Отмена хоровой репетиции: отметить мероприятие как «Отменено» вместо удаления

Руководительница хора лежит с температурой, репетиционный зал забронирован дважды или летний праздник коллектива срывается из-за дождя. Рано или поздно каждому хору приходится отменять репетицию. Вопрос лишь в том, как. Если Вы хотите отменить хоровую репетицию в Chorilo, Вы не удаляете мероприятие, а отмечаете его как «Отменено». Мероприятие остаётся на виду, все участники узнают об отмене, и ничего из того, что к нему уже привязано, не теряется. Для мероприятий, которые ещё не подтверждены, есть также пометка «Под вопросом».

Почему удаление – неправильный способ отменить репетицию

Удалённое мероприятие просто исчезает. Вместе с ним пропадают все ответы, комментарии, задачи и прикреплённые файлы, причём безвозвратно. Для участников это сбивает с толку: вчера репетиция ещё стояла в календаре, сегодня её нет без всяких объяснений. Кто не заметил, что её убрали, в худшем случае окажется перед закрытой дверью.

Отмена же – это информация, которую должны видеть все. Поэтому отменённое мероприятие в Chorilo остаётся везде, где оно было раньше: в списке мероприятий, в календаре и на главной странице. Оно зачёркнуто и отмечено как «Отменено». На странице мероприятия уведомление в самом верху объясняет, почему оно не состоится, если Вы указали причину. Ответы, комментарии, задачи и файлы полностью сохраняются.

Как отменить хоровую репетицию

Откройте мероприятие и выберите в меню «···» пункт «Отменить мероприятие». В браузере это работает так же, как в приложении. Затем Chorilo спросит о причине, например «Руководительница хора заболела» или «Репетиционный зал недоступен». Причина необязательна, но помогает всем понять отмену. После подтверждения мероприятие отменено.

Если репетиция входит в серию, Вы решаете, к чему относится отмена: только к этому мероприятию, к этому и всем будущим или ко всем мероприятиям серии. Так можно, например, одним действием отменить все репетиции на время летних каникул.

Кто узнаёт об отмене?

Все, кому разрешено видеть мероприятие, получают электронное письмо и push-уведомление, каждый в соответствии со своими настройками уведомлений. Приглашённые гости с учётной записью Chorilo тоже получают известие. Если Вы указали причину, она приводится прямо в сообщении. Дополнительная рассылка не нужна, и никому не приходится выяснять, что случилось.

Если Вы отменяете сразу несколько мероприятий серии, отправляется только одно сообщение со списком всех затронутых дат. Десять писем о десяти каникулярных репетициях скорее раздражали бы, чем информировали. О мероприятиях, которые уже прошли, сообщение не отправляется вовсе. Кто задним числом наводит порядок и отмечает как «Отменено» репетицию, которая действительно не состоялась, никого этим не беспокоит.

Что происходит с отменённым мероприятием

Как только мероприятие отменено, ответы блокируются. Уже данные ответы сохраняются, но новые оставить нельзя. Напоминания о мероприятии больше не отправляются, в том числе тем, кто ещё не ответил.

Мероприятие исчезает из личной подписки на календарь, чтобы больше не висеть в календаре на телефонах участников. Оно не учитывается ни в статистике посещаемости, ни в экспорте посещаемости. Это важно, ведь если репетиция отменена, никто её не пропустил. Кто использует посещаемость для поощрений или для годового отчёта коллектива, получает честные цифры. А для отменённого концерта не создаётся Сет-лист для GEMA.

Отмена концерта: что видят зрители и покупатели билетов

На концертах речь идёт не только о собственных участниках. Если мероприятие опубликовано на публичном сайте Вашего хора, оно остаётся там с пометкой «Отменено», без кнопки покупки билетов. Зрители, которые заглянут на сайт, сразу всё поймут. Мероприятие остаётся и в публичной подписке на календарь сайта, с «[Отменено]» в названии.

Если на концерт есть билеты, проданные или выданные бесплатно, мероприятие можно отменить только после того, как эти билеты аннулированы. Это делается на вкладке «Билеты» мероприятия. Такой порядок выбран намеренно: никто не должен остаться с оплаченным билетом на концерт, который не состоится, и напрасно ждать возврата денег.

Вернуть мероприятие

Иногда ситуация проясняется быстрее, чем ожидалось: руководительница хора снова здорова, зал всё-таки свободен. Тогда откройте мероприятие и выберите «Вернуть мероприятие». Мероприятие снова состоится, отвечать снова можно, а участники получают сообщение. Поскольку при отмене ничего не было удалено, всё снова на месте: прежние ответы, комментарии, задачи и файлы.

Мероприятия под вопросом: планировать, пока не всё решено

Не каждое мероприятие точно состоится в момент, когда Вы его вносите. Дополнительная репетиция перед концертом зависит от того, смогут ли прийти достаточно певцов. Выступление на городском празднике ещё ждёт подтверждения организатора. Для таких случаев при создании или редактировании мероприятия поставьте галочку «Под вопросом».

Участники видят пометку и знают, что мероприятие ещё не точно. Тем не менее они могут ответить «да», «нет» или «может быть». Именно в этом польза: Вы заранее видите, у кого было бы время, и можете решать на этой основе. Сообщение всем отправляется, только если Вы отметите «Отправить уведомление всем членам хора».

Когда мероприятие подтверждено, снимите галочку. Если при этом Вы отправите уведомление об изменении, участники увидят в нём «Под вопросом → Состоится». В личной подписке на календарь мероприятие под вопросом получает в названии приставку «[Под вопросом]», чтобы и в календаре на телефоне было ясно, что оно ещё не точно. А если мероприятие в итоге всё же не состоится, просто отмените его.

Кто может отменять мероприятия?

Отменять мероприятия, возвращать отменённые и отмечать мероприятия как «Под вопросом» могут все, у кого есть право редактировать мероприятия. По умолчанию это администраторы и модераторы. Отдельная настройка хора для этого не нужна: функция доступна, когда она Вам понадобится, а хоры, которые ею не пользуются, ничего не заметят. Мероприятие, которое проходит как обычно, по-прежнему не получает никакой пометки.

Пошаговую инструкцию Вы найдёте в справке об отмене мероприятий. Когда в следующий раз Вам придётся отменить хоровую репетицию, будет достаточно одного клика в меню и короткой фразы о причине. Участники узнают об этом сразу, а мероприятие останется там, где его все ищут.