Edycja całych cykli prób i wszystkie kontakty zewnętrzne w jednym miejscu: dwie nowe funkcje na chóralną codzienność

Dwa pytania wracały od chórów w ostatnich miesiącach szczególnie często: „Dlaczego muszę otwierać każde pojedyncze wydarzenie mojego cyklu prób osobno, gdy zmienia się miejsce?” oraz „Gdzie mam zapisać dane kontaktowe naszego sponsora, naszego banku, miejskiego wydziału kultury i trębacza, którego angażujemy co roku na Boże Narodzenie – bez wciskania ich na listę członków?” Na oba pytania jest teraz, wraz z wydaniem produkcyjnym, porządna odpowiedź. Ten wpis wyjaśnia, co się zmieniło i jak korzystać z nowych funkcji na co dzień.

Cykle prób teraz do edycji w całości

Dotąd mogłeś wprawdzie utworzyć powtarzającą się próbę jako cykl, ale gdy tylko trafiła do Twojego kalendarza, poszczególne wydarzenia były od siebie niezależne. Jeśli chciałeś od lipca zmienić miejsce prób, musiałeś ręcznie otwierać każde wydarzenie i na nowo wpisywać pole „Miejsce”. Jeśli chciałeś odwołać wszystkie próby z cyklu, oznaczało to: usuwać je jedną po drugiej. Wraz z nowym wydaniem to definitywnie przeszłość. Przy edycji lub usuwaniu wydarzenia należącego do cyklu prób Chorilo krótko Cię pyta: czy zmiana ma dotyczyć tylko tego jednego wydarzenia, tego i wszystkich przyszłych, czy każdego wydarzenia z cyklu?

Trzy opcje obejmują od razu typowe przypadki. „Tylko to wydarzenie” to koło ratunkowe na sytuację „W przyszły wtorek wyjątkowo przenosimy się do sali parafialnej, bo główna aula jest podwójnie zarezerwowana” – pozostałe próby pozostają nietknięte. „To i wszystkie przyszłe” to właściwy wybór przy trwałych zmianach: nowe stałe miejsce, inna godzina rozpoczęcia, nowa notatka dla uczestników. „Wszystkie wydarzenia z cyklu” pasuje do poprawek, które mają obowiązywać wstecz dla całego cyklu, na przykład literówka w tytule, błędne słowo kluczowe albo utwór, który właściwie zawsze powinien być dołączony.

Ciekawie robi się przy godzinie. Jeśli przesuniesz próbę z 19:30 na 20:00 i wybierzesz „wszystkie wydarzenia”, Chorilo celowo nie ustawia sztywno każdej próby na 20:00, lecz przesuwa ją dokładnie o te pół godziny, o które przesunąłeś to wydarzenie. Jeśli pojedyncze wydarzenie w cyklu miało specjalną godzinę (na przykład próba generalna, która zawsze zaczyna się wcześniej), zachowuje ono swój własny odstęp względem reszty. Dzięki temu wyjątki nie zostają przypadkiem spłaszczone i przesunięte razem z resztą – indywidualna logika Twojego cyklu pozostaje nienaruszona.

Usuwanie działa według tego samego schematu. Za pomocą ikony kosza na stronie szczegółów wydarzenia możesz usunąć tylko to jedno wydarzenie, zdjąć z kalendarza wszystko od dziś albo czysto rozwiązać cały cykl. Wydarzenia, które zostały usunięte już wcześniej, nie wracają przy tym, a daty prób, które celowo pominąłeś przy tworzeniu cyklu (np. tygodnie wakacyjne), pozostają takie, jakie były.

Nowy wybór jest dostępny w wersji internetowej na stronie edycji i usuwania wydarzenia, a w aplikacji na odpowiednich ekranach. Przy wydarzeniach jednorazowych – koncert, walne zebranie członków, pojedyncze warsztaty – nic nowego się zresztą nie dzieje: dotychczasowa logika edycji i usuwania pozostaje bez zmian.

Strony pomocy dotyczące wydarzeń zostały zaktualizowane, a wbudowany bot AI w Chorilo zna nowe opcje i wyjaśnia je, gdy go o nie zapytasz.

