Раздел правления: почтовый ящик объединения, протоколы и задачи в одном месте

Почти в каждом хоре есть этот один адрес: info@ или pravlenie@, куда приходят запросы на выступления, счета, письма от союза, вопрос певицы о членском взносе. И почти в каждом хоре царит одна и та же неуверенность: кто-нибудь этим занялся? А кто именно? Разве это не обсуждали уже на прошлом заседании? Именно здесь и помогает раздел правления в Chorilo. Он собирает общий почтовый ящик, заседания, протоколы и вытекающие из них задачи в одном месте — и показывает, кто чем занимается.

Сейчас раздел находится в закрытой бета-версии. Если Вы хотите опробовать его в своём объединении, напишите в нашу поддержку на support@chorilo.com — мы откроем его для Вашего хора и будем рады любому отзыву из практики.

Что охватывает раздел правления

Раздел правления — это отдельная, закрытая часть Chorilo. Его видит только тот, кто получил в хоре явное право на это; для всех остальных участников его просто не существует. В нём собраны четыре вещи, которые в работе правления и так связаны между собой: общий почтовый ящик объединения, заседания вместе с протоколом, реестр всех решений и задач и обзор того, кто в объединении отвечает за какое направление. Поскольку всё находится в одном разделе, ничего не нужно копировать, пересылать или перепечатывать.

Общий почтовый ящик объединения: читать вместе, а не пересылать по одному

Сердце раздела — почтовый ящик. Вы подключаете существующий почтовый ящик объединения — собственный адрес объединения, GMX, web.de, IONOS или Gmail, — и после этого правление видит почту объединения совместно в Chorilo. Не как пересылку и не как общий ящик, пароль от которого знают все, а как общий рабочий массив: каждый входит под своей учётной записью Chorilo, а Вы для каждого ящика определяете, кто вообще может его видеть и им пользоваться. Кого нет в этом списке доступа, тот ящика не видит. Данные для входа и содержимое хранятся в зашифрованном виде, вложения остаются у почтового провайдера и загружаются только при необходимости.

Так заканчивается классическая цепочка пересылок. Раньше запрос на небольшое выступление в июне означал: человек, знающий пароль, читает письмо, пересылает его председательнице, та пересылает его хранительнице нотного архива, а через три недели кто-нибудь спрашивает у всех, ответил ли на это вообще кто-нибудь. В Chorilo письмо с самого начала лежит у всех, кого оно касается, — а рядом видно, что с ним происходит.

Назначение, заметки, шаблоны: распределять работу так, чтобы это было видно

У каждого сообщения есть рабочий статус: новое, назначено или выполнено. Одним нажатием Вы назначаете письмо человеку из правления — тогда у сообщения появляется его имя, он получает уведомление на телефон, а все остальные знают: этим уже занимаются, мне ничего делать не нужно. Когда дело сделано, письмо отмечается как выполненное и исчезает из входящих, при этом не теряясь. По вкладкам Вы в любой момент видите, что пришло нового, что назначено лично Вам, на что уже ответили и что закрыто.

К этому добавляются мелочи, которые в повседневной работе всё и решают: под каждым письмом можно оставлять внутренние заметки, которые никогда не уходят наружу, — например: «Созвонилась с приходской канцелярией, дата подходит, отвечу завтра». Ответы Вы пишете прямо из Chorilo, с подписью объединения и с адреса объединения, независимо от того, с какой личной учётной записи Вы сейчас работаете. Повторяющиеся ответы — информацию о стоимости выступлений, сведения для тех, кто хочет прийти на пробную репетицию, — Вы один раз сохраняете как шаблон и затем вставляете одним нажатием. А если всё же уйдёт не то письмо: отправленный текст в первые мгновения ещё можно вернуть.

