Profesjonalne faktury dla chórów: szablony WYSIWYG, e-faktura i książka kasowa w jednym narzędziu

Bilety na koncerty, opłaty za warsztaty, honoraria solistów czy dopłaty sponsorów do kosztów reklamy – w codziennym życiu chóru szybko gromadzą się sprawy, za które stowarzyszenie musi wystawić porządną fakturę. Do tej pory w Chorilo było to możliwe tylko przez ręczne szablony Worda albo zewnętrzne oprogramowanie księgowe. Dzięki nowej funkcji faktur w książce kasowej tworzysz teraz bezpośrednio w Chorilo profesjonalne faktury, które wizualnie pasują do Twojego stowarzyszenia, zawierają wszystkie obowiązkowe dane podatkowe i jednym kliknięciem są dostępne jako zgodna z prawem e-faktura w formacie XRechnung lub ZUGFeRD. Dodatkowego oprogramowania – czy to klasycznego programu księgowego, czy usługi w chmurze – już do tego nie potrzebujesz.

Edytor szablonów: WYSIWYG zamiast Worda

Sercem nowej funkcji jest graficzny edytor szablonów. Zamiast wyrównywać plik Worda tabulatorami albo grzebać w szablonie HTML, projektujesz swój szablon faktury w podglądzie na żywo na arkuszu A4: to, co widzisz w edytorze, odbiorca zobaczy później także w pliku PDF i w dokumencie e-faktury. To właśnie oznacza WYSIWYG – „what you see is what you get”. Nie ma ukrytego formatowania, niewidocznego kodu, który później powoduje przesunięcia, ani tajemniczego podglądu wydruku, który nagle wygląda inaczej niż podczas edycji. Pracujesz bezpośrednio na końcowym wyniku.

Szablon składa się z pojedynczych bloków: nagłówka z Twoim logo, adresu odbiorcy, bloku z numerem i datą faktury, tabeli pozycji z Twoimi usługami, bloku sum z kwotą netto, podatkiem i kwotą łączną oraz stopki z danymi bankowymi, numerem podatkowym i danymi stowarzyszenia. Każdy z tych bloków możesz dowolnie umieścić na stronie – przesunąć metodą przeciągnij i upuść, zmienić rozmiar za pomocą uchwytów, dopasować rozmiar czcionki, zmienić wyrównanie. Jeśli Twoje stowarzyszenie ma papier firmowy z własnym projektem tła, po prostu wgrywasz go jako PDF lub PNG, a treści zostają nałożone na ten papier firmowy – dokładnie tak, jak wymaga tego drukowany wzór.

Symbole zastępcze, które wypełniają się same

Abyś nie musiał przy każdej fakturze wpisywać od nowa każdej wartości, edytor pracuje z ponad czterdziestoma symbolami zastępczymi. Wstawiasz na przykład nazwę odbiorcy, adres odbiorcy, numer faktury, datę faktury, datę wykonania usługi, termin płatności, kwotę łączną netto, podatek VAT lub nazwę stowarzyszenia przez pasek boczny do bloku tekstu – a przy tworzeniu konkretnej faktury pola te wypełniają się automatycznie na podstawie danych podstawowych i danych wprowadzonych do faktury. Dzięki temu raz starannie projektujesz szablon, a potem możesz wystawiać na nim dowolnie wiele faktur, nie pracując za każdym razem w pliku układu.

Pozycje faktury mają własną konfigurację kolumn. Ty decydujesz, które kolumny pokazuje Twoja tabela – na przykład opis, ilość, jednostka, cena jednostkowa, stawka podatku i cena łączna – jak szeroka jest każda kolumna, jak jest wyrównana i w jakim formacie wyświetlana jest wartość (tekst, waluta, procent lub sama liczba). Kto rozlicza tylko proste pozycje ryczałtowe, może ukryć kolumnę ilości; kto natomiast potrzebuje cen za sztukę lub godzinę, zostawia ją widoczną. Ta konfiguracja jest częścią szablonu – raz ustawiona, działa dla wszystkich faktur, które korzystają z tego szablonu.

