Creare un evento

Cos'è?

Con Crea evento crei un singolo evento o un'intera serie per il tuo coro. I membri vedono l'evento sul web e nell'app e possono confermare o rifiutare.

I tipi di evento sono Prova, Concerto, Funzione religiosa, Evento, Evento interno, Organizzazione, Servizio di lavoro, Viaggio ed Evento esterno. Per ogni tipo puoi stabilire separatamente nei gruppi di permessi chi lo vede.

Come creare un evento

1. Apri Eventi e clicca in alto a destra su Crea evento. Nell'app tocchi in basso a destra + Evento.
2. Dati di base: scegli Evento singolo o Evento ricorrente (serie solo sul web), il coro, se serve Altri cori, poi Nome e Tipo. Una prova puoi collegarla in Evento collegato al concerto per cui si prova.
3. Quando e dove: inserisci Inizio e Fine o spunta Tutto il giorno. In Luogo dall’elenco scegli una delle vostre sale; nome e indirizzo finiscono allora nel campo Luogo. Puoi anche scrivere il Luogo liberamente. In più puoi aggiungere un Link riunione per gli eventi online. Se l'evento si sovrappone a un altro, Chorilo mostra un avviso.
4. Risposte (facoltativo): limitare il numero di partecipanti, segnare tutti automaticamente come confermati, disattivare «Forse» come risposta, fissare una scadenza per le risposte e programmare promemoria automatici per tutti quelli senza risposta.
5. Descrizione (facoltativo): Descrizione interna per i membri, Descrizione sito web per il sito pubblico del coro e, con autorizzazione, una Nota riservata solo per la direzione.
6. Campi personalizzati (facoltativo): compilare i campi propri del coro.
7. Visibilità: di default tutti i membri del coro vedono l'evento. Se serve la limiti.
8. Notifica: decidi se al salvataggio tutti quelli che possono vedere l'evento ricevono una notifica.
9. Clicca su Crea evento o Crea serie.

I campi obbligatori sono coro, nome, tipo, inizio e fine.

Luogo dall’elenco e occupazione

• Luogo dall’elenco compare non appena in Impostazioni del coro > Luoghi ci sono sale create. Vedi i luoghi del coro principale, dei sottocori e dei progetti.
• Se scegli un luogo, Chorilo inserisce nome e indirizzo nel campo Luogo. Dopo puoi ancora cambiare il testo.
• Se il luogo è già occupato, il modulo mostra Il luogo è già occupato con gli eventi che si sovrappongono, di tutti i cori della famiglia. In un evento ricorrente Chorilo controlla ogni evento della serie.
• Al salvataggio Chorilo chiede Il luogo è occupato. Con Salva comunque crei l'evento lo stesso.
• Gli eventi annullati non contano come occupazione. Quelli Da confermare sì.
• Con «Nessun luogo dall’elenco» resta solo il testo libero. In quel caso Chorilo non controlla l'occupazione.

Vale anche nell'app. Le serie le crei solo sul web.

Scadenza per le risposte come preavviso

La scadenza per le risposte la scegli come preavviso, ad esempio «1 giorno prima». Chorilo la calcola per ogni evento singolarmente, anche nelle serie e negli eventi copiati. Nell'evento singolo è possibile anche una data fissa. Con una seconda scadenza dai più tempo ai membri che non hanno ancora risposto affatto.

Evento per più cori

• Puoi scegliere solo cori in cui tu stesso puoi modificare gli eventi.
• Tutti i coinvolti vedono lo stesso evento, con tutte le conferme, i commenti, i compiti e gli spartiti.
• Chi canta in più cori coinvolti vede comunque l'evento una sola volta, anche nell'iscrizione al calendario.
• Non è possibile limitare la visibilità, perché voci, funzioni, gruppi di permessi, gruppi chat e persone esistono solo all'interno di un coro.
• Più tardi, modificando l'evento, puoi aggiungere o rimuovere altri cori, purché la visibilità non sia limitata.

Autorizzazione

Ti serve Creare e modificare eventi. Di default ce l'hanno amministratori e moderatori. Le autorizzazioni le adatti in Cori > Coro > Impostazioni del coro > Permessi.

Consigli

• Pianifica le prove come serie, così crei un intero semestre in un solo passaggio.
• Scegli la sala prove dall'elenco, così ti accorgi delle doppie prenotazioni già durante la creazione.
• Aggiungi gli spartiti subito dopo la creazione, così tutti possono prepararsi.
• Imposta la scadenza come preavviso, così resta corretta anche dopo aver spostato o copiato l'evento.