Импорт членов хора: от таблицы Excel к полному списку участников

Переход без труда

Многие хоры годами ведут данные своих участников в таблицах Excel или других программах. Мысль о том, чтобы вручную вносить все эти данные в новую систему, по понятным причинам отпугивает. Именно здесь на помощь приходит наша новая функция импорта. Вы можете импортировать существующие списки участников прямо из файлов CSV или Excel и сэкономить часы утомительного набора текста.

Эту функцию Вы найдёте в управлении участниками Вашего коллектива. Нажатие на новую кнопку импорта открывает наглядный мастер, который проводит Вас через весь процесс. При этом нам было особенно важно, чтобы и пользователи без технических знаний без проблем добивались цели.

Гибкие форматы файлов

CSV, XLS или современный формат XLSX: функция импорта понимает их все. Значит, Вы можете напрямую использовать файл экспорта из своей прежней системы, не преобразуя его заранее. Немецкие умлауты и специальные символы тоже распознаются правильно, даже если Ваш CSV-файл сохранён в более старой кодировке. Система автоматически определяет использованную кодировку и подстраивается под неё.

Если у Вас ещё нет списка участников или Вы не уверены, как должен быть устроен файл, Вы можете скачать файл-образец прямо в окне импорта. Этот шаблон содержит самые важные поля с примерами данных и может послужить отправной точкой для Вашего собственного списка.

Умное распознавание столбцов

Сердце функции импорта - автоматическое распознавание столбцов. Когда Вы загружаете файл, система анализирует заголовки столбцов и пытается сопоставить их с подходящими полями в Chorilo. Столбец с заголовком «E-Mail» или «Email» автоматически сопоставляется с полем электронной почты, «Vorname» или «First Name» - с именем и так далее. Это работает как с немецкими, так и с английскими названиями.

Конечно, автоматическое сопоставление можно в любой момент изменить. В обзоре Вы видите для каждого столбца Вашего файла пример значения из первой строки данных, так что точно знаете, какие данные за ним скрываются. Затем в выпадающем меню Вы выбираете подходящее целевое поле или решаете, что столбец нужно пропустить.

Гибкое назначение партий

Особенно удобно распознавание партий. Если в Вашем списке участников есть столбец с голосами, их можно указать как полным названием, так и сокращением. «Sopran 1» работает так же, как «S1», «Bass» распознаётся так же, как «B». Система сверяет эти данные с партиями, заданными в Вашем коллективе, и автоматически правильно распределяет участников.

Если голос невозможно однозначно сопоставить, например потому, что название в Вашем файле отличается от заданных партий, поле остаётся пустым, и Вы можете назначить партию позже вручную. Так никакие данные не теряются, а Вы сохраняете полный контроль.

Форматы дат распознаются

Частая проблема при импорте данных - разные форматы дат. В Германии мы пишем «10.12.2025», в других странах принято «2025-12-10» или «12/10/2025». Функция импорта автоматически распознаёт все эти форматы и преобразует их в правильный формат. День рождения, дата вступления или годовщина свадьбы: Вы можете вводить данные так, как они записаны в исходном файле, а Chorilo позаботится об остальном.

Специфические для Excel форматы дат, в которых дата хранится внутри как число, тоже интерпретируются правильно. Так что Вам не нужно задумываться о том, как Excel хранит Ваши данные внутри.

Предпросмотр перед импортом

Прежде чем данные будут действительно импортированы, система показывает Вам подробный предпросмотр. Вы точно видите, какие участники будут созданы, какие поля заполнены и есть ли какие-либо проблемы. Строки с незаполненными обязательными полями или недействительными адресами электронной почты помечаются и не могут быть импортированы. Так Вы гарантируете, что в систему попадут только чистые данные.

Предпросмотр также показывает сводку: сколько строк действительны, сколько недействительны и какие ошибки найдены. В больших списках отображаются первые записи, чтобы Вы могли составить представление о качестве данных, не утопая в сотнях строк.

Существующие участники распознаются

Что происходит, если участник из Вашего файла импорта уже есть в Chorilo? Система распознаёт это по адресу электронной почты и автоматически пропускает такие записи. Так Вы можете без опасений импортировать полный список участников, даже если некоторые люди уже были добавлены вручную. Дубликатов не возникает, а Ваши существующие данные остаются без изменений.

После импорта Вы получаете сводку, в которой точно указано, сколько участников было создано заново и сколько пропущено. Так Вы сохраняете обзор и точно знаете, что произошло.

Приглашения отправляются автоматически

Для каждого нового участника автоматически создаётся учётная запись и отправляется письмо с приглашением. Новые участники получают данные для входа и могут сразу войти в Chorilo. То есть Вам не нужно приглашать каждого по отдельности - одним импортом Вы можете подключить весь свой хор.

Письма с приглашением содержат всю важную информацию для начала работы и отправляются на языке, установленном в Вашей системе. Так новые участники с самого начала чувствуют, что им рады и что они хорошо проинформированы.

Поддерживаются все важные поля

Функция импорта поддерживает все поля, которые Вы можете заполнить и при ручном добавлении участника. Помимо основных данных, таких как имя и адрес электронной почты, Вы можете импортировать также адреса, номера телефонов, банковские реквизиты для прямого дебетования SEPA и личные заметки. Должность в объединении и роль в системе тоже можно задать прямо при импорте.

Не каждое поле обязательно заполнять. Обязателен лишь адрес электронной почты, поскольку он нужен для входа. Все остальные поля необязательны и могут быть дополнены позже. Так Вы можете начать даже с минимального списка участников и постепенно дополнять подробности.

Инструмент на каждый день

Функция импорта предназначена не только для разового перехода. Она может пригодиться и в повседневной работе, например когда после кампании по привлечению участников нужно принять сразу много новых певиц и певцов. Вместо того чтобы добавлять каждого по отдельности, Вы собираете данные в таблицу и импортируете их в несколько кликов.

Мы сделали функцию так, чтобы она подходила как для большого первоначального импорта, так и для небольших регулярных дополнений. Мастер каждый раз надёжно проводит Вас через весь процесс, неважно, импортируете Вы двух или двести участников.