Gérer les lieux

De quoi s'agit-il ?

Sous Lieux, tu gères les salles que ton chœur utilise, par exemple la salle de répétition, la salle paroissiale ou la salle municipale pour les concerts. Le chœur principal, les sous-chœurs et les projets voient les mêmes lieux.

Pour chaque lieu, tu enregistres :

• Nom du lieu et Description (facultative)
• Adresse avec Rue, Code postal, Ville et Pays
• Capacité : combien de personnes peuvent y entrer (facultatif)
• Plan de salle pour la billetterie (facultatif) : catégories de prix et plan de salle avec rangées de sièges, zones, scène, tables et obstacles pour les billets avec places

Pour les événements, tu choisis le lieu dans la liste et tu vois s'il est déjà occupé.

Utiliser la vue d'ensemble

1. Ouvre Ensembles dans la barre latérale et choisis ton chœur.
2. Ouvre Paramètres du chœur > Lieux.
3. Tu vois tous les lieux avec leur adresse, la Capacité, le nombre de places pour les lieux avec plan de salle et la Prochaine occupation. Les lieux d'un autre chœur de la famille (chœur principal, sous-chœurs, projets) portent le nom de ce chœur. À partir de quatre lieux, une recherche est disponible.
4. Clique sur « Ouvrir » pour voir un lieu sur sa propre page.
5. Crée de nouveaux lieux via Ajouter un lieu.
6. Duplique ou supprime des lieux via le menu ··· de chaque lieu.

Occupation

Un lieu est occupé dès qu'un événement l'utilise comme Lieu de la liste, quel que soit le chœur de la famille.

• Prochaine occupation dans la liste indique le prochain événement à venir dans le lieu.
• Prochains événements dans ce lieu, en haut de la page d'un lieu, affiche jusqu'à 20 événements à venir. Tu vois tout de suite les cinq premiers, le reste via Tout afficher. Un clic ouvre l'événement.
• Les événements que tu n'as pas le droit de voir n'apparaissent que comme Occupé, avec le chœur et l'heure.
• Si un événement est annulé, le lieu est de nouveau libre. Un événement Sous réserve compte comme occupé.

Exporter l'occupation

1. Ouvre Paramètres du chœur > Lieux.
2. Clique en haut sur « Exporter l’occupation ».
3. Choisis le lieu : Tous les lieux ou un seul.
4. Choisis la période avec Du et Au. Elle peut durer 400 jours au maximum.
5. Choisis le format : Excel, CSV ou PDF.
6. Clique sur « Télécharger ».

L'export liste pour chaque événement le lieu, la date, le début, la fin, l'événement, le chœur et le statut. Les événements annulés n'y figurent pas, les événements Sous réserve sont signalés. Les événements que tu n'as pas le droit de voir y apparaissent comme Occupé.

Autorisation

Voir et exporter l'occupation : Voir les lieux. Par défaut, les membres l'ont aussi. Ils voient la description, l'adresse, la capacité et les prochains événements d'un lieu, mais ne modifient rien. Créer, modifier, dupliquer et supprimer : Créer et modifier les lieux, par défaut pour les administrateurs et les modérateurs. La liste des lieux n'existe que sur le web ; dans l'app aussi, tu choisis un lieu de la liste dans le formulaire de l'événement.

Conseils

• Crée toutes les salles que vous utilisez, même sans vente de billets. Tu repères ainsi les doubles réservations dès la planification.
• Si tu n'as pas besoin de choix de place, prends des billets simples pour la vente de billets. Aucun plan de salle n'est nécessaire pour cela.