Редактировать целые серии репетиций и все внешние контакты в одном месте: две новые функции для повседневной жизни хора

Два вопроса в последние месяцы особенно часто приходили от хоров: «Почему я должен открывать каждое отдельное мероприятие моей серии репетиций, когда меняется место?» и «Где мне хранить контактные данные нашего спонсора, нашего банка, городского управления культуры и трубача, которого мы приглашаем каждое Рождество, – не втискивая их в список участников?» С выходом продуктивного релиза на оба вопроса теперь есть нормальный ответ. В этой статье объясняется, что изменилось и как использовать новые функции в повседневной работе.

Серии репетиций теперь можно редактировать целиком

Раньше ты, конечно, мог создать повторяющуюся репетицию как серию, но как только она появлялась в твоём календаре, отдельные мероприятия становились независимыми друг от друга. Если ты хотел с июля сменить место репетиций, приходилось вручную открывать каждое мероприятие и заново заполнять поле «Место». Если ты хотел отменить все репетиции серии, это означало: удалять их одну за другой. С новым релизом с этим окончательно покончено. При редактировании или удалении мероприятия, относящегося к серии репетиций, Chorilo коротко спрашивает тебя: должно ли изменение действовать только для этого одного мероприятия, для этого и всех последующих или для каждого мероприятия серии?

Три варианта сразу покрывают типичные случаи. «Только это мероприятие» – это запасной вариант для ситуации «В следующий вторник мы в виде исключения переезжаем в приходской зал, потому что главная аула занята дважды» – остальные репетиции остаются нетронутыми. «Это и все последующие» – правильный выбор для постоянных изменений: новое постоянное место, другое время начала, новая заметка для участников. «Все мероприятия серии» подходит для исправлений, которые должны задним числом действовать для всей серии, например опечатка в названии, неверный тег или нотное произведение, которое на самом деле всегда должно быть прикреплено.

Интересно становится со временем. Если ты переносишь репетицию с 19:30 на 20:00 и выбираешь «все мероприятия», Chorilo намеренно не ставит упрямо каждую репетицию на 20:00, а сдвигает её ровно на те полчаса, на которые ты перенёс это мероприятие. Если у отдельного мероприятия в серии было особое время (например, у генеральной репетиции, которая всегда начинается раньше), сохраняется его собственный сдвиг относительно остальных. Так особые случаи не сглаживаются случайно и не сдвигаются вместе со всеми – индивидуальная логика твоей серии остаётся целой.

Удаление работает по той же схеме. С помощью значка корзины на странице мероприятия ты можешь удалить только это одно мероприятие, убрать из календаря всё начиная с сегодняшнего дня или аккуратно расформировать всю серию. Мероприятия, которые уже были удалены раньше, при этом не возвращаются, а даты репетиций, которые ты намеренно пропустил при создании серии (например, недели каникул), остаются такими, какими были.

Новый выбор есть в веб-версии на странице редактирования и удаления мероприятия, а в приложении – на соответствующих экранах. С разовыми мероприятиями – концерт, общее собрание участников, отдельный мастер-класс – кстати, ничего нового не происходит: прежняя логика редактирования и удаления остаётся без изменений.

Справочные страницы о мероприятиях обновлены, а встроенный ИИ-бот в Chorilo знает новые варианты и объясняет их, если ты его об этом спросишь.

Внешние контакты в одном месте

Организаторы концертов, спонсоры, банки, страховые брокеры, почётные гости, солист, которого ты приглашаешь раз в год, типография, управление культуры в ратуше – у каждого хора есть ворох контактов, которые не относятся к списку участников, но в повседневной работе постоянно всплывают. До сих пор эти данные часто оказывались в таблицах Excel, общих заметках или в лучшем случае в адресной книге одного из членов правления. С новым разделом «Контакты» у них наконец появляется постоянное место – аккуратно разделённое по хорам и доступное для просмотра участникам с соответствующими правами.

Создание, импорт, vCard и теги

Контакт ты создаёшь прямо из списка через «Новый контакт»: имя, электронная почта, телефон, адрес, IBAN, BIC, налоговый номер, свободная заметка. Если у тебя уже есть список адресов в Excel, загрузи его через мастер импорта. Ты получаешь шаблон для скачивания, можешь загрузить заполненный файл обратно и затем видишь в предпросмотре, какие записи будут созданы и какие Chorilo распознаёт как дубликаты твоих существующих контактов – сравнение идёт по адресу электронной почты и IBAN. Для каждой строки ты решаешь, пропустить её, создать заново или объединить с существующей записью. Импорт запускается, только когда ты его подтвердишь, и выполняется за один раз: либо попадают все строки, либо ни одной. Прерванный на полпути импорт, таким образом, не оставляет после себя половинчатых записей.

Каждый отдельный контакт можно скачать как vCard и сразу перенести в адресную книгу телефона. Более крупные выгрузки (Excel, CSV всего списка) ты найдёшь не в виде кнопки на странице контактов, а – как и в случае других отчётов – централизованно в разделе отчётов хора. Так обзор на странице контактов остаётся спокойным.

