La directora del coro está en cama con fiebre, la sala de ensayo está reservada dos veces o la fiesta de verano de la asociación se suspende por lluvia. Tarde o temprano, todo coro tiene que suspender un ensayo. La única pregunta es cómo. Si usted quiere cancelar un ensayo del coro en Chorilo, no borra el evento, sino que lo marca como «Cancelado». El evento sigue visible, todos los miembros se enteran y no se pierde nada de lo que ya está vinculado a él. Para los eventos que todavía no están confirmados existe además la marca «Pendiente de confirmar».
Por qué borrar es la forma equivocada de cancelar un ensayo
Un evento borrado simplemente desaparece. Con él se van todas las respuestas, los comentarios, las tareas y los archivos adjuntos, y para siempre. Para los miembros resulta confuso: ayer el ensayo estaba en el calendario y hoy falta sin explicación. Quien no se haya dado cuenta de que se eliminó puede acabar ante una puerta cerrada.
Una cancelación, en cambio, es una información que todos deben ver. Por eso, en Chorilo un evento cancelado permanece en todos los lugares donde estaba: en la lista de eventos, en el calendario y en la página de inicio. Aparece tachado y marcado como «Cancelado». En la página de detalle, un aviso en la parte superior explica por qué no se celebra, siempre que usted haya indicado un motivo. Las respuestas, los comentarios, las tareas y los archivos se conservan por completo.
Cómo cancelar un ensayo del coro
Abra el evento y elija «Cancelar evento» en el menú «···». Funciona igual en el navegador que en la app. Chorilo le pide entonces un motivo, por ejemplo «La directora está enferma» o «Sala de ensayo no disponible». El motivo es opcional, pero ayuda a todos a entender la cancelación. Tras confirmar, el evento queda cancelado.
Si el ensayo forma parte de una serie, usted decide a qué se aplica la cancelación: solo a este evento, a este y todos los futuros o a todos los eventos de la serie. Así puede, por ejemplo, cancelar en un solo paso todos los ensayos de las vacaciones de verano.
¿Quién se entera de la cancelación?
Todas las personas que pueden ver el evento reciben un correo electrónico y una notificación push, cada una según sus propios ajustes de notificación. Los invitados con cuenta de Chorilo también reciben aviso. Si usted indicó un motivo, aparece directamente en el mensaje. No hace falta un correo masivo adicional, y nadie tiene que preguntar qué está pasando.
Si cancela varios eventos de una serie a la vez, se envía un único mensaje con todas las fechas afectadas. Diez correos para diez ensayos de vacaciones molestarían más de lo que informarían. Para los eventos que ya han pasado no se envía ningún mensaje. Quien ordena a posteriori y marca como «Cancelado» un ensayo que realmente no se celebró, no molesta a nadie.
Qué ocurre con un evento cancelado
En cuanto un evento se cancela, las respuestas quedan bloqueadas. Las que ya se dieron se conservan, pero no se pueden añadir nuevas. Ya no se envían recordatorios del evento, tampoco a quienes aún no habían respondido.
El evento desaparece de la suscripción al calendario personal, para que deje de estar en el calendario del móvil de los miembros. No cuenta en las estadísticas de asistencia ni en la exportación de asistencia. Esto es importante, porque cuando un ensayo se cancela, nadie ha faltado. Si usted evalúa la asistencia para reconocimientos o para la memoria anual de la asociación, obtiene cifras honestas. Y para un concierto cancelado no se crea ninguna Lista de Repertorio GEMA.
Cancelar un concierto: lo que ven el público y los compradores de entradas
En los conciertos no se trata solo de sus propios miembros. Si el evento aparece en la página web pública de su coro, sigue ahí con la marca «Cancelado», sin botón para comprar entradas. Quien lo consulte como público lo sabrá al instante. El evento también permanece en la suscripción al calendario público de la web, con «[Cancelado]» en el título.
Si hay entradas para el concierto, vendidas o repartidas gratis, el evento solo se puede cancelar cuando esas entradas se hayan anulado. Eso se hace en la pestaña «Entradas» del evento. El orden es intencionado: nadie debe quedarse con una entrada pagada para un concierto que no se celebra, esperando en vano su dinero.
Anular la cancelación
A veces la situación se aclara antes de lo esperado: la directora se ha recuperado, la sala está libre al final. Entonces abra el evento y elija «Anular cancelación». El evento vuelve a celebrarse, se puede responder de nuevo y los miembros reciben un mensaje. Como al cancelar no se borró nada, todo vuelve a estar ahí: las respuestas anteriores, los comentarios, las tareas y los archivos.
Eventos pendientes de confirmar: planificar antes de que todo esté decidido
No todos los eventos son seguros cuando usted los introduce. El ensayo adicional antes del concierto depende de que puedan venir suficientes cantantes. La actuación en las fiestas de la ciudad aún espera la confirmación del organizador. Para estos casos, marque la casilla «Pendiente de confirmar» al crear o editar el evento.
Los miembros ven la marca y saben que el evento aún no es seguro. Aun así pueden responder sí, no o quizás. Ahí está precisamente la utilidad: usted ve pronto quién tendría tiempo y puede decidir con esa base. Solo se envía un mensaje a todos si marca «Enviar notificación a todos los miembros».
Cuando el evento esté confirmado, vuelva a desmarcar la casilla. Si envía al mismo tiempo un aviso de cambio, los miembros verán en él «Pendiente de confirmar → Se celebra». En la suscripción al calendario personal, un evento pendiente de confirmar lleva «[Pendiente de confirmar]» en el título, para que también en el calendario del móvil quede claro que aún no es seguro. Y si al final el evento no se lleva a cabo, simplemente cancélelo.
¿Quién puede cancelar eventos?
Cancelar, anular una cancelación y marcar eventos como pendientes de confirmar puede hacerlo cualquier persona con permiso para editar eventos. De forma predeterminada, son los administradores y los moderadores. No hace falta ningún ajuste especial del coro: la función está ahí cuando la necesita, y los coros que no la usan no notan nada. Un evento que se celebra con normalidad sigue sin llevar ninguna marca.
Encontrará las instrucciones paso a paso en la ayuda sobre cómo cancelar eventos. La próxima vez que tenga que cancelar un ensayo del coro, bastan un clic en el menú y una frase breve sobre el motivo. Sus miembros se enteran al instante, y el evento sigue donde todos lo buscan.
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