Odwołanie próby chóru: oznaczenie wydarzenia jako „Odwołane” zamiast usuwania

Dyrygentka leży w łóżku z gorączką, sala prób jest zarezerwowana podwójnie albo letni festyn stowarzyszenia nie dochodzi do skutku. Prędzej czy później każdy chór musi odwołać próbę. Pytanie tylko, jak. Jeśli chcą Państwo odwołać próbę chóru w Chorilo, nie usuwają Państwo wydarzenia, lecz oznaczają je jako „Odwołane”. Wydarzenie pozostaje widoczne, wszyscy członkowie się o tym dowiadują i nic z tego, co jest już z nim powiązane, nie ginie. Dla wydarzeń, które nie są jeszcze pewne, istnieje ponadto oznaczenie „Do potwierdzenia”.

Dlaczego usuwanie to zły sposób na odwołanie próby

Usunięte wydarzenie po prostu znika. Razem z nim przepadają wszystkie odpowiedzi, komentarze, zadania i załączone pliki, i to bezpowrotnie. Dla członków jest to mylące: wczoraj próba była jeszcze w kalendarzu, dziś zniknęła bez wyjaśnienia. Kto nie zauważył, że została skreślona, w najgorszym razie stanie przed zamkniętymi drzwiami.

Odwołanie jest natomiast informacją, którą wszyscy powinni zobaczyć. Dlatego odwołane wydarzenie w Chorilo pozostaje wszędzie tam, gdzie było wcześniej: na liście wydarzeń, w kalendarzu i na stronie startowej. Jest przekreślone i oznaczone jako „Odwołane”. Na stronie szczegółów komunikat na samej górze wyjaśnia, dlaczego się nie odbędzie, o ile podali Państwo powód. Odpowiedzi, komentarze, zadania i pliki zostają w całości zachowane.

Jak odwołać próbę chóru

Proszę otworzyć wydarzenie i wybrać w menu „···” opcję „Odwołaj wydarzenie”. W przeglądarce działa to tak samo jak w aplikacji. Chorilo zapyta wtedy o powód, na przykład „Dyrygentka jest chora” albo „Sala prób niedostępna”. Podanie powodu jest dobrowolne, ale pomaga wszystkim zrozumieć odwołanie. Po potwierdzeniu wydarzenie jest odwołane.

Jeśli próba należy do serii, decydują Państwo, czego dotyczy odwołanie: tylko tego wydarzenia, tego i wszystkich przyszłych albo wszystkich wydarzeń serii. W ten sposób można na przykład odwołać jednym krokiem wszystkie próby w wakacje letnie.

Kto dowiaduje się o odwołaniu?

Wszyscy, którzy mogą widzieć wydarzenie, dostają e-mail i powiadomienie push, każdy zgodnie z własnymi ustawieniami powiadomień. Zaproszeni goście z kontem Chorilo również są informowani. Jeśli podali Państwo powód, pojawia się on bezpośrednio w wiadomości. Dodatkowy e-mail do wszystkich nie jest potrzebny i nikt nie musi dopytywać, co się stało.

Jeśli odwołują Państwo kilka wydarzeń serii naraz, wysyłana jest tylko jedna wiadomość z listą wszystkich dotkniętych terminów. Dziesięć e-maili o dziesięciu wakacyjnych próbach bardziej by irytowało, niż informowało. Dla wydarzeń, które już minęły, nie jest wysyłana żadna wiadomość. Kto porządkuje po fakcie i oznacza jako „Odwołane” próbę, która rzeczywiście się nie odbyła, nikomu nie przeszkadza.

Co dzieje się z odwołanym wydarzeniem

Gdy tylko wydarzenie zostaje odwołane, odpowiedzi są zablokowane. Odpowiedzi już udzielone pozostają zapisane, ale nowych nie można już dodać. Nie są wysyłane żadne kolejne przypomnienia o wydarzeniu, także do osób, które jeszcze nie odpowiedziały.