Kontakty zewnętrzne w jednym miejscu

Organizatorzy koncertów, sponsorzy, banki, pośrednicy ubezpieczeniowi, goście honorowi, solista, którego rezerwujesz raz w roku, drukarnia, wydział kultury w ratuszu – każdy chór ma stos kontaktów, które nie należą do listy członków, a w codziennej pracy ciągle się pojawiają. Dotąd dane te często lądowały w arkuszach Excela, wspólnych notatkach albo w najlepszym razie w książce adresowej jednego członka zarządu. Dzięki nowemu działowi Kontakty dostają wreszcie stałe miejsce – czysto oddzielone dla każdego chóru i widoczne dla uprawnionych członków.

Tworzenie, import, vCard i tagi

Kontakt tworzysz bezpośrednio z listy przez „Nowy kontakt”: imię i nazwisko, e-mail, telefon, adres, IBAN, BIC, numer podatkowy, dowolna notatka. Kto ma już listę adresów w Excelu, przesyła ją za pomocą kreatora importu. Dostajesz szablon do pobrania, możesz z powrotem przesłać wypełniony plik i widzisz wtedy w podglądzie, które wpisy zostałyby utworzone, a które Chorilo rozpoznaje jako duplikaty Twoich istniejących kontaktów – porównywane są adres e-mail i IBAN. Dla każdego wiersza decydujesz, czy ma zostać pominięty, utworzony na nowo, czy scalony z istniejącym wpisem. Import rusza dopiero wtedy, gdy go potwierdzisz, i to za jednym zamachem: albo trafiają wszystkie wiersze, albo żaden. Import przerwany w połowie nie zostawia więc po sobie połowicznych rekordów.

Każdy pojedynczy kontakt można pobrać jako vCard i przenieść bezpośrednio do książki adresowej telefonu. Większych eksportów (Excel, CSV całej listy) nie znajdziesz jako przycisku na stronie kontaktów, lecz – tak jak w przypadku innych zestawień – centralnie w obszarze raportów chóru. Dzięki temu przegląd na stronie kontaktów pozostaje spokojny.

Oznaczasz kontakty tagami i filtrujesz według nich listę. Chorilo ma garść sensownych tagów standardowych – organizator koncertów, sponsor, bank, ubezpieczenie, gość honorowy, muzyk gościnny, drukarnia, operator sali oraz ogólny tag zbiorczy dla pozostałych osób z zewnątrz – które możesz w ustawieniach przemianować, przekolorować albo uzupełnić własnymi. Każdy kontakt może mieć tyle tagów, ile ma sens: bank, który jednocześnie sponsoruje letni koncert, jest po prostu jednym i drugim i pojawia się pod oboma filtrami.

Powiązane z książką kasową i wydarzeniami

Książka adresowa staje się naprawdę przydatna tam, gdzie styka się z resztą Chorilo. W książce kasowej formularz faktury ma u góry wybór kontaktu: wybierasz odbiorcę z książki adresowej, a imię i nazwisko, adres, numer podatkowy i e-mail automatycznie trafiają do danych klienta na fakturze. Gdy tylko zapiszesz fakturę, Chorilo zapamiętuje, że ten kontakt był odbiorcą faktury – przy następnym otwarciu widzisz fakturę bezpośrednio w jego historii. Przy księgowaniach w książce kasowej działa to tak samo: podczas wpisywania w polu kontrahenta podpowiadane są pasujące kontakty, wybór automatycznie uzupełnia IBAN i właściciela konta, a gotowe księgowanie zostaje przypięte do kontaktu jako darowizna lub wypłata. Powiązanie możesz też ustawić ręcznie później.

Na stronie szczegółów wydarzenia jest nowy obszar „Kontakty”. Tutaj łączysz gości honorowych i muzyków gościnnych z koncertem i opcjonalnie nadajesz im rolę – „Trąbka solo”, „Patron”, „Słowo powitalne: radny ds. kultury”. Te kontakty pojawiają się następnie w projekcie programu do druku oraz, jeśli wydarzenie jest opublikowane, na publicznej stronie internetowej chóru.

