Obszar zarządu: skrzynka stowarzyszenia, protokoły i zadania w jednym miejscu

Niemal w każdym chórze jest ten jeden adres: info@ albo zarzad@, na który trafiają zapytania o występy, faktury, poczta od związku, pytanie śpiewaczki o składkę. I niemal w każdym chórze panuje ta sama niepewność: czy ktoś się tym zajął? Kto właściwie? Czy to nie był już temat na ostatnim posiedzeniu? Właśnie tu wkracza obszar zarządu w Chorilo. Łączy wspólną skrzynkę, posiedzenia, protokoły i wynikające z nich zadania w jednym miejscu — i pokazuje, kto czym się zajmuje.

Obszar jest obecnie w zamkniętej wersji beta. Jeśli chcieliby Państwo wypróbować go w swoim stowarzyszeniu, prosimy napisać do naszego supportu na adres support@chorilo.com — odblokujemy go dla Państwa chóru i cieszymy się z każdej informacji zwrotnej z praktyki.

Co obejmuje obszar zarządu

Obszar zarządu to osobna, zamknięta część Chorilo. Widzi go tylko ten, kto w chórze otrzymał do tego wyraźne uprawnienie; dla wszystkich pozostałych członków po prostu nie istnieje. Zawiera cztery rzeczy, które w pracy zarządu i tak należą do siebie: wspólną skrzynkę stowarzyszenia, posiedzenia wraz z protokołem, rejestr wszystkich uchwał i zadań oraz przegląd tego, kto w stowarzyszeniu odpowiada za który obszar. Ponieważ wszystko znajduje się w tym samym miejscu, niczego nie trzeba kopiować, przekazywać dalej ani przepisywać.

Wspólna skrzynka stowarzyszenia: czytać razem zamiast przekazywać pojedynczo

Sercem jest skrzynka. Łączą Państwo istniejącą skrzynkę stowarzyszenia — własny adres stowarzyszenia, GMX, web.de, IONOS lub Gmail — a potem zarząd widzi pocztę stowarzyszenia wspólnie w Chorilo. Nie jako przekierowanie, nie jako skrzynkę zbiorczą, do której wszyscy znają to samo hasło, ale jako wspólny zasób roboczy: każda osoba loguje się własnym kontem Chorilo, a Państwo ustalają dla każdej skrzynki, kto w ogóle może ją widzieć i z niej korzystać. Kogo nie ma na tej liście dostępu, ten skrzynki nie widzi. Dane dostępowe i treści są przechowywane w postaci zaszyfrowanej, załączniki zostają u dostawcy i są pobierane tylko w razie potrzeby.

Tym samym kończy się klasyczny łańcuch przekazywania wiadomości. Do tej pory zapytanie o występ okolicznościowy w czerwcu oznaczało: osoba znająca hasło czyta maila, przekazuje go przewodniczącej, ta przekazuje go opiekunce archiwum nut, a trzy tygodnie później ktoś pyta wszystkich, czy w ogóle ktoś na to odpowiedział. W Chorilo mail od początku leży u wszystkich, których dotyczy — a obok widać, co się z nim dzieje.

Przypisywanie, notatki, szablony: widoczny podział pracy

Każda wiadomość ma swój stan: nowa, przypisana albo załatwiona. Jednym kliknięciem przypisują Państwo maila osobie z zarządu — wtedy przy wiadomości widnieje jej imię, dostaje ona powiadomienie na telefon, a wszyscy pozostali wiedzą: to jest już rozdzielone, nie muszę nic robić. Gdy sprawa zostanie załatwiona, oznacza się ją jako załatwioną i znika ze skrzynki odbiorczej, nie przepadając przy tym. Na kartach widzą Państwo w każdej chwili, co nowego wpłynęło, co zostało przypisane Państwu osobiście, na co już odpowiedziano i co jest zamknięte.

Do tego dochodzą drobiazgi, które w codziennej pracy robią różnicę: pod każdym mailem można zostawić notatki wewnętrzne, które nigdy nie wychodzą na zewnątrz — na przykład „Rozmawiałam z kancelarią parafialną, termin pasuje, odpowiem jutro”. Odpowiedzi piszą Państwo bezpośrednio z Chorilo, z podpisem stowarzyszenia i z adresu stowarzyszenia, niezależnie od tego, z jakiego prywatnego konta akurat Państwo pracują. Powtarzające się odpowiedzi — informację o cenach występów, informację dla osób chcących przyjść na próbę — zapisują Państwo raz jako szablon, a potem wstawiają go jednym kliknięciem. A jeśli jednak wyjdzie niewłaściwy mail: wysłany tekst można jeszcze cofnąć w pierwszych chwilach.

Z maila powstaje wpis do protokołu

Najważniejszy jest krok, który zwykle zawsze ginie: od maila do decyzji. Z każdej wiadomości tworzą Państwo bezpośrednio wpis do pracy zarządu. Do wyboru są dwie drogi. Pierwsza: zadanie. Wpisują Państwo krótko, co jest do zrobienia, wybierają osobę odpowiedzialną i opcjonalnie datę — wpis trafia do rejestru zarządu, nawet bez potrzeby zwoływania posiedzenia. Druga: punkt porządku obrad. Trafia on albo od razu do porządku obrad już zaplanowanego posiedzenia, albo zostaje zapisany na następne posiedzenie i zaproponowany do przejęcia przy jego tworzeniu.