Wydarzenie znika z osobistej subskrypcji kalendarza, aby nie zostawało dłużej w kalendarzu w telefonach członków. Nie jest liczone w statystykach obecności ani w eksporcie obecności. To ważne, bo gdy próba zostaje odwołana, nikt nie był nieobecny. Kto wykorzystuje obecność do wyróżnień albo do sprawozdania rocznego stowarzyszenia, otrzymuje w ten sposób rzetelne liczby. A dla odwołanego koncertu nie jest tworzona Setlista GEMA.

Odwołanie koncertu: co widzą widzowie i kupujący bilety

Przy koncertach chodzi nie tylko o własnych członków. Jeśli wydarzenie jest widoczne na publicznej stronie internetowej Państwa chóru, pozostaje tam z oznaczeniem „Odwołane”, bez przycisku zakupu biletów. Widzowie, którzy sprawdzą, od razu wiedzą, na czym stoją. Wydarzenie pozostaje także w publicznej subskrypcji kalendarza strony, z „[Odwołane]” w tytule.

Jeśli na koncert istnieją bilety, sprzedane albo wydane bezpłatnie, wydarzenie można odwołać dopiero wtedy, gdy te bilety zostaną anulowane. Robią to Państwo w zakładce „Bilety” wydarzenia. Ta kolejność jest celowa: nikt nie powinien zostać z opłaconym biletem na koncert, który się nie odbędzie, i na próżno czekać na zwrot pieniędzy.

Cofnięcie odwołania

Czasem sytuacja wyjaśnia się szybciej, niż się wydawało: dyrygentka znów jest zdrowa, sala jednak jest wolna. Wtedy proszę otworzyć wydarzenie i wybrać „Cofnij odwołanie”. Wydarzenie znów się odbędzie, odpowiedzi znów są możliwe, a członkowie dostają wiadomość. Ponieważ przy odwołaniu nic nie zostało usunięte, wszystko jest z powrotem: wcześniejsze odpowiedzi, komentarze, zadania i pliki.

Wydarzenia do potwierdzenia: planowanie, zanim wszystko będzie pewne

Nie każde wydarzenie jest pewne w chwili, gdy je Państwo wpisują. Dodatkowa próba przed koncertem zależy od tego, czy przyjdzie wystarczająco wielu śpiewaków. Występ na festynie miejskim wciąż czeka na potwierdzenie organizatora. W takich przypadkach przy tworzeniu lub edycji wydarzenia zaznaczają Państwo pole „Do potwierdzenia”.

Członkowie widzą oznaczenie i wiedzą, że wydarzenie nie jest jeszcze pewne. Mimo to mogą odpowiedzieć tak, nie albo może. Właśnie w tym tkwi korzyść: wcześnie widzą Państwo, kto miałby czas, i mogą na tej podstawie podjąć decyzję. Wiadomość do wszystkich wychodzi tylko wtedy, gdy zaznaczą Państwo „Wyślij powiadomienie do wszystkich członków”.

Gdy wydarzenie jest już pewne, odznaczają Państwo to pole. Jeśli przy tym wyślą Państwo powiadomienie o zmianie, członkowie zobaczą w nim „Do potwierdzenia → Odbędzie się”. W osobistej subskrypcji kalendarza wydarzenie do potwierdzenia ma w tytule dopisek „[Do potwierdzenia]”, aby także w kalendarzu w telefonie było jasne, że nie jest jeszcze pewne. A jeśli wydarzenie ostatecznie nie dojdzie do skutku, po prostu je Państwo odwołują.

Kto może odwoływać wydarzenia?

Odwoływać, cofać odwołanie i oznaczać wydarzenia jako do potwierdzenia mogą wszyscy, którzy mają prawo edytować wydarzenia. Domyślnie są to administratorzy i moderatorzy. Osobne ustawienie chóru nie jest do tego potrzebne: funkcja jest dostępna, gdy jej Państwo potrzebują, a chóry, które z niej nie korzystają, niczego nie zauważą. Wydarzenie, które odbywa się normalnie, nadal nie ma żadnego oznaczenia.

Instrukcję krok po kroku znajdą Państwo w pomocy dotyczącej odwoływania wydarzeń. Gdy następnym razem będą Państwo musieli odwołać próbę chóru, wystarczy jedno kliknięcie w menu i krótkie zdanie o powodzie. Członkowie dowiedzą się o tym od razu, a wydarzenie zostanie tam, gdzie wszyscy go szukają.