Import członków: od arkusza Excel do kompletnej listy członków

Łatwe przejście

Wiele chórów od lat prowadzi dane swoich członków w arkuszach Excel lub innych programach. Myśl o ręcznym wpisywaniu wszystkich tych danych do nowego systemu zrozumiale odstrasza. Właśnie tu wkracza nasza nowa funkcja importu. Mogą Państwo zaimportować istniejące listy członków bezpośrednio z plików CSV lub Excel i oszczędzić sobie w ten sposób godzin żmudnego przepisywania.

Funkcję tę znajdą Państwo w zarządzaniu członkami swojego zespołu. Kliknięcie nowego przycisku importu otwiera przejrzysty kreator, który prowadzi Państwa przez cały proces. Szczególnie zależało nam na tym, aby także użytkownicy bez wiedzy technicznej bez problemu osiągnęli cel.

Elastyczne formaty plików

CSV, XLS czy nowoczesny format XLSX: funkcja importu rozumie je wszystkie. Mogą więc Państwo użyć bezpośrednio pliku eksportu z dotychczasowego systemu, bez wcześniejszego konwertowania. Także niemieckie umlauty i znaki specjalne są poprawnie rozpoznawane, nawet jeśli Państwa plik CSV został zapisany w starszym zestawie znaków. System automatycznie rozpoznaje użyte kodowanie i odpowiednio się do niego dostosowuje.

Jeśli nie mają Państwo jeszcze listy członków albo nie są pewni, jak powinien wyglądać plik, mogą Państwo pobrać przykładowy plik bezpośrednio w oknie importu. Ten szablon zawiera najważniejsze pola z przykładowymi danymi i może posłużyć jako punkt wyjścia dla Państwa własnej listy.

Inteligentne rozpoznawanie kolumn

Sercem funkcji importu jest automatyczne rozpoznawanie kolumn. Gdy wgrywają Państwo plik, system analizuje nagłówki kolumn i próbuje przypisać je do odpowiednich pól w Chorilo. Kolumna z nagłówkiem „E-Mail” lub „Email” zostaje automatycznie przypisana do pola e-mail, „Vorname” lub „First Name” do imienia i tak dalej. Działa to zarówno z niemieckimi, jak i z angielskimi nazwami.

Oczywiście w każdej chwili mogą Państwo dostosować automatyczne przypisanie. W przeglądzie widzą Państwo dla każdej kolumny swojego pliku przykładową wartość z pierwszego wiersza danych, dzięki czemu wiedzą Państwo dokładnie, jakie dane się za nią kryją. Następnie z menu rozwijanego wybierają Państwo odpowiednie pole docelowe albo decydują, że kolumna ma zostać pominięta.

Elastyczne przypisywanie grup głosowych

Szczególnie praktyczne jest rozpoznawanie grup głosowych. Jeśli Państwa lista członków zawiera kolumnę z głosami, mogą Państwo podać je zarówno pełną nazwą, jak i skrótem. „Sopran 1” działa tak samo jak „S1”, „Bass” jest rozpoznawany tak samo jak „B”. System porównuje te dane z grupami głosowymi zdefiniowanymi w Państwa zespole i automatycznie poprawnie przypisuje członków.

Jeśli głosu nie da się jednoznacznie przypisać, na przykład dlatego, że nazwa w Państwa pliku różni się od zdefiniowanych grup głosowych, pole pozostaje puste i mogą Państwo dokonać przypisania później ręcznie. Dzięki temu żadne dane nie przepadają, a Państwo zachowują pełną kontrolę.

Formaty dat są rozumiane

Częstym problemem przy imporcie danych są różne formaty dat. W Niemczech piszemy „10.12.2025”, w innych krajach popularne są „2025-12-10” lub „12/10/2025”. Funkcja importu automatycznie rozpoznaje wszystkie te formaty i przekształca je we właściwy format. Urodziny, data wstąpienia czy rocznica ślubu: mogą Państwo wprowadzić dane tak, jak znajdują się w pliku źródłowym, a Chorilo zajmie się resztą.