Potwierdzenie darowizny bezpośrednio z kontaktu

Częstym życzeniem niemieckich chórów pożytku publicznego była możliwość tworzenia potwierdzeń darowizn bezpośrednio z kontaktu darczyńcy. Właśnie to jest teraz możliwe: na stronie szczegółów kontaktu znajdziesz akcję „Potwierdzenie darowizny”. Otwiera ona przegląd wszystkich księgowań w książce kasowej, które pasują do tego kontaktu w wybranym roku i nie należą jeszcze do żadnego potwierdzenia. Zaznaczasz te, które mają zostać uwzględnione, a Chorilo tworzy potwierdzenie według szablonu Twojego chóru – adres darczyńcy pochodzi przy tym bezpośrednio z kontaktu, dzięki czemu nie może wkraść się żadna literówka ani nieaktualny adres ze starej faktury.

Uprawnienia, dziennik bezpieczeństwa i RODO

Kto w chórze może widzieć, tworzyć lub usuwać kontakty, ustalasz jak zawsze w systemie uprawnień. Istnieją osobne uprawnienia do wyświetlania, edycji, usuwania, importu, eksportu oraz do wniosków o udzielenie informacji zgodnie z RODO. Przy aktualizacji uprawnienia zostają dodane do istniejących grup uprawnień Twojego chóru w sensownym domyślnym rozkładzie – nie musisz niczego konfigurować od nowa. Pozycja menu „Kontakty” znajduje się w obszarze administracyjnym zespołu między książką kasową a publiczną stroną internetową i dla członków bez prawa odczytu w ogóle nie jest widoczna.

Każda akcja – tworzenie, zmiana, usuwanie, import, eksport, informacja zgodnie z RODO – jest rejestrowana w dzienniku bezpieczeństwa Twojego chóru. Kto ma dostęp administratora, może później sprawdzić, kto, kiedy i którego kontaktu dotykał. Jest to jednocześnie podstawa obowiązkowego rejestru czynności przetwarzania, którego RODO wymaga od stowarzyszeń.

À propos: jeśli osoba, której dane macie na liście kontaktów, zażąda informacji na podstawie artykułu 15 RODO, na stronie szczegółów jest przycisk jednego kliknięcia, który zbiera wszystko o tej osobie – sam kontakt, każdą powiązaną fakturę, każde księgowanie, każde wydarzenie, każdy wpis w dzienniku bezpieczeństwa – i pakuje to do pliku, który możecie przekazać. Udzielenie informacji samo jest rejestrowane, dzięki czemu możecie udowodnić, że zareagowaliście w ustawowym terminie.

Rozbudowany dział pomocy

Obie funkcje mają pełną dokumentację. Dział pomocy ma nową sekcję „Kontakty” z dziesięcioma tematami – przegląd, tworzenie, edycja, archiwizowanie, tagi, import, eksport, potwierdzenie darowizny, kontakty przy wydarzeniach, RODO. Strony pomocy o wydarzeniach zostały uzupełnione o nowy wybór. Bot AI w Chorilo przytacza odpowiednie strony pomocy, gdy członkowie zadają na ten temat pytania.

Dlaczego te dwie razem

Na pierwszy rzut oka edycja cykli prób i książka adresowa mają ze sobą niewiele wspólnego. W praktyce należą do tego samego etapu dojrzewania. Chorilo coraz częściej jest jedynym narzędziem, za pomocą którego chór załatwia swoją administrację – musi więc porządnie radzić sobie z rzeczywistością powtarzalnego planowania, które ciągle wymaga drobnych poprawek, oraz z wieloma ludźmi spoza grona członków, którzy ciągle pojawiają się na fakturach, w wydarzeniach i na wyciągach bankowych. Obie nowe funkcje usuwają dwa z najczęstszych powodów, dla których zarząd lub skarbnik wciąż sięgaliby po Excela albo wspólne listy. Obie są dostępne w wydaniu produkcyjnym, nie wymagają dodatkowej licencji w abonamencie i respektują role, które Twój chór już skonfigurował. Nową pozycję menu „Kontakty” znajdziesz w każdym zespole, w którym masz do tego uprawnienia, a wybór dotyczący cyklu pojawi się sam, gdy następnym razem będziesz edytować lub usuwać cykl prób.