Yönetim kurulu alanı: Dernek posta kutusu, tutanaklar ve görevler tek yerde

Hemen her koroda o tek adres vardır: info@ ya da yonetim@ – konser talepleri, faturalar, birlikten gelen yazılar, bir korocunun aidatla ilgili sorusu hep buraya gelir. Ve hemen her koroda aynı belirsizlik yaşanır: Biri bununla ilgilendi mi? Kim, tam olarak? Bu zaten geçen toplantıda konuşulmamış mıydı? Chorilo'daki yönetim kurulu alanı tam da burada devreye giriyor. Ortak posta kutusunu, toplantıları, tutanakları ve bunlardan doğan görevleri tek bir yerde toplar — ve kimin neyle ilgilendiğini görünür kılar.

Bu alan şu anda kapalı beta aşamasında. Derneğinizle denemek isterseniz destek ekibimize support@chorilo.com adresinden yazın — alanı korunuz için etkinleştiririz ve pratikten gelen her geri bildirime seviniriz.

Yönetim kurulu alanı neleri kapsıyor

Yönetim kurulu alanı, Chorilo'nun kendine ait, kapalı bir bölümüdür. Onu yalnızca koroda bunun için açıkça yetki almış kişiler görür; diğer tüm üyeler için bu alan basitçe yoktur. İçinde, yönetim kurulu çalışmasında zaten bir arada olan dört şey bulunur: ortak dernek posta kutusu, tutanaklarıyla birlikte toplantılar, tüm kararların ve görevlerin kaydı ve dernekte hangi alandan kimin sorumlu olduğuna dair bir genel bakış. Her şey aynı alanda durduğu için hiçbir şeyin kopyalanması, iletilmesi ya da yeniden yazılması gerekmez.

Ortak dernek posta kutusu: tek tek iletmek yerine birlikte okumak

İşin kalbi posta kutusudur. Mevcut bir dernek posta kutusunu — derneğin kendi adresini, GMX, web.de, IONOS ya da Gmail'i — bağlarsınız ve ardından yönetim kurulu derneğin postalarını Chorilo'da birlikte görür. Bir yönlendirme olarak değil, herkesin aynı şifreyi bildiği bir toplu posta kutusu olarak da değil, ortak bir çalışma havuzu olarak: Her kişi kendi Chorilo hesabıyla giriş yapar ve her posta kutusu için onu kimin görebileceğini ve kullanabileceğini siz belirlersiniz. Bu erişim listesinde olmayan kişi posta kutusunu görmez. Erişim bilgileri ve içerikler şifrelenmiş olarak saklanır, ekler sağlayıcıda kalır ve yalnızca gerektiğinde alınır.

Böylece klasik iletme zinciri sona eriyor. Şimdiye kadar haziran ayındaki küçük bir konser talebi şu anlama geliyordu: Şifreyi bilen kişi e-postayı okur, başkana iletir, başkan onu nota sorumlusuna iletir ve üç hafta sonra biri herkese buna aslında birinin yanıt verip vermediğini sorar. Chorilo'da e-posta en başından itibaren onunla ilgisi olan herkesin önündedir — ve onunla ne yapıldığı hemen yanında yazar.

Atama, notlar, şablonlar: işi görünür biçimde paylaştırmak

Her mesajın bir çalışma durumu vardır: yeni, atanmış ya da tamamlanmış. Tek tıkla bir e-postayı yönetim kurulundan bir kişiye atarsınız — o zaman mesajın yanında onun adı yazar, telefonuna bir bildirim gelir ve diğer herkes bilir: Bu iş birine verildi, benim bir şey yapmama gerek yok. İş bitince tamamlandı olarak işaretlenir ve kaybolmadan gelen kutusundan çıkar. Sekmeler sayesinde yeni ne geldiğini, size kişisel olarak neyin atandığını, neyin zaten yanıtlandığını ve neyin kapandığını her an görürsünüz.

Buna günlük işte fark yaratan küçük ayrıntılar da eklenir: Her e-postanın altına, asla dışarı gitmeyen dahili notlar bırakılabilir — örneğin „Kilise ofisiyle telefonda konuştum, tarih uygun, yarın yanıt vereceğim“. Yanıtları doğrudan Chorilo'dan, derneğin imzasıyla ve derneğin adresinden yazarsınız; o an hangi özel hesaptan çalıştığınızın bir önemi yoktur. Tekrar eden yanıtları — konserler için fiyat bilgisini, deneme provasına gelmek isteyenler için bilgilendirmeyi — bir kez şablon olarak kaydeder, sonra tek tıkla eklersiniz. Ve yine de yanlış bir e-posta çıkarsa: Gönderilen bir metin ilk birkaç anda hâlâ geri alınabilir.

Bir e-postadan bir tutanak maddesi doğar

En önemli adım, normalde hep kaybolan adımdır: e-postadan karara. Her mesajdan doğrudan yönetim kurulu çalışması için bir madde oluşturursunuz. İki yol vardır. Birincisi: bir görev. Ne yapılması gerektiğini kısaca yazar, sorumlu kişiyi ve isteğe bağlı olarak bir tarihi seçersiniz — madde, bunun için bir toplantı yapılmasına gerek kalmadan yönetim kurulunun kaydına düşer. İkincisi: bir gündem maddesi. Bu madde ya hemen önceden planlanmış bir toplantının gündemine girer ya da bir sonraki toplantı için not alınır ve toplantı oluşturulurken eklenmek üzere önerilir.