Także specyficzne dla Excela formaty dat, w których data jest wewnętrznie zapisana jako liczba, są poprawnie interpretowane. Nie muszą się więc Państwo zastanawiać, jak Excel wewnętrznie przechowuje Państwa dane.

Podgląd przed importem

Zanim dane zostaną faktycznie zaimportowane, system pokazuje Państwu szczegółowy podgląd. Widzą Państwo dokładnie, którzy członkowie zostaną dodani, które pola są wypełnione i czy występują jakieś problemy. Wiersze z brakującymi polami obowiązkowymi lub nieprawidłowymi adresami e-mail są oznaczane i nie mogą zostać zaimportowane. W ten sposób mają Państwo pewność, że do systemu trafiają tylko czyste dane.

Podgląd pokazuje też podsumowanie: ile wierszy jest prawidłowych, ile nieprawidłowych i jakie błędy znaleziono. Przy większych listach wyświetlane są pierwsze wpisy, aby mogli Państwo wyrobić sobie zdanie o jakości danych, nie będąc przytłoczonymi setkami wierszy.

Istniejący członkowie są rozpoznawani

Co się dzieje, gdy członek z Państwa pliku importu już istnieje w Chorilo? System rozpoznaje to na podstawie adresu e-mail i automatycznie pomija takie wpisy. Dzięki temu mogą Państwo bez obaw zaimportować kompletną listę członków, nawet jeśli niektóre osoby zostały już dodane ręcznie. Duplikaty są unikane, a Państwa istniejące dane pozostają niezmienione.

Po imporcie otrzymują Państwo podsumowanie, które dokładnie pokazuje, ilu członków dodano na nowo, a ilu pominięto. Dzięki temu zachowują Państwo przegląd i wiedzą dokładnie, co się stało.

Zaproszenia są wysyłane automatycznie

Dla każdego nowo dodanego członka automatycznie tworzone jest konto użytkownika i wysyłany e-mail z zaproszeniem. Nowi członkowie otrzymują dane dostępowe i mogą od razu zalogować się do Chorilo. Nie muszą więc Państwo zapraszać każdego z osobna, lecz mogą jednym importem wdrożyć cały swój chór.

E-maile z zaproszeniem zawierają wszystkie ważne informacje na start i są wysyłane w języku ustawionym w Państwa systemie. Dzięki temu nowi członkowie od początku czują się mile widziani i dobrze poinformowani.

Obsługiwane są wszystkie ważne pola

Funkcja importu obsługuje wszystkie pola, które mogą Państwo wypełnić także przy ręcznym dodawaniu członka. Oprócz podstawowych danych, takich jak imię i nazwisko oraz adres e-mail, mogą Państwo importować także dane adresowe, numery telefonów, dane bankowe do poleceń zapłaty SEPA oraz notatki osobiste. Również funkcję w stowarzyszeniu i rolę w systemie można ustalić bezpośrednio w ramach importu.

Nie każde pole musi być wypełnione. Obowiązkowy jest jedynie adres e-mail, ponieważ jest potrzebny do logowania. Wszystkie pozostałe pola są opcjonalne i można je uzupełnić później. Dzięki temu mogą Państwo zacząć nawet od minimalnej listy członków i stopniowo uzupełniać szczegóły.

Narzędzie na co dzień

Funkcja importu nie jest przeznaczona tylko do jednorazowego przejścia. Także w bieżącej pracy może się przydać, na przykład gdy po akcji rekrutacyjnej trzeba przyjąć naraz wiele nowych śpiewaczek i śpiewaków. Zamiast dodawać każdego z osobna, zbierają Państwo dane w tabeli i importują je kilkoma kliknięciami.

Zaprojektowaliśmy tę funkcję tak, aby nadawała się zarówno do dużego pierwszego importu, jak i do mniejszych, regularnych uzupełnień. Kreator za każdym razem niezawodnie prowadzi Państwa przez cały proces, niezależnie od tego, czy importują Państwo dwóch, czy dwustu członków.