Üyeleri içe aktarma: Excel tablosundan eksiksiz üye listesine

Geçiş artık çok kolay

Pek çok koro, üye verilerini yıllardır Excel tablolarında veya başka programlarda yönetiyor. Tüm bu verileri yeni bir sisteme elle girme düşüncesi anlaşılır biçimde insanı caydırıyor. İşte yeni içe aktarma özelliğimiz tam bu noktada devreye giriyor. Mevcut üye listelerinizi doğrudan CSV veya Excel dosyalarından içe aktarabilir ve böylece saatlerce süren zahmetli yazma işinden kurtulabilirsiniz.

Bu özelliği grubunuzun üye yönetiminde bulabilirsiniz. Yeni içe aktarma düğmesine tıklamak, sizi tüm süreç boyunca yönlendiren düzenli bir sihirbaz açar. Teknik ön bilgisi olmayan kullanıcıların da sorunsuzca hedefe ulaşmasına özellikle önem verdik.

Esnek dosya biçimleri

İster CSV, ister XLS, ister modern XLSX biçimi olsun: İçe aktarma özelliği hepsini anlar. Yani mevcut sisteminizden aldığınız dışa aktarma dosyasını önceden dönüştürmeden doğrudan kullanabilirsiniz. Almanca umlautlar ve özel karakterler de, CSV dosyanız eski bir karakter kümesiyle kaydedilmiş olsa bile doğru şekilde tanınır. Sistem kullanılan kodlamayı otomatik olarak algılar ve buna göre uyum sağlar.

Henüz bir üye listeniz yoksa veya dosyanın nasıl yapılandırılması gerektiğinden emin değilseniz, içe aktarma penceresinde doğrudan örnek bir dosya indirebilirsiniz. Bu şablon, örnek verilerle en önemli alanları içerir ve kendi listeniz için bir başlangıç noktası olarak kullanılabilir.

Akıllı sütun tanıma

İçe aktarma özelliğinin kalbi otomatik sütun tanımadır. Bir dosya yüklediğinizde sistem sütun başlıklarını analiz eder ve bunları Chorilo'daki uygun alanlarla eşleştirmeye çalışır. “E-Mail” veya “Email” başlıklı bir sütun otomatik olarak e-posta alanıyla, “Vorname” veya “First Name” ad alanıyla eşleştirilir ve bu böyle devam eder. Bu hem Almanca hem de İngilizce adlandırmalarla çalışır.

Otomatik eşleştirmeyi elbette istediğiniz zaman değiştirebilirsiniz. Genel görünümde dosyanızdaki her sütun için ilk veri satırından bir örnek değer görürsünüz; böylece arkasında hangi verilerin bulunduğunu tam olarak bilirsiniz. Ardından bir açılır menüden uygun hedef alanı seçer ya da bir sütunun yok sayılmasına karar verirsiniz.

Ses gruplarını esnek şekilde atama

Ses gruplarının tanınması özellikle pratiktir. Üye listenizde seslerin yer aldığı bir sütun varsa, bunları hem tam adıyla hem de kısaltmasıyla belirtebilirsiniz. “Sopran 1” de “S1” de aynı şekilde çalışır, “Bass” de “B” de tanınır. Sistem bu bilgileri grubunuzda tanımlanmış ses gruplarıyla karşılaştırır ve üyeleri otomatik olarak doğru şekilde atar.

Bir ses kesin olarak atanamıyorsa, örneğin dosyanızdaki adlandırma tanımlı ses gruplarından farklı olduğu için, alan boş kalır ve atamayı daha sonra elle yapabilirsiniz. Böylece hiçbir veri kaybolmaz ve tam kontrol sizde kalır.

Tarih biçimleri anlaşılır

Veri içe aktarırken sık karşılaşılan bir sorun, farklı tarih biçimleridir. Almanya'da “10.12.2025” yazarız, başka ülkelerde ise “2025-12-10” veya “12/10/2025” yaygındır. İçe aktarma özelliği tüm bu biçimleri otomatik olarak tanır ve doğru biçime dönüştürür. İster doğum günü, ister katılım tarihi, ister evlilik yıl dönümü olsun: Verileri kaynak dosyanızda nasıl duruyorsa öyle girebilirsiniz, gerisini Chorilo halleder.