Her iki madde de e-postayla bağlantısını korur: Mesajın yanında ondan ne doğduğu yazar, tutanakta da maddenin bir e-postadan geldiği anlaşılır. Haziran ayındaki küçük konser talebi böylece artık birinin hatırlaması gereken bir e-posta değil, bir sonraki toplantıda kendiliğinden masaya gelen bir gündem maddesidir.

Toplantı ve tutanak: not tutmadan not tutmak

Bir toplantıyı önceden taslak olarak oluşturur ve gündemi doldurursunuz — posta kutusundan not alınmış maddelerle ve son tutanaktaki, isterseniz aktarılabilen açık maddelerle. Toplantı sırasında yetkili herkes aynı tutanağı birlikte yazar; her madde bir gündem maddesi, bir not, bir karar ya da bir görevdir. Kararlar oylama sonucunu da kaydeder, görevlere hemen bir sorumlu kişi atanır.

İsterseniz Chorilo toplantı sırasında uygulama üzerinden dinler ve kabul edebileceğiniz ya da reddedebileceğiniz tutanak maddeleri önerir. Bu yalnızca orada bulunan herkes onay verdiyse olur — her kişi kendisi için karar verir ve tam onay olmadan kayıt yapılmaz. Ses kaydı, toplantı kapatıldıktan kısa süre sonra silinir; geriye kalan tutanaktır. Sonunda tutanağı kapatırsınız: Bundan sonra değiştirilemez, PDF olarak indirilebilir ve kalıcı olarak dernekte kalır.

Kararlar ve görevler artık tutanak klasöründe kaybolmuyor

Toplantılarda karara bağlanan ya da paylaştırılan her şey tek bir kayıtta toplanır: bir yanda kararlar, diğer yanda sorumlularıyla birlikte görevler. Görevler orada işaretlenip tamamlanabilir ve gerekirse yeniden açılabilir; posta kutusundan gelen maddeler de eşit şekilde hemen yanında durur. Bir arama alanı tüm kapatılmış tutanaklarda arama yapar: „Destekçi üyelerin aidatı hakkında ne karar vermiştik?“ gibi bir soru sorarsınız ve cevabı, geldiği tutanaklardaki kaynaklarıyla birlikte alırsınız. Bu, eski dosyalarda sayfa sayfa aramanın — ve hâlâ hatırlayan biri var mı diye herkese sormanın — yerini alır.

Aslında kim ne yapıyor?

Bunun yanında görev dağılımına dair sade bir genel bakış da var: Satırlarda derneğin alanları yer alır — finans, nota arşivi, basın, web sitesi, kutlamalar, GEMA, koro kıyafetleri —, sütunlarda ise yönetim kurulunuzdaki görevler. Bir tık „sorumlu“, bir tık daha „vekil“ olarak işaretler. Kulağa sıradan geliyor, ama her dernekte düzenli olarak ortaya çıkan soruları tam olarak yanıtlıyor: Sosyal medyayla kim ilgileniyor? Sayman tatildeyken kim yerine bakıyor? Ve yönetim kurulunda bir değişiklik olduğunda, yeni gelen kişi kendi görevine nelerin dahil olduğunu bir bakışta görür.

Bu neden yönetim kurulu çalışmasını hissedilir ölçüde kolaylaştırıyor

Koroda yönetim kurulu çalışması gönüllü bir iştir. Bunun için gereken zaman iş, aile ve prova arasında bulunur ve nadiren asıl görev için harcanır; daha çok etrafındaki işlere gider: e-postayı aramak, kimin neyi üstlendiğini sormak, pazar akşamı tutanağı temize çekmek, bilgiyi yerine gelecek kişiye aktarmak. Yönetim kurulu alanı tam da bu etrafındaki işleri ortadan kaldırır. Hiçbir şey artık yalnızca birinin özel gelen kutusunda durmaz. Sorumluluklar hafızaya bağlı değildir, e-postanın ve görevin yanında yazar. Tutanaklar toplantıdan sonra değil, toplantı sırasında oluşur. Ve bir görev el değiştirdiğinde şifre devredilmez, yalnızca bir erişim değiştirilir — tüm geçmiş dernekte kalır.

Betaya nasıl katılırsınız

Yönetim kurulu alanı, onu sakin ve titiz bir şekilde geliştirebilmemiz için şu anda sınırlı sayıda dernekle deneniyor. Bunun için bize kısaca support@chorilo.com adresinden yazın: korunuzun adıyla ve yönetim kurulunuzun bugün nasıl çalıştığına dair bir cümleyle. Alanı etkinleştiririz, sorularımız olursa size döneriz.

Fikirleriniz ya da eleştirileriniz varsa: Beta tam da bunun için var. Yukarıda yazılanların çoğu, bize nerede takıldıklarını anlatan yönetim kurullarıyla yaptığımız konuşmalardan doğdu. Dinlemeye devam etmekten memnuniyet duyarız.