarlarla otomatik olarak orijinal faturaya atıfta bulunan bir alacak dekontu düzenlersin. Her iki belge de kalıcı olarak sistemde kalır, geçmiş tamamen izlenebilir.

Küçük işletmeler, vergi oranları ve kuruşu kuruşuna tutarlar

Derneğin §19 UStG'ye göre küçük işletme düzenlemesinden yararlanıyorsa, Chorilo vergi oranlarını otomatik olarak sıfıra ayarlar ve gerekli açıklama metnini ekler; böylece yanlışlıkla KDV göstermezsin. Normal vergilendirmeye tabiysen, her kaleme ayrı bir vergi oranı verebilirsin ve toplamlar vergi oranlarına göre gruplanarak doğru biçimde gösterilir – bu, bir faturada örneğin nota materyali için %7 ve ses taşıyıcıları için %19 birlikte yer aldığında önemlidir.

Tüm tutarlar dahili olarak dört ondalık basamaklı bir BCMath hattından geçer ve ancak en sonunda ticari kurala göre iki basamağa yuvarlanır. Bu teknik görünür ama pratik bir etkisi vardır: Tek tek kalemlerinin toplamı PDF'te, XML dosyasında ve sonraki her kayıt değerlendirmesinde kuruşu kuruşuna aynı tutarı verir – elektronik tablolarda sıkça karşılaşılan klasik “0,01 fark” sorunu olmadan.

Kasa defteriyle bağlantı

Yeni işlev doğrudan kasa defterinde yer aldığı için kasa defterindeki bir kaydı sonradan bir faturayla ilişkilendirebilirsin. Dernek hesabına bir ödeme geldiğinde bu banka veya nakit kaydını işlem ayrıntılarındaki bir seçim alanı üzerinden ilgili faturaya atarsın. Böylece her yönetim kurulu üyesi ve her kasa denetçisi belge izinde hangi ödemenin hangi faturayı kapattığını görür. İlişkilendirme bilinçli olarak elle yapılır: Özellikle bir müşterinin birden fazla açık faturası olduğunda ya da bir ödeme birden fazla tutarı bir araya getirdiğinde, hangi ödemenin hangi faturaya kaydedileceği üzerindeki kontrol sende kalır. Daha önce arşivlenmiş PDF'ler ve XML dosyaları her zaman erişilebilir kalır – bir faturayı daha sonra yeniden e-fatura olarak dışa aktarmak ya da PDF olarak indirmek isteyen, onu fatura listesinde tıklar ve arşivlenmiş sürümü indirir.

Yetkiler ve çok kişilik yönetim kurulu

Faturaları kimin görebileceğini veya oluşturabileceğini mevcut yetki sistemi üzerinden belirlersin. cashbook.view listeyi görüntülemeye izin verir, cashbook.edit oluşturma, düzenleme, kesinleştirme ve iptal etmeyi açar, cashbook.delete yalnızca taslakların silinmesine izin verir. Böylece yönetim kurulu, faturaları yalnızca saymanın mı kesebileceğine, yoksa sekreterin de saymanın sadece kesinleştireceği taslakları hazırlayabilmesine mi karar verebilir. Bir ana koronun alt toplulukları ayrı fatura numaralarıyla çalışır – gençlik korosu ve ana koro her biri kendi boşluksuz numara serisini alır.

Yeni işlev kimin için değerli

Faydası en açık biçimde, düzenli olarak kurumsal müşterilere konser bileti satan, atölyeler veya ses eğitimi için fatura kesen, sponsor katkılarını faturalayan ya da harici solistlerin honorarlarını yansıtan korolar için görülür. Ama yalnızca aidatla işleyen dernekler de tek tek üyeler veya sponsorlar için düzgün bir faturaya ihtiyaç duyduklarında bundan yararlanır – işlev bir faturalama hacmine bağlı değildir ve abonelikte ek lisans da gerektirmez. Harici fatura araçlarının aylık ücretlerinden tasarruf edersin, belge iş akışını üyeler, kasa defteri ve belge yönetimiyle aynı sistemde tutarsın ve e-fatura zorunluluğunu ve GoBD uyumlu arşivlemeyi de bir arada halletmiş olursun. Zaten Chorilo kasa defteriyle çalışan, yeni faturalar bölümünü doğrudan sol menüde “Kasa defteri” altında bulur – ilk kendi şablonun beş dakikada tasarlanır.