Créer un événement

De quoi s'agit-il ?

Avec Créer un événement, tu crées un événement unique ou toute une série pour ton chœur. Les membres voient l'événement sur le web et dans l'app et peuvent accepter ou décliner.

Les types d'événement sont Répétition, Concert, Office religieux, Événement, Événement Interne, Organisation, Service de travail, Voyage et Événement externe. Pour chaque type, tu peux définir séparément dans les groupes de droits qui le voit.

Créer un événement

1. Ouvre Événements et clique en haut à droite sur Créer un événement. Dans l'app, touche + Événement en bas à droite.
2. Informations de base : choisis Événement unique ou Série d'événements (séries seulement sur le web), le chœur, si besoin Autres chœurs, puis Nom et Type. Sous Événement lié, tu peux relier une répétition au concert qu'elle prépare.
3. Quand et où : indique Heure de début et Heure de fin ou coche Toute la journée. Sous Lieu de la liste, tu choisis l'une de vos salles ; le nom et l'adresse arrivent alors dans le champ Lieu. Tu peux aussi saisir le Lieu librement. En option, ajoute un Lien d'appel pour les événements en ligne. Si l'événement chevauche un autre, Chorilo affiche un avertissement.
4. Réponses (facultatif) : limiter le nombre de participants, inscrire automatiquement tout le monde comme participant, désactiver « Peut-être » comme réponse, fixer une date limite de réponse et programmer des rappels automatiques pour tous ceux qui n'ont pas répondu.
5. Description (facultatif) : Description interne pour les membres, Description du site web pour le site public du chœur et, avec le droit, une Note confidentielle réservée aux responsables.
6. Champs personnalisés (facultatif) : remplir les champs propres à ton chœur.
7. Visibilité : par défaut, tous les membres du chœur voient l'événement. Si besoin, tu la restreins.
8. Notifier : décide si toutes les personnes qui peuvent voir l'événement reçoivent une notification à l'enregistrement.
9. Clique sur Créer un événement ou Créer la série.

Les champs obligatoires sont le chœur, le nom, le type, le début et la fin.

Lieu de la liste et occupation

• Lieu de la liste apparaît dès que des salles sont créées dans Paramètres du chœur > Lieux. Tu vois les lieux du chœur principal, des sous-chœurs et des projets.
• Si tu choisis un lieu, Chorilo inscrit le nom et l'adresse dans le champ Lieu. Tu peux ensuite encore modifier le texte.
• Si le lieu est déjà occupé, le formulaire affiche Le lieu est déjà occupé avec les événements qui se chevauchent, de tous les chœurs de la famille. Pour une série, Chorilo vérifie chaque événement de la série.
• À l'enregistrement, Chorilo demande Le lieu est occupé. Avec Enregistrer quand même, tu crées l'événement malgré tout.
• Les événements annulés ne comptent pas comme occupation. Les événements Sous réserve, si.
• Avec « Aucun lieu de la liste », il ne reste que le texte libre. Chorilo ne vérifie alors pas l'occupation.

C'est aussi valable dans l'app. Les séries se créent uniquement sur le web.

Date limite de réponse en délai

Tu choisis la date limite de réponse sous forme de délai, par exemple « 1 jour avant ». Chorilo la calcule pour chaque événement séparément, y compris pour les séries et les événements copiés. Pour un événement unique, une date fixe est aussi possible. Avec une deuxième date limite, tu laisses plus de temps aux membres qui n'ont pas encore répondu du tout.

Événement pour plusieurs chœurs

• Tu ne peux choisir que des chœurs dans lesquels tu as toi-même le droit de modifier les événements.
• Tous les participants voient le même événement, avec toutes les réponses, tous les commentaires, toutes les tâches et partitions.
• Qui chante dans plusieurs des chœurs concernés ne voit quand même l'événement qu'une seule fois, y compris dans l'abonnement au calendrier.
• Une visibilité restreinte n'est pas possible, car les pupitres, fonctions, groupes de droits, groupes de chat et personnes n'existent qu'au sein d'un seul chœur.
• Tu peux ajouter ou retirer d'autres chœurs plus tard en modifiant l'événement, tant que la visibilité n'est pas restreinte.

Autorisation

Tu as besoin de Créer et modifier les événements. Par défaut, les administrateurs et les modérateurs l'ont. Tu ajustes les droits sous Ensembles > Chœur > Paramètres du chœur > Droits.

Conseils

• Planifie les répétitions en série : tu crées ainsi tout un semestre en une seule étape.
• Choisis la salle de répétition dans la liste : tu remarques les doubles réservations dès la création.
• Ajoute les partitions juste après la création, pour que chacun puisse se préparer.
• Fixe la date limite sous forme de délai : elle reste juste même après un déplacement ou une copie.