Własny wygląd: logo, czcionki, kolory

Aby faktura spójnie pasowała do stowarzyszenia, krój pisma, rozmiar czcionki, kolor akcentu i kolor główny oraz marginesy strony można ustawić centralnie. Wgraj swoje logo, wybierz kolory stowarzyszenia, ustaw firmową czcionkę – od tej chwili te ustawienia obowiązują w każdej fakturze, którą wysyłasz. Odbiorcy od razu widzą, że faktura pochodzi od Was, a Ty nie musisz mieć wiedzy o projektowaniu, aby uzyskać porządny wynik.

Ponieważ wiele chórów występuje za granicą albo współpracuje z dostawcami i sponsorami w sąsiednich krajach, szablony istnieją dla każdego języka. Możesz zapisać po jednym standardowym szablonie w języku niemieckim, angielskim, francuskim, niderlandzkim, hiszpańskim, włoskim, szwedzkim i słoweńskim. Gdy piszesz fakturę do odbiorcy anglojęzycznego, po prostu wybierasz angielski szablon – nagłówki takie jak „Invoice”, „Subtotal”, „VAT” oraz format daty dopasowują się automatycznie, a treści z symboli zastępczych wypełniają się w wybranym języku.

E-faktura: ZUGFeRD i XRechnung jednym kliknięciem

Od czasu wejścia w życie ustawy Wachstumschancengesetz w Niemczech dla transakcji między przedsiębiorstwami stopniowo obowiązkowa staje się faktura elektroniczna – czyli już nie tylko PDF, lecz ustrukturyzowany plik XML zgodny ze standardem XRechnung albo hybrydowy PDF ZUGFeRD, który zawiera jednocześnie czytelną stronę i XML do odczytu maszynowego. Chóry, które wystawiają faktury na przykład urzędom miast, wydziałom kultury lub innym urzędom, są tym bezpośrednio objęte; w transakcjach B2B odbiorca coraz częściej ma prawo zażądać e-faktury.

W Chorilo podczas finalizowania faktury wybierasz żądany format – ZUGFeRD jest standardem, XRechnung jest dostępny jako alternatywa. Aplikacja automatycznie tworzy drugi plik z rekordem XML do odczytu maszynowego, sprawdza pola obowiązkowe (nazwę, adres, kod pocztowy, miasto, kraj odbiorcy oraz własne dane stowarzyszenia) i zapisuje wynik w sposób odporny na zmiany w magazynie obiektów. Nie musisz znać żadnych szczegółów technicznych schematów XML – aplikacja zajmuje się tym w całości w tle.

Przebieg statusów: szkic, finalna, nota kredytowa

Faktura zawsze zaczyna się jako szkic. W szkicu możesz dowolnie dodawać pozycje, zmieniać adresy, poprawiać kwoty – nic nie zostaje utrwalone, żaden numer nie zostaje zużyty, żaden PDF nie powstaje. Gdy faktura jest gotowa, finalizujesz ją jednym kliknięciem. W tym momencie Chorilo nadaje kolejny wolny numer faktury z serii numeracji Twojego stowarzyszenia, tworzy PDF i XML e-faktury i archiwizuje oba pliki. Od tej chwili faktura jest wobec urzędu skarbowego prawdziwą fakturą – z ciągłym, kolejnym numerem bez luk, jak wymagają tego zasady GoBD.

Po finalizacji poprawki nie są już możliwe przez edycję – byłoby to niedopuszczalne z punktu widzenia księgowości. Zamiast zmieniać pierwotną fakturę, wystawiasz notę kredytową, która automatycznie odnosi się z ujemnymi kwotami do faktury pierwotnej. Oba dokumenty pozostają na stałe w systemie, a historia jest w pełni możliwa do prześledzenia.

