Chorprobe absagen: Termine als „Fällt aus“ markieren statt löschen

Die Chorleiterin liegt mit Fieber im Bett, der Probenraum ist doppelt belegt, oder das Sommerfest des Vereins fällt ins Wasser. Irgendwann muss jeder Chor eine Probe absagen. Die Frage ist nur, wie. Wer in Chorilo eine Chorprobe absagen möchte, löscht den Termin nicht, sondern markiert ihn als „Fällt aus“. Der Termin bleibt sichtbar, alle Mitglieder erfahren davon, und nichts von dem, was schon an ihm hängt, geht verloren. Für Termine, die noch nicht feststehen, gibt es außerdem die Markierung „Unter Vorbehalt“.

Warum Löschen die falsche Art ist, eine Probe abzusagen

Ein gelöschter Termin ist einfach weg. Mit ihm verschwinden alle Rückmeldungen, Kommentare, Aufgaben und angehängten Dateien, und zwar endgültig. Für die Mitglieder ist das verwirrend: Gestern stand die Probe noch im Kalender, heute fehlt sie ohne Erklärung. Wer nicht mitbekommen hat, dass sie gestrichen wurde, steht im schlimmsten Fall vor verschlossener Tür.

Eine Absage ist dagegen eine Information, die alle sehen sollen. Deshalb bleibt ein abgesagter Termin in Chorilo überall dort stehen, wo er vorher stand: in der Terminliste, im Kalender und auf der Startseite. Er ist durchgestrichen und mit „Fällt aus“ markiert. Auf der Detailseite erklärt ein Hinweis ganz oben, warum der Termin nicht stattfindet, sofern Sie einen Grund angegeben haben. Rückmeldungen, Kommentare, Aufgaben und Dateien bleiben vollständig erhalten.

So sagen Sie eine Chorprobe ab

Öffnen Sie den Termin und wählen Sie im Menü „···“ den Punkt „Termin absagen“. Das funktioniert im Browser genauso wie in der App. Chorilo fragt dann nach einem Grund, zum Beispiel „Chorleiterin ist krank“ oder „Probenraum nicht verfügbar“. Der Grund ist freiwillig, hilft aber allen, die Absage einzuordnen. Nach dem Bestätigen ist der Termin abgesagt.

Gehört die Probe zu einer Terminserie, legen Sie fest, wofür die Absage gilt: nur für diesen Termin, für diesen und alle künftigen oder für alle Termine der Serie. So lassen sich zum Beispiel alle Proben in den Sommerferien in einem Schritt absagen.

Wer erfährt von der Absage?

Alle, die den Termin sehen dürfen, bekommen eine E-Mail und eine Push-Nachricht, jeweils so, wie sie es in ihren eigenen Benachrichtigungseinstellungen festgelegt haben. Eingeladene Gäste mit Chorilo-Konto werden ebenfalls informiert. Haben Sie einen Grund angegeben, steht er direkt in der Nachricht. Eine zusätzliche Rundmail ist nicht nötig, und niemand muss erst nachfragen, was los ist.

Sagen Sie mehrere Termine einer Serie auf einmal ab, kommt nur eine einzige Nachricht, in der alle betroffenen Termine aufgelistet sind. Zehn Mails für zehn Ferienproben würden eher nerven als informieren. Für Termine, die schon vorbei sind, geht gar keine Nachricht raus. Wer im Nachhinein aufräumt und eine Probe, die tatsächlich ausgefallen ist, als „Fällt aus“ markiert, stört damit niemanden.

Was mit einem abgesagten Termin passiert

Sobald ein Termin ausfällt, sind Rückmeldungen gesperrt. Antworten, die schon gegeben wurden, bleiben gespeichert, neue sind aber nicht mehr möglich. Erinnerungen an den Termin gehen keine mehr raus, auch nicht an diejenigen, die noch nicht geantwortet hatten.