Из письма получается запись в протоколе

Самый важный шаг — тот, который обычно всегда теряется: от письма к решению. Из каждого сообщения Вы сразу создаёте запись для работы правления. Есть два пути. Первый: задача. Вы коротко вписываете, что нужно сделать, выбираете ответственного и при желании дату — запись попадает в реестр правления, и для этого даже не нужно проводить заседание. Второй: пункт повестки. Он либо сразу попадает в повестку уже запланированного заседания, либо откладывается на следующее заседание и предлагается к переносу при его создании.

Обе записи сохраняют связь с письмом: у сообщения видно, что из него получилось, а в протоколе понятно, что пункт пришёл из письма. Запрос на небольшое выступление в июне теперь уже не письмо, о котором кто-то должен помнить, а пункт повестки, который на следующем заседании сам окажется на столе.

Заседание и протокол: вести записи, не ведя записей

Заседание Вы заранее создаёте как черновик и заполняете повестку — отложенными пунктами из почтового ящика и открытыми пунктами из последнего протокола, которые по желанию можно перенести. Во время заседания все, у кого есть право, вместе пишут один и тот же протокол; каждая запись — это пункт повестки, заметка, решение или задача. В решениях фиксируется и результат голосования, у задач сразу появляется ответственный.

Если Вы хотите, Chorilo во время заседания слушает через приложение и предлагает записи для протокола, которые Вы принимаете или отклоняете. Это происходит, только если все присутствующие дали согласие — каждый решает за себя, и без полного согласия запись не ведётся. Аудиозапись удаляется вскоре после закрытия заседания; остаётся протокол. В конце Вы его закрываете: после этого он неизменяем, его можно скачать в формате PDF, и он навсегда остаётся у объединения.

Решения и задачи больше не пропадают в папке с протоколами

Всё, что на заседаниях было решено или распределено, собирается в одном реестре: с одной стороны решения, с другой — задачи с ответственными. Задачи там можно отмечать как выполненные и при необходимости открывать снова, а записи из почтового ящика стоят рядом на равных. Поле поиска ищет по всем закрытым протоколам: Вы задаёте вопрос вроде «Что мы решили насчёт взноса для поддерживающих членов?» и получаете ответ вместе с местами в протоколах, откуда он взят. Это заменяет листание старых файлов — и вопрос ко всем, помнит ли ещё кто-нибудь.

Кто, собственно, что делает?

Кроме того, есть простой обзор распределения задач: в строках стоят направления работы объединения — финансы, нотный архив, пресса, сайт, праздники, GEMA, хоровые костюмы, — в столбцах должности Вашего правления. Одно нажатие ставит «ответственный», ещё одно — «заместитель». Звучит банально, но отвечает именно на те вопросы, которые регулярно возникают в каждом объединении: кто занимается соцсетями? Кто подменит казначея, когда она в отпуске? А при смене состава правления преемник с первого взгляда видит, что относится к его должности.

Почему это заметно облегчает работу правления

Работа в правлении хора — это работа на общественных началах. Время на неё находится между работой, семьёй и репетицией, и тратится оно редко на саму задачу, а скорее на всё вокруг неё: поиск письма, расспросы, кто что взял на себя, перепечатку протокола в воскресенье вечером, передачу знаний преемникам. Раздел правления убирает именно это «всё вокруг». Ничто больше не лежит только в чьём-то личном почтовом ящике. Ответственность — не вопрос памяти, она указана у письма и у задачи. Протоколы появляются во время заседания, а не после него. А при смене должности передаётся не пароль, а просто переключается доступ — вся предыстория остаётся у объединения.

Как попасть в бета-версию

Сейчас раздел правления испытывается с небольшим числом объединений, чтобы мы могли развивать его спокойно и основательно. Просто напишите нам коротко на support@chorilo.com: укажите название Вашего хора и одним предложением опишите, как сегодня работает Ваше правление. Мы откроем раздел и свяжемся с Вами, если возникнут вопросы.

А если у Вас есть идеи или критика: именно для этого и существует бета-версия. Многое из того, что описано выше, родилось из разговоров с правлениями, которые рассказали нам, где у них что-то не ладится. Мы с удовольствием будем слушать и дальше.