Evenement aanmaken

Wat is dit?

Met Evenement aanmaken maak je één evenement of een hele reeks voor je koor aan. Leden zien het evenement op het web en in de app en kunnen toe- of afzeggen.

De soorten evenementen zijn Repetitie, Concert, Kerkdienst, Evenement, Intern Evenement, Organisatie, Werkdienst, Reis en Extern evenement. Per soort kun je in de rechtengroepen apart vastleggen wie het ziet.

Zo maak je een evenement aan

1. Open Evenementen en klik rechtsboven op Afspraak toevoegen. In de app tik je rechtsonder op + Evenement.
2. Basisgegevens: kies Enkel evenement of Evenementenserie (reeksen alleen op het web), het koor, zo nodig Extra koren, daarna Naam en Type. Een repetitie kun je onder Gekoppeld evenement verbinden met het concert waarvoor gerepeteerd wordt.
3. Wanneer en waar: vul Starttijd en Eindtijd in of vink Hele dag aan. Onder Locatie uit de lijst kies je een van jullie ruimtes, naam en adres komen dan in het veld Locatie terecht. Je kunt de Locatie ook vrij invullen. Daarnaast kun je een Call-link voor online evenementen toevoegen. Overlapt het evenement met een ander, dan toont Chorilo een melding.
4. Reacties (optioneel): het aantal deelnemers beperken, iedereen automatisch als toegezegd invoeren, ‘misschien’ als antwoord uitzetten, een reactietermijn instellen en automatische herinneringen plannen voor iedereen zonder antwoord.
5. Beschrijving (optioneel): Interne beschrijving voor leden, Website beschrijving voor de openbare koorwebsite en, met het juiste recht, een Vertrouwelijke notitie alleen voor de koorleiding.
6. Aangepaste velden (optioneel): eigen velden van het koor invullen.
7. Zichtbaarheid: standaard zien alle leden van het koor het evenement. Zo nodig beperk je de zichtbaarheid.
8. Melden: bepaal of iedereen die het evenement mag zien bij het opslaan een melding krijgt.
9. Klik op Afspraak toevoegen of Reeks aanmaken.

Verplichte velden zijn koor, naam, type, starttijd en eindtijd.

Locatie uit de lijst en bezetting

• Locatie uit de lijst verschijnt zodra er in Koorinstellingen > Locaties ruimtes zijn aangemaakt. Je ziet de locaties van hoofdkoor, subkoren en projecten.
• Kies je een locatie, dan vult Chorilo naam en adres in het veld Locatie in. Die tekst kun je daarna nog wijzigen.
• Is de locatie al bezet, dan toont het formulier De locatie is al bezet met de evenementen die overlappen, uit alle koren van de groep. Bij een evenementenserie controleert Chorilo elk evenement van de reeks.
• Bij het opslaan vraagt Chorilo met Locatie is bezet na. Met Toch opslaan maak je het evenement toch aan.
• Evenementen die niet doorgaan, tellen niet als bezetting. Evenementen Onder voorbehoud wel.
• Met ‘Geen locatie uit de lijst’ blijft alleen de vrije tekst over. Dan controleert Chorilo geen bezetting.

Dit geldt ook in de app. Reeksen maak je alleen op het web aan.

Reactietermijn als voorlooptijd

De reactietermijn kies je als voorlooptijd, bijvoorbeeld ‘1 dag van tevoren’. Chorilo rekent die voor elk evenement apart uit, ook bij reeksen en gekopieerde evenementen. Bij een enkel evenement is daarnaast een vast tijdstip mogelijk. Met een tweede termijn geef je leden die nog helemaal niet hebben gereageerd meer tijd.

Evenement voor meerdere koren

• Je kunt alleen koren kiezen waarin je zelf evenementen mag bewerken.
• Alle betrokkenen zien hetzelfde evenement, met alle toezeggingen, reacties, taken en bladmuziek.
• Wie in meerdere betrokken koren zingt, ziet het evenement toch maar één keer, ook in het agenda-abonnement.
• Een beperkte zichtbaarheid is niet mogelijk, want stemmen, functies, rechtengroepen, chatgroepen en personen bestaan alleen binnen één koor.
• Extra koren kun je later bij het bewerken toevoegen of verwijderen, zolang de zichtbaarheid niet beperkt is.

Rechten

Je hebt Evenementen aanmaken & bewerken nodig. Standaard hebben beheerders en moderators dat. De rechten pas je aan onder Ensembles > Koor > Koorinstellingen > Rechten.

Tips

• Plan repetities als reeks, dan maak je een heel halfjaar in één stap aan.
• Kies de repetitieruimte uit de lijst, dan merk je dubbele boekingen al bij het aanmaken.
• Voeg de bladmuziek direct na het aanmaken toe, zodat iedereen zich kan voorbereiden.
• Stel de termijn in als voorlooptijd, dan klopt die ook na verplaatsen of kopiëren nog.