Oba wpisy zachowują powiązanie z mailem: przy wiadomości widać, co z niej powstało, a w protokole można rozpoznać, że punkt pochodzi z maila. Zapytanie o występ okolicznościowy w czerwcu nie jest więc już mailem, o którym ktoś musi pamiętać, lecz punktem porządku obrad, który na następnym posiedzeniu sam pojawi się na stole.

Posiedzenie i protokół: notować, nie notując

Posiedzenie tworzą Państwo z wyprzedzeniem jako szkic i wypełniają porządek obrad — punktami zapisanymi ze skrzynki oraz otwartymi punktami z ostatniego protokołu, które na życzenie można przejąć. W trakcie posiedzenia wszystkie uprawnione osoby piszą wspólnie ten sam protokół; każdy wpis to punkt porządku obrad, notatka, uchwała lub zadanie. Uchwały zapisują także wynik głosowania, zadania od razu otrzymują osobę odpowiedzialną.

Jeśli Państwo chcą, Chorilo słucha w trakcie posiedzenia przez aplikację i proponuje wpisy do protokołu, które mogą Państwo przyjąć lub odrzucić. Dzieje się to tylko wtedy, gdy wszyscy obecni wyrazili zgodę — każda osoba decyduje za siebie, a bez pełnej zgody nic nie jest nagrywane. Nagranie dźwiękowe zostaje usunięte krótko po zamknięciu posiedzenia; zostaje protokół. Na końcu go Państwo zamykają: od tej chwili jest niezmienny, można go pobrać jako PDF i na stałe pozostaje w stowarzyszeniu.

Uchwały i zadania nie giną już w segregatorze z protokołami

Wszystko, co na posiedzeniach postanowiono lub rozdzielono, zbiera się w jednym rejestrze: z jednej strony uchwały, z drugiej zadania wraz z osobami odpowiedzialnymi. Zadania można tam odhaczać i w razie potrzeby ponownie otwierać, a wpisy ze skrzynki stoją obok na równych prawach. Pole wyszukiwania przeszukuje wszystkie zamknięte protokoły: zadają Państwo pytanie w rodzaju „Co postanowiliśmy w sprawie składki dla członków wspierających?” i otrzymują odpowiedź wraz z miejscami w protokołach, z których ona pochodzi. To zastępuje kartkowanie starych plików — i pytanie do wszystkich, czy ktoś jeszcze pamięta.

Kto właściwie co robi?

Obok tego jest prosty przegląd podziału zadań: w wierszach znajdują się obszary stowarzyszenia — finanse, archiwum nut, prasa, strona internetowa, uroczystości, GEMA, stroje chóru — w kolumnach funkcje Państwa zarządu. Jedno kliknięcie ustawia „odpowiedzialny”, kolejne „zastępstwo”. Brzmi to banalnie, ale odpowiada dokładnie na pytania, które regularnie pojawiają się w każdym stowarzyszeniu: kto zajmuje się mediami społecznościowymi? Kto wskakuje, gdy skarbniczka jest na urlopie? A przy zmianie w zarządzie następca widzi na pierwszy rzut oka, co należy do jego funkcji.

Dlaczego to wyraźnie ułatwia pracę zarządu

Praca w zarządzie chóru to wolontariat. Czas na nią powstaje między pracą zawodową, rodziną i próbą, a rzadko traci się go na właściwe zadanie — raczej na wszystko dookoła: szukanie maila, dopytywanie, kto co przejął, przepisywanie protokołu w niedzielę wieczorem, przekazywanie wiedzy następcom. Obszar zarządu usuwa właśnie to wszystko dookoła. Nic już nie leży wyłącznie w czyjejś prywatnej skrzynce odbiorczej. Odpowiedzialność nie jest kwestią pamięci, lecz widnieje przy mailu i przy zadaniu. Protokoły powstają w trakcie posiedzenia, a nie po nim. A przy zmianie funkcji nie przekazuje się hasła, tylko po prostu przestawia dostęp — cała wcześniejsza historia zostaje w stowarzyszeniu.

Jak dołączyć do wersji beta

Obszar zarządu jest obecnie testowany z niewielką liczbą stowarzyszeń, abyśmy mogli rozwijać go spokojnie i gruntownie. Wystarczy krótko napisać do nas na adres support@chorilo.com: z nazwą Państwa chóru i jednym zdaniem o tym, jak dziś pracuje Państwa zarząd. Odblokujemy obszar i odezwiemy się, jeśli będziemy mieć pytania.

A jeśli mają Państwo pomysły lub uwagi krytyczne: właśnie po to jest wersja beta. Wiele z tego, co opisano powyżej, powstało z rozmów z zarządami, które opowiedziały nam, gdzie u nich się zacina. Chętnie słuchamy dalej.