Mali przedsiębiorcy, stawki podatku i kwoty dokładne co do grosza

Jeśli Twoje stowarzyszenie korzysta ze zwolnienia dla małych przedsiębiorców według §19 UStG, Chorilo automatycznie ustawia stawki podatku na zero i dodaje wymagany tekst informacyjny, tak abyś przez pomyłkę nie wykazał podatku VAT. Jeśli rozliczasz się na zasadach ogólnych, możesz nadać każdej pozycji własną stawkę podatku, a sumy zostaną poprawnie wykazane z podziałem na stawki – to ważne, gdy na jednej fakturze występują razem na przykład 7 % za materiały nutowe i 19 % za nośniki dźwięku.

Wszystkie kwoty przechodzą wewnętrznie przez potok BCMath z czterema miejscami po przecinku i dopiero na końcu są zaokrąglane handlowo do dwóch miejsc. Brzmi to technicznie, ale ma praktyczny skutek: suma Twoich pojedynczych pozycji daje w PDF-ie, w pliku XML i w każdym późniejszym zestawieniu księgowań dokładnie tę samą kwotę co do grosza – bez klasycznego problemu „0,01 różnicy”, który tak chętnie pojawia się w arkuszach kalkulacyjnych.

Połączenie z książką kasową

Ponieważ nowa funkcja działa bezpośrednio w książce kasowej, możesz później powiązać wpis w książce kasowej z fakturą. Gdy na konto stowarzyszenia wpływa płatność, przypisujesz ten wpis bankowy lub gotówkowy do odpowiedniej faktury – przez pole wyboru w szczegółach transakcji. Dzięki temu każdy członek zarządu i każdy rewizor widzi w ścieżce dokumentów, która płatność rozlicza którą fakturę. Powiązanie jest celowo ręczne: zachowujesz kontrolę nad tym, która płatność zostanie zaksięgowana na którą fakturę, zwłaszcza gdy klient ma kilka otwartych faktur albo jedna płatność łączy kilka kwot. Już zarchiwizowane pliki PDF i XML pozostają dostępne w każdej chwili – kto chce później jeszcze raz wyeksportować fakturę jako e-fakturę albo pobrać ją jako PDF, klika ją na liście faktur i pobiera zarchiwizowaną wersję.

Uprawnienia i wieloosobowy zarząd

To, kto może przeglądać lub tworzyć faktury, ustalasz w istniejącym systemie uprawnień. cashbook.view pozwala przeglądać listę, cashbook.edit otwiera tworzenie, edycję, finalizowanie i anulowanie, cashbook.delete pozwala usuwać same szkice. Dzięki temu zarząd może zdecydować, czy faktury może wystawiać tylko skarbnik, czy także sekretarz może przygotowywać szkice, które skarbnik już tylko finalizuje. Podzespoły chóru głównego pracują z oddzielnymi numerami faktur – chór młodzieżowy i chór główny otrzymują każdy własną, ciągłą serię numeracji bez luk.

Dla kogo opłaca się nowa funkcja

Najbardziej oczywista korzyść dotyczy chórów, które regularnie sprzedają bilety na koncerty klientom biznesowym, wystawiają faktury za warsztaty lub emisję głosu, fakturują wkłady sponsorów albo refakturują honoraria zewnętrznych solistów. Ale także stowarzyszenia utrzymujące się wyłącznie ze składek zyskują, gdy dla pojedynczych członków lub sponsorów potrzebują porządnej faktury – funkcja nie jest powiązana z wolumenem rozliczeń i nie kosztuje też żadnej dodatkowej licencji w abonamencie. Oszczędzasz miesięczne opłaty za zewnętrzne narzędzia do fakturowania, utrzymujesz obieg dokumentów w tym samym systemie co członków, książkę kasową i zarządzanie dokumentami, a obowiązek e-faktury i archiwizację zgodną z GoBD masz załatwione od razu. Kto już pracuje z książką kasową Chorilo, znajdzie nową sekcję faktur bezpośrednio w lewym menu pod „Książka kasowa” – pierwszy własny szablon zaprojektujesz w pięć minut.