Prova serilerinin tamamını düzenle ve tüm harici kişiler tek bir yerde: Koronun günlük işleri için iki yeni özellik

Son aylarda korolardan özellikle sık iki soru geldi: “Mekân değiştiğinde neden prova serimdeki her etkinliği tek tek açmam gerekiyor?” ve “Sponsorumuzun, bankamızın, belediyenin kültür müdürlüğünün ve her Noel'de angaje ettiğimiz trompetçinin iletişim bilgilerini – onları üye listesine sıkıştırmadan – nereye kaydedeyim?” İkisinin de canlı sürümle birlikte artık düzgün bir cevabı var. Bu yazı neyin değiştiğini ve yeni özellikleri günlük işlerinde nasıl kullanacağını anlatıyor.

Prova serileri artık bütün olarak düzenlenebiliyor

Şimdiye kadar tekrar eden bir provayı seri olarak oluşturabiliyordun, ama takvimine girdiği anda tek tek etkinlikler birbirinden bağımsız oluyordu. Temmuz'dan itibaren prova yerini değiştirmek istediğinde her etkinliği elle açıp “Yer” alanını yeniden doldurman gerekiyordu. Bir serideki tüm provaları iptal etmek istediğinde bu, hepsini birer birer silmek demekti. Yeni sürümle bu kesin olarak geride kaldı. Bir prova serisine ait bir etkinliği düzenlerken veya silerken Chorilo sana kısaca soruyor: Değişiklik yalnızca bu tek etkinlik için mi, bu ve sonraki tümü için mi, yoksa serinin her etkinliği için mi geçerli olsun?

Üç seçenek tipik durumları doğrudan karşılıyor. “Yalnızca bu etkinlik”, “Ana salon çift rezerve edildiği için gelecek salı istisnai olarak cemaat salonuna geçiyoruz” gibi durumlar için can simidi – diğer provalara dokunulmuyor. “Bu ve sonraki tüm etkinlikler” kalıcı değişiklikler için doğru seçim: yeni bir sabit yer, farklı bir başlangıç saati, katılımcılar için yeni bir not. “Serinin tüm etkinlikleri” ise tüm seri için geriye dönük geçerli olması gereken düzeltmelere uyuyor; örneğin başlıktaki bir yazım hatası, yanlış bir etiket ya da aslında her zaman ekli olması gereken bir nota.

İşin ilginç kısmı saatte. Bir provayı 19:30'dan 20:00'ye alıp “tüm etkinlikler”i seçersen, Chorilo bilinçli olarak her provayı körü körüne 20:00'ye çekmiyor; bunun yerine bu etkinliği ne kadar kaydırdıysan, tam o yarım saat kadar ileri alıyor. Serideki tek bir etkinliğin özel bir saati varsa (örneğin her zaman daha erken başlayan genel prova), onun geri kalanlara olan kendi farkı korunuyor. Böylece özel durumlar yanlışlıkla düzleştirilip birlikte kaymıyor – serinin kendine özgü mantığı bozulmadan kalıyor.

Silme de aynı şemaya göre işliyor. Etkinlik ayrıntı sayfasındaki çöp kutusu simgesiyle yalnızca bu tek etkinliği kaldırabilir, bugünden itibaren her şeyi takvimden çıkarabilir ya da tüm seriyi temiz bir şekilde dağıtabilirsin. Daha önce silinmiş etkinlikler bu sırada geri gelmiyor ve seriyi oluştururken bilinçli olarak dışarıda bıraktığın prova tarihleri (ör. tatil haftaları) oldukları gibi kalıyor.

Yeni seçim web'de bir etkinliğin düzenleme ve silme sayfasında, uygulamada ise ilgili ekranlarda bulunuyor. Tek seferlik etkinliklerde – konser, genel kurul, tek bir atölye – bu arada yeni bir şey olmuyor: eski düzenleme ve silme mantığı değişmeden kalıyor.

Etkinliklerle ilgili yardım sayfaları güncellendi ve Chorilo'daki yerleşik yapay zekâ botu yeni seçenekleri biliyor ve sorduğunda bunları açıklıyor.

