Crear un evento

¿Qué es esto?

Con Crear evento creas un evento único o una serie completa para tu coro. Los miembros ven el evento en la web y en la app y pueden confirmar o cancelar su asistencia.

Los tipos de evento son Ensayo, Concierto, Servicio religioso, Evento, Evento Interno, Organización, Servicio de Trabajo, Viaje y Evento externo. Para cada tipo puedes definir por separado en los grupos de permisos quién lo ve.

Cómo crear un evento

1. Abre Eventos y haz clic arriba a la derecha en Crear evento. En la app tocas abajo a la derecha + Evento.
2. Datos básicos: elige Evento Único o Serie de Eventos (series solo en la web), el coro, si hace falta Coros adicionales, y luego Nombre y Tipo. Un ensayo lo puedes unir en Evento Vinculado con el concierto para el que se ensaya.
3. Cuándo y dónde: indica Hora de Inicio y Hora de Fin o marca Todo el día. En Lugar de la lista eliges una de vuestras salas; el nombre y la dirección pasan entonces al campo Ubicación. También puedes escribir la Ubicación libremente. Además puedes añadir un Enlace de llamada para eventos en línea. Si el evento se solapa con otro, Chorilo muestra un aviso.
4. Respuestas (opcional): limitar el número de participantes, apuntar a todos automáticamente como confirmados, desactivar «Quizás» como respuesta, fijar un plazo de respuesta y programar recordatorios automáticos para todos los que no han respondido.
5. Descripción (opcional): Descripción Interna para los miembros, Descripción del Sitio Web para la web pública del coro y, con permiso, una Nota confidencial solo para la dirección.
6. Campos personalizados (opcional): rellenar los campos propios del coro.
7. Visibilidad: por defecto, todos los miembros del coro ven el evento. Si hace falta, la restringes.
8. Notificar: decide si al guardar reciben una notificación todas las personas que pueden ver el evento.
9. Haz clic en Crear evento o Crear serie.

Los campos obligatorios son coro, nombre, tipo, inicio y fin.

Lugar de la lista y ocupación

• Lugar de la lista aparece en cuanto hay salas creadas en Ajustes del coro > Lugares. Ves los lugares del coro principal, los subcoros y los proyectos.
• Si eliges un lugar, Chorilo pone el nombre y la dirección en el campo Ubicación. Después puedes seguir cambiando el texto.
• Si el lugar ya está ocupado, el formulario muestra El lugar ya está ocupado con los eventos que se solapan, de todos los coros de la familia. En una serie, Chorilo comprueba cada evento de la serie.
• Al guardar, Chorilo pregunta El lugar está ocupado. Con Guardar de todos modos creas el evento igualmente.
• Los eventos cancelados no cuentan como ocupación. Los eventos Pendiente de confirmar, sí.
• Con «Ningún lugar de la lista» solo queda el texto libre. Entonces Chorilo no comprueba la ocupación.

Esto vale también en la app. Las series solo las creas en la web.

Plazo de respuesta como antelación

El plazo de respuesta lo eliges como antelación, por ejemplo «1 día antes». Chorilo lo calcula para cada evento por separado, también en series y eventos copiados. En un evento único también es posible una fecha fija. Con un segundo plazo das más tiempo a los miembros que todavía no han respondido nada.

Evento para varios coros

• Solo puedes elegir coros en los que tú mismo puedes editar eventos.
• Todos los participantes ven el mismo evento, con todas las confirmaciones, comentarios, tareas y partituras.
• Quien canta en varios de los coros participantes ve el evento igualmente una sola vez, también en la suscripción al calendario.
• No es posible restringir la visibilidad, porque las voces, funciones, grupos de permisos, grupos de chat y personas solo existen dentro de un coro.
• Más adelante, al editar, puedes añadir o quitar coros adicionales, siempre que la visibilidad no esté restringida.

Permiso

Necesitas Crear y editar eventos. Por defecto lo tienen los administradores y moderadores. Los permisos se ajustan en Ensembles > Coro > Ajustes del coro > Permisos.

Consejos

• Planifica los ensayos como serie y crearás todo un semestre de una vez.
• Elige la sala de ensayo de la lista y notarás las reservas dobles ya al crear el evento.
• Añade las partituras justo después de crear el evento para que todos puedan prepararse.
• Fija el plazo como antelación y seguirá siendo correcto aunque muevas o copies el evento.