Koorrepetitie afzeggen: een evenement op ‘Gaat niet door’ zetten in plaats van verwijderen

De dirigent ligt met koorts in bed, de repetitieruimte is dubbel geboekt, of het zomerfeest van de vereniging valt in het water. Vroeg of laat moet elk koor een repetitie afzeggen. De vraag is alleen hoe. Wil je in Chorilo een koorrepetitie afzeggen, dan verwijder je het evenement niet, maar zet je het op ‘Gaat niet door’. Het evenement blijft zichtbaar, alle leden krijgen het te horen, en niets van wat er al aan vastzit gaat verloren. Voor evenementen die nog niet vaststaan is er bovendien de markering ‘Onder voorbehoud’.

Waarom verwijderen de verkeerde manier is om een repetitie af te zeggen

Een verwijderd evenement is gewoon weg. Daarmee verdwijnen alle reacties, opmerkingen, taken en bijgevoegde bestanden, en wel voorgoed. Voor de leden is dat verwarrend: gisteren stond de repetitie nog in de agenda, vandaag is ze zonder uitleg verdwenen. Wie niet heeft gemerkt dat ze is geschrapt, staat in het ergste geval voor een dichte deur.

Een afgelasting is juist informatie die iedereen moet zien. Daarom blijft een afgelast evenement in Chorilo overal staan waar het eerder stond: in de evenementenlijst, in de kalender en op de startpagina. Het is doorgestreept en gemarkeerd met ‘Gaat niet door’. Op de detailpagina legt een melding helemaal bovenaan uit waarom het niet doorgaat, als je een reden hebt opgegeven. Reacties, opmerkingen, taken en bestanden blijven volledig bewaard.

Zo zeg je een koorrepetitie af

Open het evenement en kies in het menu ‘···’ de optie ‘Evenement afgelasten’. Dat werkt in de browser precies zo als in de app. Chorilo vraagt dan om een reden, bijvoorbeeld ‘Dirigent is ziek’ of ‘Repetitieruimte niet beschikbaar’. De reden is optioneel, maar helpt iedereen de afgelasting te begrijpen. Na het bevestigen is het evenement afgelast.

Hoort de repetitie bij een reeks, dan bepaal je waarvoor de afgelasting geldt: alleen voor dit evenement, voor dit en alle toekomstige, of voor alle evenementen van de reeks. Zo kun je bijvoorbeeld alle repetities in de zomervakantie in één keer afzeggen.

Wie krijgt bericht van de afgelasting?

Iedereen die het evenement mag zien, krijgt een e-mail en een pushmelding, telkens volgens de eigen meldingsinstellingen. Uitgenodigde gasten met een Chorilo-account worden ook geïnformeerd. Heb je een reden opgegeven, dan staat die direct in het bericht. Een extra rondmail is niet nodig, en niemand hoeft eerst rond te vragen wat er aan de hand is.

Zeg je meerdere evenementen van een reeks tegelijk af, dan komt er maar één bericht, met alle betrokken data op een rij. Tien mails voor tien vakantierepetities zouden eerder irriteren dan informeren. Voor evenementen die al voorbij zijn, gaat er helemaal geen bericht uit. Wie achteraf opruimt en een repetitie die echt niet is doorgegaan op ‘Gaat niet door’ zet, stoort daarmee niemand.

Wat er met een afgelast evenement gebeurt

Zodra een evenement niet doorgaat, zijn reacties geblokkeerd. Antwoorden die al zijn gegeven blijven bewaard, maar nieuwe zijn niet meer mogelijk. Er gaan geen herinneringen meer uit voor het evenement, ook niet naar wie nog niet had gereageerd.

Uit het persoonlijke agenda-abonnement verdwijnt het evenement, zodat het niet langer in de telefoonagenda van de leden staat. In de aanwezigheidsstatistiek en de aanwezigheidsexport telt het niet mee. Dat is belangrijk, want bij een afgelaste repetitie heeft niemand ontbroken. Wie de aanwezigheid gebruikt voor huldigingen of het jaarverslag van de vereniging, krijgt zo eerlijke cijfers. En voor een afgelast concert wordt geen GEMA Setlijst aangemaakt.

Een concert afgelasten: wat bezoekers en ticketkopers zien

Bij concerten gaat het niet alleen om je eigen leden. Staat het evenement op de openbare website van je koor, dan blijft het daar staan met de markering ‘Gaat niet door’, zonder knop om tickets te kopen. Concertbezoekers die even kijken, weten meteen waar ze aan toe zijn. Ook in het openbare agenda-abonnement van de website blijft het evenement staan, met ‘[Gaat niet door]’ in de titel.

Zijn er tickets voor het concert, verkocht of gratis uitgegeven, dan kun je het evenement pas afgelasten als die tickets zijn geannuleerd. Dat doe je in het tabblad ‘Tickets’ van het evenement. Die volgorde is bewust: niemand mag blijven zitten met een betaald ticket voor een concert dat niet doorgaat en tevergeefs op zijn geld wachten.

Afgelasting intrekken

Soms wordt het sneller duidelijk dan gedacht: de dirigent is weer beter, de ruimte is toch vrij. Open dan het evenement en kies ‘Afgelasting intrekken’. Het evenement gaat weer door, reageren is weer mogelijk, en de leden krijgen een bericht. Omdat er bij het afgelasten niets is verwijderd, is alles weer terug: de eerdere aanmeldingen, de opmerkingen, de taken en de bestanden.

Evenementen onder voorbehoud: plannen voordat alles vaststaat

Niet elk evenement staat vast op het moment dat je het invoert. De extra repetitie voor het concert hangt ervan af of genoeg zangers kunnen. Het optreden op het stadsfeest wacht nog op de bevestiging van de organisator. Voor zulke gevallen vink je bij het aanmaken of bewerken ‘Onder voorbehoud’ aan.

De leden zien de markering en weten dat het evenement nog niet zeker is. Toch kunnen ze ja, nee of misschien antwoorden. Daar zit precies het nut: je ziet vroeg wie tijd zou hebben en kunt op basis daarvan beslissen. Een bericht aan iedereen gaat alleen uit als je ‘Melding naar alle leden versturen’ aanvinkt.

Staat het evenement vast, dan haal je het vinkje weer weg. Stuur je daarbij een wijzigingsbericht, dan zien de leden daarin ‘Onder voorbehoud → Gaat door’. In het persoonlijke agenda-abonnement draagt een evenement onder voorbehoud ‘[Onder voorbehoud]’ in de titel, zodat ook in de telefoonagenda duidelijk is dat het nog niet zeker is. En komt het evenement uiteindelijk toch niet tot stand, dan afgelast je het gewoon.

Wie mag evenementen afgelasten?

Afgelasten, een afgelasting intrekken en evenementen onder voorbehoud zetten mag iedereen die evenementen mag bewerken. Standaard zijn dat beheerders en moderators. Een aparte instelling voor het koor is daarvoor niet nodig: de functie is er wanneer je haar nodig hebt, en koren die haar niet gebruiken merken er niets van. Een evenement dat gewoon doorgaat, krijgt ook voortaan geen markering.

De stapsgewijze uitleg vind je in de hulp over het afgelasten van evenementen. Moet je de volgende keer een koorrepetitie afzeggen, dan volstaan één klik in het menu en een korte zin over de reden. Je leden weten het meteen, en het evenement blijft staan waar iedereen het zoekt.