Harici kişiler tek bir yerde

Konser organizatörleri, sponsorlar, bankalar, sigorta acenteleri, onur konukları, yılda bir kez rezerve ettiğin solist, matbaa, belediye binasındaki kültür müdürlüğü – her koronun, üye listesine ait olmayan ama günlük işlerde sürekli karşısına çıkan bir yığın kişisi var. Şimdiye kadar bu veriler çoğu zaman Excel tablolarında, paylaşılan notlarda ya da en iyi ihtimalle tek bir yönetim kurulu üyesinin adres defterinde duruyordu. Yeni Kişiler alanıyla sonunda sabit bir yerleri oluyor – her koro için temiz bir şekilde ayrılmış ve yetkili üyeler tarafından görüntülenebilir.

Oluşturma, içe aktarma, vCard ve etiketler

Bir kişiyi doğrudan listeden “Yeni kişi” ile oluşturuyorsun: ad, e-posta, telefon, adres, IBAN, BIC, vergi numarası, serbest not. Elinde zaten adreslerin bulunduğu bir Excel listesi olan, onu içe aktarma sihirbazıyla yüklüyor. İndirilebilir bir şablon alıyorsun, doldurduğun dosyayı yeniden yükleyebiliyor ve ardından bir önizlemede hangi kayıtların oluşturulacağını ve Chorilo'nun hangilerini mevcut kişilerinin kopyası olarak tanıdığını görüyorsun – karşılaştırma e-posta adresi ve IBAN üzerinden yapılıyor. Her satır için atlanacak mı, yeni mi oluşturulacak yoksa mevcut kayıtla mı birleştirilecek, sen karar veriyorsun. İçe aktarma ancak onayladığında başlıyor ve tek seferde gerçekleşiyor: Ya tüm satırlar giriyor ya da hiçbiri. Yarıda kesilen bir içe aktarma bu yüzden geride yarım kayıtlar bırakmıyor.

Her bir kişi vCard olarak indirilebiliyor ve doğrudan telefonun adres defterine aktarılabiliyor. Daha büyük dışa aktarmaları (tüm listenin Excel'i, CSV'si) kişiler sayfasında bir düğme olarak değil – diğer değerlendirmelerde olduğu gibi – merkezi olarak koronun rapor alanında buluyorsun. Böylece kişiler sayfasındaki genel görünüm sade kalıyor.

Kişileri etiketlerle işaretleyip listeyi bunlara göre filtreliyorsun. Chorilo bir avuç anlamlı standart etiketle geliyor – konser organizatörü, sponsor, banka, sigorta, onur konuğu, konuk müzisyen, matbaa, salon işletmecisi ve diğer harici kişiler için genel bir toplama etiketi – bunları ayarlarda yeniden adlandırabilir, rengini değiştirebilir veya kendi etiketlerinle tamamlayabilirsin. Her kişi anlamlı olduğu kadar çok etiket taşıyabilir: Aynı zamanda yaz konserine sponsor olan banka, işte ikisi birden ve her iki filtrenin altında da görünüyor.

Kasa defteri ve etkinliklerle bağlantılı

Adres defteri asıl, Chorilo'nun geri kalanına dokunduğu yerlerde işe yarıyor. Kasa defterinde fatura formunun üst kısmında bir kişi seçici var: Alıcıyı adres defterinden seçiyorsun; ad, adres, vergi numarası ve e-posta otomatik olarak faturanın müşteri bilgilerine geçiyor. Faturayı kaydettiğin anda Chorilo bu kişinin fatura alıcısı olduğunu hatırlıyor – bir sonraki açışında faturayı doğrudan onun geçmişinde görüyorsun. Kasa defteri kayıtlarında da aynı şekilde işliyor: Karşı taraf alanına yazarken uygun kişiler öneriliyor, seçim IBAN'ı ve hesap sahibini otomatik olarak dolduruyor ve tamamlanan kayıt bağış veya ödeme olarak kişiye bağlanıyor. Bir bağlantıyı sonradan elle de kurabilirsin.

Bir etkinliğin ayrıntı sayfasında yeni bir “Kişiler” alanı var. Burada onur konuklarını ve konuk müzisyenleri konserle bağlıyor ve isteğe bağlı olarak bir rol veriyorsun – “Solo trompet”, “Himayeci”, “Selamlama konuşması: Kültür işlerinden sorumlu belediye yetkilisi”. Bu kişiler ardından baskı için program taslağında ve etkinlik yayımlanmışsa koronun herkese açık web sitesinde görünüyor.

