Annuler une répétition de chœur : marquer l'événement « Annulé » au lieu de le supprimer

La cheffe de chœur est au lit avec de la fièvre, la salle de répétition est réservée deux fois, ou la fête d'été de l'association tombe à l'eau. Tôt ou tard, chaque chœur doit annuler une répétition. Toute la question est de savoir comment. Pour annuler une répétition de chœur dans Chorilo, vous ne supprimez pas l'événement, vous le marquez « Annulé ». L'événement reste visible, tous les membres sont informés, et rien de ce qui y est déjà rattaché ne se perd. Pour les événements qui ne sont pas encore confirmés, il existe aussi la mention « Sous réserve ».

Pourquoi supprimer est la mauvaise façon d'annuler une répétition

Un événement supprimé a tout simplement disparu. Avec lui s'en vont toutes les réponses, les commentaires, les tâches et les fichiers joints, et ce définitivement. Pour les membres, c'est déroutant : hier, la répétition figurait encore au calendrier, aujourd'hui elle a disparu sans explication. Quiconque n'a pas remarqué sa suppression risque de se retrouver devant une porte fermée.

Une annulation, en revanche, est une information que tout le monde doit voir. C'est pourquoi, dans Chorilo, un événement annulé reste partout où il figurait : dans la liste des événements, dans le calendrier et sur la page d'accueil. Il est barré et marqué « Annulé ». Sur la page de détail, un bandeau tout en haut explique pourquoi il n'a pas lieu, si vous avez indiqué un motif. Les réponses, commentaires, tâches et fichiers sont intégralement conservés.

Comment annuler une répétition de chœur

Ouvrez l'événement et choisissez « Annuler l'événement » dans le menu « ··· ». Cela fonctionne de la même manière dans le navigateur et dans l'appli. Chorilo vous demande alors un motif, par exemple « La cheffe de chœur est malade » ou « Salle de répétition indisponible ». Le motif est facultatif, mais il aide chacun à comprendre l'annulation. Une fois confirmé, l'événement est annulé.

Si la répétition fait partie d'une série, vous choisissez à quoi s'applique l'annulation : uniquement cet événement, celui-ci et tous les suivants, ou tous les événements de la série. Vous pouvez ainsi annuler en une seule étape toutes les répétitions des vacances d'été, par exemple.

Qui est informé de l'annulation ?

Toutes les personnes autorisées à voir l'événement reçoivent un e-mail et une notification push, chacune selon ses propres paramètres de notification. Les invités disposant d'un compte Chorilo sont également prévenus. Si vous avez indiqué un motif, il figure directement dans le message. Inutile d'envoyer un e-mail groupé en plus, et personne n'a besoin de se renseigner pour savoir ce qui se passe.

Si vous annulez plusieurs événements d'une série en même temps, un seul message est envoyé, avec la liste de toutes les dates concernées. Dix e-mails pour dix répétitions de vacances agaceraient plus qu'ils n'informeraient. Pour les événements déjà passés, aucun message n'est envoyé. Si vous faites du rangement après coup et marquez « Annulé » une répétition qui n'a effectivement pas eu lieu, vous ne dérangez personne.

Ce qui se passe pour un événement annulé

Dès qu'un événement est annulé, les réponses sont verrouillées. Celles déjà données restent enregistrées, mais il n'est plus possible d'en ajouter. Plus aucun rappel n'est envoyé pour l'événement, pas même à ceux qui n'avaient pas encore répondu.

L'événement disparaît de l'abonnement au calendrier personnel, pour ne plus encombrer l'agenda du téléphone des membres. Il ne compte ni dans les statistiques de présence ni dans l'export des présences. C'est important, car lorsqu'une répétition est annulée, personne n'a été absent. Si vous analysez les présences pour des distinctions ou pour le rapport annuel de l'association, vous obtenez des chiffres justes. Et aucune Liste de Répertoire GEMA n'est créée pour un concert annulé.

Annuler un concert : ce que voient le public et les acheteurs de billets

Pour un concert, il ne s'agit pas seulement de vos membres. Si l'événement figure sur le site public de votre chœur, il y reste avec la mention « Annulé », sans bouton d'achat de billets. Les spectateurs qui consultent le site sont immédiatement fixés. L'événement reste aussi dans l'abonnement au calendrier public du site, avec « [Annulé] » dans le titre.

S'il existe des billets pour le concert, vendus ou distribués gratuitement, l'événement ne peut être annulé qu'une fois ces billets annulés. Cela se fait dans l'onglet « Billets » de l'événement. Cet ordre est voulu : personne ne doit se retrouver avec un billet payé pour un concert qui n'a pas lieu, à attendre en vain son remboursement.

Rétablir un événement annulé

Parfois, la situation s'éclaircit plus vite que prévu : la cheffe de chœur est rétablie, la salle est finalement libre. Ouvrez alors l'événement et choisissez « Rétablir l'événement ». L'événement a de nouveau lieu, les réponses sont à nouveau possibles, et les membres reçoivent un message. Comme rien n'a été supprimé lors de l'annulation, tout est là : les réponses précédentes, les commentaires, les tâches et les fichiers.

Événements sous réserve : planifier avant que tout soit fixé

Tous les événements ne sont pas certains au moment où vous les saisissez. La répétition supplémentaire avant le concert dépend du nombre de choristes disponibles. La prestation à la fête de la ville attend encore l'accord de l'organisateur. Dans ces cas, cochez la case « Sous réserve » lors de la création ou de la modification de l'événement.

Les membres voient la mention et savent que l'événement n'est pas encore sûr. Ils peuvent tout de même répondre oui, non ou peut-être. C'est précisément l'intérêt : vous voyez tôt qui serait disponible et pouvez décider sur cette base. Un message à tous n'est envoyé que si vous cochez « Envoyer la notification à tous les membres ».

Une fois l'événement confirmé, décochez la case. Si vous envoyez en même temps une notification de modification, les membres y voient « Sous réserve → A lieu ». Dans l'abonnement au calendrier personnel, un événement sous réserve porte « [Sous réserve] » dans son titre, pour que l'agenda du téléphone indique lui aussi qu'il n'est pas encore certain. Et si l'événement ne se fait finalement pas, il suffit de l'annuler.

Qui peut annuler des événements ?

Toute personne autorisée à modifier les événements peut les annuler, rétablir un événement annulé et mettre des événements sous réserve. Par défaut, ce sont les administrateurs et les modérateurs. Aucun réglage particulier du chœur n'est nécessaire : la fonction est là quand vous en avez besoin, et les chœurs qui ne l'utilisent pas ne remarquent rien. Un événement qui a lieu normalement ne porte toujours aucune mention.

Vous trouverez les instructions pas à pas dans la page d'aide sur l'annulation d'événements. La prochaine fois que vous devrez annuler une répétition de chœur, un clic dans le menu et une courte phrase sur le motif suffiront. Vos membres sont informés immédiatement, et l'événement reste là où tout le monde le cherche.