Tarihin dahili olarak sayı şeklinde saklandığı Excel'e özgü tarih biçimleri de doğru yorumlanır. Yani Excel'in verilerinizi dahili olarak nasıl sakladığını düşünmenize gerek yoktur.

İçe aktarmadan önce önizleme

Veriler gerçekten içe aktarılmadan önce sistem size ayrıntılı bir önizleme gösterir. Hangi üyelerin oluşturulacağını, hangi alanların dolu olduğunu ve herhangi bir sorun olup olmadığını tam olarak görürsünüz. Zorunlu alanları eksik olan veya geçersiz e-posta adresleri içeren satırlar işaretlenir ve içe aktarılamaz. Böylece sisteminize yalnızca temiz verilerin girmesini sağlarsınız.

Önizleme ayrıca bir özet de gösterir: Kaç satır geçerli, kaçı geçersiz ve hangi hatalar bulundu. Daha büyük listelerde ilk kayıtlar gösterilir; böylece yüzlerce satırın altında ezilmeden veri kalitesi hakkında bir fikir edinirsiniz.

Mevcut üyeler tanınır

İçe aktarma dosyanızdaki bir üye Chorilo'da zaten varsa ne olur? Sistem bunu e-posta adresinden tanır ve bu kayıtları otomatik olarak atlar. Böylece bazı kişiler zaten elle eklenmiş olsa bile eksiksiz bir üye listesini gönül rahatlığıyla içe aktarabilirsiniz. Mükerrer kayıtlar önlenir ve mevcut verileriniz değişmeden kalır.

İçe aktarmanın ardından, kaç üyenin yeni oluşturulduğunu ve kaçının atlandığını tam olarak gösteren bir özet alırsınız. Böylece genel görünümü korur ve neler olduğunu tam olarak bilirsiniz.

Davetler otomatik olarak gönderilir

Yeni oluşturulan her üye için otomatik olarak bir kullanıcı hesabı oluşturulur ve bir davet e-postası gönderilir. Yeni üyeler giriş bilgilerini alır ve hemen Chorilo'da oturum açabilir. Yani herkesi tek tek davet etmeniz gerekmez; tek bir içe aktarmayla tüm koronuzu sisteme dahil edebilirsiniz.

Davet e-postaları başlangıç için tüm önemli bilgileri içerir ve sisteminizde ayarlı olan dilde gönderilir. Böylece yeni üyeler kendilerini en baştan hoş karşılanmış ve iyi bilgilendirilmiş hisseder.

Tüm önemli alanlar desteklenir

İçe aktarma özelliği, bir üyeyi elle eklerken doldurabileceğiniz tüm alanları destekler. Ad ve e-posta adresi gibi temel verilerin yanı sıra adres bilgilerini, telefon numaralarını, SEPA otomatik ödemeleri için banka bilgilerini ve kişisel notları da içe aktarabilirsiniz. Dernek görevi ve sistemdeki rol de doğrudan içe aktarma sırasında belirlenebilir.

Her alanın doldurulması gerekmez. Yalnızca e-posta adresi zorunludur, çünkü oturum açmak için gereklidir. Diğer tüm alanlar isteğe bağlıdır ve daha sonra tamamlanabilir. Böylece en sade bir üye listesiyle bile başlayıp ayrıntıları zamanla tamamlayabilirsiniz.

Günlük kullanım için bir araç

İçe aktarma özelliği yalnızca tek seferlik geçiş için düşünülmemiştir. Günlük işleyişte de faydalı olabilir; örneğin bir üye kazanma kampanyasından sonra çok sayıda yeni koristin aynı anda katılması gerektiğinde. Herkesi tek tek eklemek yerine verileri bir tabloda toplar ve birkaç tıklamayla içe aktarırsınız.

Özelliği, hem büyük ilk içe aktarma için hem de daha küçük, düzenli eklemeler için uygun olacak şekilde tasarladık. Sihirbaz, ister iki ister iki yüz üye içe aktarın, sizi her seferinde güvenilir şekilde süreç boyunca yönlendirir.