Doğrudan kişiden bağış makbuzu

Alman kamu yararına çalışan koroların sık dile getirdiği bir istek, bağış makbuzlarını doğrudan bir bağışçının kişi kaydından oluşturmaktı. Tam olarak bu artık mümkün: Bir kişinin ayrıntı sayfasında “Bağış makbuzu” eylemini buluyorsun. Bu eylem, seçilen yılda bu kişiye uyan ve henüz hiçbir makbuza ait olmayan tüm kasa defteri kayıtlarının bir özetini açıyor. Dahil edileceklerin yanına işaret koyuyorsun ve Chorilo makbuzu koronun şablonunda oluşturuyor – bağışçının adresi bu sırada doğrudan kişiden geliyor, böylece ne bir yazım hatası ne de eski bir faturadan güncelliğini yitirmiş bir adres işin içine karışabiliyor.

Yetkiler, güvenlik kaydı ve GDPR

Koroda kişileri kimin görebileceğini, oluşturabileceğini veya silebileceğini her zamanki gibi yetki sistemi üzerinden belirliyorsun. Görüntüleme, düzenleme, silme, içe aktarma, dışa aktarma ve GDPR kapsamındaki bilgi talepleri için ayrı yetkiler var. Güncelleme sırasında yetkiler, koronun mevcut yetki gruplarına anlamlı bir varsayılan dağılımla ekleniyor – hiçbir şeyi yeniden yapılandırman gerekmiyor. “Kişiler” menü öğesi topluluğun yönetim alanında kasa defteri ile herkese açık web sitesi arasında yer alıyor ve okuma yetkisi olmayan üyeler için hiç görünmüyor.

Her eylem – oluşturma, değiştirme, silme, içe aktarma, dışa aktarma, GDPR bilgi talebi – koronun güvenlik kaydına işleniyor. Yönetici erişimi olan kişi, daha sonra kimin ne zaman hangi kişiye dokunduğunu takip edebiliyor. Bu aynı zamanda GDPR'ın derneklerden istediği zorunlu işleme faaliyetleri kayıtlarının da temelini oluşturuyor.

Bu arada: Kişiler listenizde verileri bulunan biri GDPR'ın 15. maddesi uyarınca bilgi talep ederse, ayrıntı sayfasında bu kişiyle ilgili her şeyi – kişi kaydının kendisini, bağlantılı her faturayı, her kaydı, her etkinliği, güvenlik kaydındaki her girişi – bir araya getirip verebileceğiniz bir dosyaya paketleyen tek tıklık bir düğme var. Bilgi verme işleminin kendisi de kayda geçiriliyor, böylece yasal süre içinde yanıt verdiğinizi kanıtlayabiliyorsunuz.

Yardım alanı genişletildi

Her iki özellik de eksiksiz belgelerle geliyor. Yardım alanında on konudan oluşan yeni bir “Kişiler” bölümü var – genel bakış, oluşturma, düzenleme, arşivleme, etiketler, içe aktarma, dışa aktarma, bağış makbuzu, etkinliklerde kişiler, GDPR. Etkinlik yardım sayfalarına yeni seçim eklendi. Chorilo'daki yapay zekâ botu, üyeler bu konuda soru sorduğunda ilgili yardım sayfalarına atıfta bulunuyor.

Neden bu ikisi birlikte

İlk bakışta prova serilerini düzenlemenin ve adres defterinin birbiriyle pek ilgisi yok. Pratikte ise aynı olgunlaşma adımına ait. Chorilo giderek bir koronun yönetimini hallettiği tek araç hâline geliyor – dolayısıyla sürekli küçük düzeltmeler gerektiren tekrarlı planlamanın gerçekliğiyle ve faturalarda, etkinliklerde ve hesap dökümlerinde sürekli karşımıza çıkan, üyelik dışındaki pek çok insanla düzgün başa çıkabilmesi gerekiyor. İki yeni özellik, yönetim kurulunun veya saymanın hâlâ Excel'e ya da paylaşılan listelere uzanmasının en yaygın iki nedenini ortadan kaldırıyor. Her ikisi de canlı sürümde kullanılabiliyor, abonelikte ek lisans gerektirmiyor ve koronun zaten kurduğu rollere saygı gösteriyor. Yeni “Kişiler” menü öğesini, yetkin olan her toplulukta buluyorsun; seri seçimi ise bir prova serisini bir sonraki düzenleyişinde veya silişinde kendiliğinden çıkıyor.