Aus dem persönlichen Kalender-Abo verschwindet der Termin, damit er nicht länger im Handykalender der Mitglieder steht. In der Anwesenheitsstatistik und im Anwesenheitsexport zählt er nicht mit. Das ist wichtig, denn bei einer ausgefallenen Probe hat niemand gefehlt. Wer die Anwesenheit für Ehrungen oder den Jahresbericht des Vereins auswertet, bekommt so ehrliche Zahlen. Und für ein abgesagtes Konzert wird keine GEMA-Setlist erstellt.

Konzert absagen: was Besucher und Ticketkäufer sehen

Bei Konzerten geht es nicht nur um die eigenen Mitglieder. Steht der Termin auf der öffentlichen Webseite Ihres Chores, bleibt er dort mit der Markierung „Fällt aus“ stehen, ohne Knopf zum Ticketkauf. Wer als Konzertbesucher nachsieht, weiß sofort Bescheid. Auch im öffentlichen Kalender-Abo der Webseite bleibt der Termin stehen, mit „[Fällt aus]“ im Titel.

Gibt es für das Konzert Tickets, egal ob verkauft oder kostenlos ausgegeben, lässt sich der Termin erst absagen, wenn diese Tickets storniert sind. Das erledigen Sie im Tab „Tickets“ des Termins. Die Reihenfolge ist Absicht: Niemand soll mit einem bezahlten Ticket für ein Konzert dastehen, das nicht stattfindet, und vergeblich auf sein Geld warten.

Absage zurücknehmen

Manchmal klärt sich die Lage schneller als gedacht: Die Chorleiterin ist wieder gesund, der Raum ist doch frei. Dann öffnen Sie den Termin und wählen „Absage zurücknehmen“. Der Termin findet wieder statt, Rückmeldungen sind wieder möglich, und die Mitglieder bekommen eine Nachricht. Weil beim Absagen nichts gelöscht wurde, ist alles wieder da: die bisherigen Zusagen, die Kommentare, die Aufgaben und die Dateien.

Termine unter Vorbehalt: planen, bevor alles feststeht

Nicht jeder Termin ist sicher, wenn Sie ihn eintragen. Die Zusatzprobe vor dem Konzert hängt davon ab, ob genug Sängerinnen und Sänger können. Der Auftritt beim Stadtfest wartet noch auf die Zusage des Veranstalters. Für solche Fälle setzen Sie beim Anlegen oder Bearbeiten den Haken „Unter Vorbehalt“.

Die Mitglieder sehen die Markierung und wissen, dass der Termin noch nicht sicher ist. Trotzdem können sie zusagen, absagen oder mit „Vielleicht“ antworten. Genau darin liegt der Nutzen: Sie sehen früh, wer Zeit hätte, und können auf dieser Grundlage entscheiden. Eine Nachricht an alle geht dabei nur raus, wenn Sie „Benachrichtigung an alle Mitglieder senden“ ankreuzen.

Steht der Termin fest, nehmen Sie den Haken wieder heraus. Schicken Sie dabei eine Änderungsnachricht, sehen die Mitglieder darin „Unter Vorbehalt → Findet statt“. Im persönlichen Kalender-Abo trägt ein Termin unter Vorbehalt den Zusatz „[Unter Vorbehalt]“ im Titel, damit auch im Handykalender klar ist, dass er noch wackelt. Kommt der Termin am Ende doch nicht zustande, sagen Sie ihn einfach ab.

Wer darf Termine absagen?

Absagen, die Absage zurücknehmen und Termine unter Vorbehalt stellen dürfen alle, die Termine bearbeiten dürfen. Standardmäßig sind das Administratoren und Moderatoren. Eine eigene Einstellung im Chor braucht es dafür nicht: Die Funktion ist da, wenn Sie sie brauchen, und Chöre, die sie nicht nutzen, merken nichts davon. Ein Termin, der ganz normal stattfindet, trägt auch weiterhin keine Markierung.

Die Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in der Hilfe zum Absagen von Terminen. Wenn Sie das nächste Mal eine Chorprobe absagen müssen, genügen ein Klick im Menü und ein kurzer Satz zum Grund. Ihre Mitglieder erfahren davon sofort, und der Termin bleibt dort, wo alle ihn suchen.