Ты помечаешь контакты тегами и фильтруешь по ним список. Chorilo поставляется с горсткой разумных стандартных тегов – организатор концертов, спонсор, банк, страхование, почётный гость, приглашённый музыкант, типография, владелец зала и общий собирательный тег для прочих внешних лиц, – которые ты можешь в настройках переименовать, перекрасить или дополнить своими. Каждый контакт может иметь столько тегов, сколько имеет смысл: банк, который одновременно спонсирует летний концерт, – это просто и то и другое, и он появляется под обоими фильтрами.

Связь с кассовой книгой и мероприятиями

По-настоящему полезной адресная книга становится там, где она соприкасается с остальным Chorilo. В кассовой книге у формы счёта вверху есть выбор контакта: ты выбираешь получателя из адресной книги, и имя, адрес, налоговый номер и электронная почта автоматически переносятся в данные клиента в счёте. Как только ты сохраняешь счёт, Chorilo запоминает, что этот контакт был получателем счёта, – при следующем открытии ты видишь счёт прямо в его истории. С проводками в кассовой книге всё работает так же: при вводе в поле контрагента предлагаются подходящие контакты, выбор автоматически заполняет IBAN и владельца счёта, а готовая проводка привязывается к контакту как пожертвование или выплата. Связь можно установить и вручную позже.

На странице мероприятия появился новый раздел «Контакты». Здесь ты связываешь почётных гостей и приглашённых музыкантов с концертом и при желании назначаешь им роль – «Труба соло», «Патрон», «Приветственное слово: руководитель департамента культуры». Затем эти контакты появляются в черновике программы для печати и, если мероприятие опубликовано, на публичном сайте хора.

Квитанция о пожертвовании прямо из контакта

Частым пожеланием немецких некоммерческих хоров была возможность создавать квитанции о пожертвованиях прямо из контакта жертвователя. Именно это теперь возможно: на странице контакта ты найдёшь действие «Квитанция о пожертвовании». Оно открывает обзор всех проводок кассовой книги, которые относятся к этому контакту в выбранном году и ещё не входят ни в одну квитанцию. Ты отмечаешь те, которые нужно включить, и Chorilo создаёт квитанцию по шаблону твоего хора – адрес жертвователя при этом берётся прямо из контакта, так что ни опечатка, ни устаревший адрес из старого счёта не могут туда попасть.

Права, журнал безопасности и GDPR

Кто в хоре может просматривать, создавать или удалять контакты, ты, как всегда, регулируешь через систему прав. Есть отдельные права на просмотр, редактирование, удаление, импорт, экспорт и на запросы о предоставлении сведений по GDPR. При обновлении права добавляются в существующие группы прав твоего хора с разумным распределением по умолчанию – тебе ничего не нужно настраивать заново. Пункт меню «Контакты» находится в разделе управления ансамблем между кассовой книгой и публичным сайтом и для участников без права чтения вообще не виден.

Каждое действие – создание, изменение, удаление, импорт, экспорт, предоставление сведений по GDPR – фиксируется в журнале безопасности твоего хора. Тот, у кого есть доступ администратора, может позже проследить, кто, когда и какой контакт затрагивал. Это одновременно основа для обязательного реестра операций по обработке, который GDPR требует от объединений.

Кстати: если человек, чьи данные есть у вас в списке контактов, требует предоставить сведения согласно статье 15 GDPR, на странице контакта есть кнопка в один клик, которая собирает всё об этом человеке – сам контакт, каждый связанный счёт, каждую проводку, каждое мероприятие, каждую запись в журнале безопасности – и упаковывает в файл, который вы можете выдать. Само предоставление сведений тоже протоколируется, так что вы можете подтвердить, что отреагировали в установленный законом срок.

Раздел справки расширен

Обе функции сопровождаются полной документацией. В разделе справки появилась новая секция «Контакты» с десятью темами – обзор, создание, редактирование, архивирование, теги, импорт, экспорт, квитанция о пожертвовании, контакты на мероприятиях, GDPR. Справка по мероприятиям дополнена новым выбором. ИИ-бот в Chorilo цитирует подходящие справочные страницы, когда участники задают об этом вопросы.

Почему эти две функции вместе

На первый взгляд редактирование серий репетиций и адресная книга мало связаны между собой. На практике они относятся к одному и тому же шагу взросления. Chorilo всё больше становится единственным инструментом, с помощью которого хор ведёт свои административные дела, – значит, он должен аккуратно справляться с реальностью повторяющегося планирования, которое постоянно требует мелких исправлений, и с множеством людей вне членства, которые постоянно появляются в счетах, мероприятиях и банковских выписках. Обе новые функции устраняют две из самых частых причин, по которым правление или казначей всё ещё хватались бы за Excel или общие списки. Обе доступны в продуктивном релизе, не требуют дополнительной лицензии в подписке и уважают роли, которые твой хор уже настроил. Новый пункт меню «Контакты» ты найдёшь в каждом ансамбле, где у тебя есть на это права, а выбор для серии появится сам, как только ты в следующий раз будешь редактировать или удалять серию репетиций.