Skapa evenemang

Vad är detta?

Med Skapa evenemang lägger du in ett enskilt evenemang eller en hel serie för din kör. Medlemmarna ser evenemanget på webben och i appen och kan tacka ja eller nej.

Evenemangstyperna är Repetition, Konsert, Gudstjänst, Evenemang, Internt Evenemang, Organisation, Arbetspass, Resa och Externt evenemang. För varje typ kan du i behörighetsgrupperna ange separat vem som ser den.

Så skapar du ett evenemang

1. Öppna Evenemang och klicka uppe till höger på Lägg till händelse. I appen trycker du nere till höger på + Evenemang.
2. Grunduppgifter: välj Enskilt Evenemang eller Evenemangserie (serier bara på webben), kören, vid behov Fler körer, sedan Namn och Typ. En repetition kan du under Länkat Evenemang koppla till den konsert som repetitionen gäller.
3. När och var: fyll i Starttid och Sluttid eller bocka för Heldag. Under Lokal från listan väljer du en av era lokaler, och namn och adress hamnar då i fältet Plats. Du kan också skriva in Plats fritt. Dessutom kan du lägga till en Möteslänk för evenemang online. Krockar evenemanget med ett annat visar Chorilo en varning.
4. Svar (valfritt): begränsa antalet deltagare, registrera alla automatiskt som ja, stänga av ”kanske” som svar, sätta en svarsfrist och planera automatiska påminnelser till alla utan svar.
5. Beskrivning (valfritt): Intern Beskrivning för medlemmar, Webbplatsbeskrivning för körens offentliga webbplats och, med rätt behörighet, en Konfidentiell anteckning bara för körledningen.
6. Anpassade fält (valfritt): fyll i körens egna fält.
7. Synlighet: som standard ser alla medlemmar i kören evenemanget. Vid behov begränsar du synligheten.
8. Avisera: bestäm om alla som får se evenemanget ska få en avisering när du sparar.
9. Klicka på Lägg till händelse eller Skapa serie.

Obligatoriska fält är kör, namn, typ, starttid och sluttid.

Lokal från listan och bokningar

• Lokal från listan visas när det finns lokaler under Körinställningar > Platser. Du ser lokalerna från huvudkören, underkörerna och projekten.
• Väljer du en lokal fyller Chorilo i namn och adress i fältet Plats. Texten kan du ändra efteråt.
• Är lokalen redan bokad visar formuläret Lokalen är redan bokad med de evenemang som krockar, från huvudkören, underkörerna och projekten. För en evenemangserie kontrollerar Chorilo varje evenemang i serien.
• När du sparar frågar Chorilo med Lokalen är bokad. Med Spara ändå skapar du evenemanget ändå.
• Inställda evenemang räknas inte som bokning. Evenemang som är Preliminärt gör det.
• Med ”Ingen lokal från listan” finns bara fritexten kvar. Då kontrollerar Chorilo inga bokningar.

Det gäller även i appen. Serier skapar du bara på webben.

Svarsfrist som framförhållning

Svarsfristen väljer du som framförhållning, till exempel ”1 dag före”. Chorilo räknar ut den för varje evenemang för sig, även för serier och kopierade evenemang. För ett enskilt evenemang går det dessutom att välja en fast tidpunkt. Med en andra frist ger du medlemmar som inte har svarat alls mer tid.

Evenemang för flera körer

• Du kan bara välja körer där du själv får redigera evenemang.
• Alla inblandade ser samma evenemang, med alla ja-svar, kommentarer, uppgifter och noter.
• Den som sjunger i flera av körerna ser ändå evenemanget bara en gång, även i kalenderprenumerationen.
• Begränsad synlighet är inte möjlig, eftersom stämmor, funktioner, behörighetsgrupper, chattgrupper och personer bara finns inom en kör.
• Fler körer kan du lägga till eller ta bort senare när du redigerar, så länge synligheten inte är begränsad.

Behörighet

Du behöver Skapa & redigera evenemang. Som standard har administratörer och moderatorer det. Behörigheterna ändrar du under Ensembler > Kör > Körinställningar > Behörigheter.

Tips

• Planera repetitioner som serie, så lägger du in ett helt halvår i ett steg.
• Välj repetitionslokalen från listan, så märker du dubbelbokningar redan när du skapar evenemanget.
• Lägg till noterna direkt efter att du skapat evenemanget, så att alla kan förbereda sig.
• Sätt fristen som framförhållning, så stämmer den även efter att evenemanget flyttats eller kopierats.